Et sikkert tegn på umodenhet

Et sikkert tegn på umodenhet

KRONIKK: Alle mindre oppgaver kan ikke kalles prosjekter. Det blir feil.

Nylig har to it-avdelinger fortalt meg at de har omtrent femti prosjekter på gang. Avdelingene er middels store, 20-30 medarbeidere. Det er noe her de har misforstått. Når er et prosjekt et prosjekt?

Det er ikke trolig at så få mennesker er i stand til å drive fremover og følge opp femti prosjekter ved siden av det løpende arbeidet. Forsøker de det, vil de fleste prosjektene ligge i dvale. Antagelig vil ingen av dem, selv ikke de viktigste, ha den fremdrift som var planlagt fordi ressursene blir smurt ut for tynt.

Hvor ligger misforståelsen? De kaller alle arbeidsoppgaver, utenom det løpende arbeidet, for prosjekter. Hver endringsanmodning eller ønske blir et prosjekt. Feil, helt feil. Det er bedre å tenke slik at det finns småoppgaver som må eller bør gjøres og større oppgaver som kan gjøres hvis ledelsen bestemmer seg for det. Det er bare de siste som skal kalles prosjekter.

Case

Et prosjekt har noen kjennetegn: Det har en begynnelse og en slutt, varer i hvert fall i måneder, og det skal frembringe et definert resultat. Av praktiske grunner har det også en minimumstørrelse. Gartner foreslår at vi skal kalle arbeid for prosjekt bare hvis det involverer minst to personer og krever minst 400 timeverk.

En viktig hensikt med å organisere arbeidet i prosjekter er synlighet. De skal synes i landskapet. De skal presenteres for beslutningsfatterne med definerte mål, omfang, kostnadsramme og fremdriftsplan. Bare da kan de vurdere om de skal investere i dette prosjektet eller gjøre noe annet. Prosjekter skal ikke sige i gang "under radaren"; å starte dem skal være en villet handling. Å stoppe dem hvis ting ikke utvikler seg som de skal, er også en villet handling.

I veldrevne organisasjoner kreves det et business-case før et prosjekt kan bli startet. Et godt business-case redegjør for prosjektets kostnader, risiki og de gevinster som man tror prosjektet vil bringe.

Det er alminnelig erkjent at prosjekter skal være organisert. De skal ha en prosjektleder, en ansvarlig styringsgruppe ledet av en prosjekteier eller "sponsor" og noen som gjør jobben, ofte kalt en prosjektgruppe. Dette er et minimum, store prosjekter pleier å ha en mer sammensatt struktur. Prosjektfremdriften skal følges opp, og det innebærer en ikke ubetydelig mengde papirarbeid. Typisk utgjør prosjektledelse mellom fem og femten prosent av ressursforbruket.

At prosjekter skal organiseres og administreres, og at det koster, er årsaken til at ikke alt arbeid skal kalles prosjekt. Også andre arbeidsoppgaver skal følges opp, men på enklere måter.

Trinn

Prosjekter skal ikke være for små, men de skal heller ikke være for store. Da blir det vanskelig å holde dem på sporet. Ofte er det bedre å definere og starte et knippe prosjekter som henger sammen, men som foregår forskjøvet i tid. Knippet pleier å kalles et program. Fordelen med at programmet ledes av én person er at ressurser kan disponeres som ett hele. Får et av prosjektene problemer, kan de få overført ressurser fra et annet i knippet.

Organisasjoner, akkurat som folk, modnes langsomt. Det er best å tenke på modning som en trapp med fem til seks trinn. Trinnene kan hete: Forvirret, Funker, Alt på stell, Bidrar, Differensierer, Omskaper. På de tre nederste trinn gjør avdelingen det de er bedt om, mer eller mindre bra. På de tre øverste trinn har it fått økende konkurransemessig betydning.

Det er flere kjennetegn på hvor langt modningen er kommet i en it-avdeling. En av dem er hvor bevisst den er på å starte og styre utviklingsprosjekter. En ting er sikkert: En avdeling som baler med femti prosjekter er kommet kort i modningen. Den står sannsynligvis på nest nederste trinn: Avdelingen jobber hardt og har stort sett leveranser til å leve med, men servicegraden og kvaliteten er ujevn. Løfter blir ofte brutt. Kundene, det vil si forretningsenhetene, stoler ikke på at de får levert det de har bruk for. Derfor prøver de å finne måter å omgå it-avdelingen på. Og da blir det slitsomt.