Ikt-samarbeid, ikke bare enkelt

Men det viser seg at samarbeid ikke alltid er problemfritt. Erfaringsportalen www.iktsamarbeid.no har snakket med noen interkommunale ikt-samarbeid som har holdt på noe tid. En viktig erfaring er nødvendigheten av å stålsette deltakerne for en ny hverdag. Alle tror de vil spare penger fra dag én, og undervurderer lett utfordringene knyttet til initiativtakernes ulike teknisk status, investeringsbehov og "modenhet".

Forarbeidene er ikke alltid grundige nok. Problemet forsterkes når kommunene ønsker rask gevinstrealisering, og kvitter seg med egen it-kompetanse alt for tidlig i prosessen. De innledende øvelser når ikt-samarbeid skal etableres er å avklare økonomi, roller, forventninger og ikke minst tidsplaner. Kommunene må enes om en ikt-strategi – fortrinnsvis før samarbeidet formaliseres.

Overgangsfasen blir uansett langvarig når kommunene har svært ulike utgangspunkt. Det er krevende for små kommuner å heve seg opp til de større kommunenes nivå på kort tid.

Det er også viktig å erkjenne at deltakerne vil miste en viss råderett; samarbeid innebærer kompromisser og felles valg. "Tvungne" fagsystemvalg oppleves særlig vanskelig. Noen må kanskje gi avkall på godt fungerende og rimelige løsninger, til fordel for nabokommunens dyrere men "riktigere" løsning. Prosessen kan bli konfliktfull når noen kommuner må skifte ut alle systemer og pc-er – de vil oppleve det hele som unødig dyrt.

Men dette handler også om at kostnader som tidligere var skjult synliggjøres. Lokale it-ansvarlige som ordnet opp innimellom andre oppgaver, erstattes av en faktura hvor alle aktiviteter prises. Ikt-samarbeidet innebærer ofte økte kostnader, siden det gjerne initieres som del av en generell ikt-satsing. Investeringene ville altså i stor grad kommet uansett, men gjennom samarbeidet foretas de raskt og samlet. Med en noe høyere standard enn det hver enkelt kommune selv ville vurdert.

Det interkommunale samarbeidet (IKS) må ikke undervurdere servicebehovet. I oppstarten kreves selvsagt fokus på virksomhetsutviklingen; mange valg skal tas, utstyr skal på plass, personell skal ansettes og rutiner etableres. Mens kommunene før hadde kontroll med servicenivået, bruker IKS-et tid på å få på plass teknologi og organisasjon – mens service­kvaliteten forsømmes.

Nye systemer i rask rekkefølge gir merverdi til kommunene som bestillere, men krever også mye oppmerksomhet fra brukerne (må delta i innførings­prosjektene) og fra IKS-et. Mens samarbeidet egentlig hadde trengt perioder av ro for "finjustering" av drift og service, gir iveren etter merverdi lett det motsatte.

Kommunenes daglige drift er helt avhengig av at ting fungerer. IKS-et er en suksess kun hvis kommunenes brukere er fornøyde med brukerstøtte og driftsstabilitet. Det hjelper lite at alt vil bli bra en gang i framtiden. Kommuner som fra før hadde et godt ikt-miljø har selvsagt særlig stor fallhøyde.

Å avklare forventninger er helt nødvendig i det kunde/leverandør-forhold samarbeidet innebærer. En god prosess rundt utformingen av tjenestenivåavtaler (SLA) – helst før samarbeidet formaliseres, bidrar her. Særlig viktig er det å rydde i grenseflaten mellom IKS-et og kommunenes fag­systemansvarlige og superbrukere, som bør delta i SLA-utformingen.

En erfaring er at avtaler og prismodeller de første par år regelmessig bør revideres, for å fange opp behovsendringer, justere detaljeringsgraden og for å holde ved like forankringen. Avtalene må selvsagt overholdes, ellers har de liten hensikt. Eierkommunene bør ikke se gjennom fingrene med at IKS-et ikke oppfyller SLA. Når det ikke foreligger økonomiske sanksjonsmuligheter fordi IKS-et er rammebudsjettert, har kommunenes brukere imidlertid lite kontroll med tjenestenivået. Tjenestene bør stykkprises, og det bør gis prisreduksjoner dersom tjenestenivåene ikke overholdes.

Ofte kreves lokal administrasjon og teknisk kunnskap, gjerne knyttet til gammelt, ikke-standardisert utstyr. Men er all kompetanse overført til IKS-et – som ikke har fokus på gamle løsninger, innebærer samarbeidet et lavere servicenivå sett fra brukernes side. Avvikling av lokal kompetanse og et ikt-samarbeid med ambisjoner om mange nye systemer – kombinert med eksterne løsningsleverandører som ikke evner å over­holde leveranse­forpliktelsene – er en god oppskrift på trøbbel. Flere tar derfor til orde for å beholde en lokal "it-vaktmester". Alternativt kan IKS-et utplassere personell i det enkelte kommunehus.

Samarbeid er ikke enkelt, men ofte nødvendig. Når det kommer til stykket handler det hele om å gjøre ting planmessig og riktig – men med realistiske forventninger.

Av Gjermund Lanestedt, Teleplan - redaktør for www.iktsamarbeid.no