- Kommunene er det svake leddet

- Kommunene er det svake leddet

Store verdier kan gå tapt om ikke kommunene blir bedre på elektronisk arkivering.

Det har skjedd mye de siste årene i digitaliseringen av offentlig sektor i Norge. Som oftest er det i kommunesektoren de største utfordringene ligger, først og fremst fordi det er varierende størrelse og ressurser i de 430 ulike administrative enhetene.

Mange sliter også med elektronisk arkivering og digitalisering av gamle arkiver, konkluderer Riksrevisjonen i en ny rapport som er utarbeidet for Stortinget.

Svakheter ved eksisterende elektroniske og papirbaserte arkiv gir høy risiko for dokumentasjonstap av stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning.

- Det er mange gamle dokumenter som har stor betydning for det offentlige, men også for innbyggerne og samfunnet i sin helhet, sier Dag Henning Larsen, avdelingsdirektør i Riksrevisjonen, som la frem rapporten på et møte i Oslo i regi av Software Innovation.

Papirarkiver

Larsen gir en rekke eksempler hvor verdifulle data har gått tapt, både fra papirarkiver, men også fra elektroniske arkiver. Det kan for eksempel være ved innbrudd, flytting eller brann.

Alle slags registre og data rammes, fra personsopplysninger, skolearkiver, elektroniske postjournaler og historiske arkiver. Også helsesektoren har vært utsatt for tap av elektroniske og papirbaserte pasientjournaler.

Mange skrekkeksempler blir til oppslag i mediene, men det kan også ta opp til flere titalls år før tapet blir oppdaget.

Rapporten med navnet ”Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengliggjøre arkivene i kommunal sektor” er sendt til Stortinget som skal ta stilling til om det må tiltak til for å løfte en digitalisering av arkivene i kommunesektoren.

Larsen påpeker forøvrig at digitalisering ikke nødvendigvis er svaret på alle problemer. Standarder kan endres og teknologi eldres. Cd-brenning er typisk noe som ikke fungerer og som faktisk kan forverre problemet. Også datamaskiner kan bli stjålet eller gå tapt i en brann.

- Det er stort behov for kompetanse, sa Larsen under presentasjonen av rapporten.

Manglende kompetanse

Fra spørreundersøkelser blant 18 fylkeskommuner og 368 kommuner kommer frem at de fleste mener de mangler kompetanse. Særlig på områdene it og jus trengs det et stort løft. 55 prosent mener det trengs mer it-kompetanse hos ledelsen, mens 60 prosent av respondentene mener organisasjonen har behov for mer it- og arkivkunnskap hos de ansatte.

- Når det gjelder juridisk kompetanse er det tydelig at personvern er et av de viktigste områdene folk er usikre på. Arkiver innebærer mye fakta om folk. Ideelt sett hadde vi ønsket oss alt ute på internett, men da må personvernet være sikret, forklarte Larsen på møtet.

Rapporten fra Riksrevisjonen treffer midt i målgruppen for teknologien til Software Innovation. Les videre på neste side!