Må utsette offentlig postjournal

Planen var at løsningen Offentlig elektronisk postjournal (OEP) skulle lanseres tidlig i 2010. OEP er en videreføring av det eksisterende Elektronisk Postjournal (EPJ)-systemet der departementer og andre offentlige instanser legger ut sine lister over innkommende, utgående og interne brev etter offentlighetsloven.

Men nå utsettes OEP-lanseringen. Det er to av arkivsystemene som har slitt med feil, og disse feilene har måttet bli rettet før løsningen kan gå i produksjon. Ellers hadde man risikert at enkelte offentlige instanser som bruker løsningene ikke får publisert sine dokumenter i OEP.

- Det er håpløst for oss å lansere OEP som publiseringsløsning når ikke alle virksomhetene som skulle vært med er på plass, sier Geir Leo Sedler, seniorrådgiver i Fornyingsdepartementet (FAD).

Ephorte og Websak forsinker

FAD har ikke offentliggjort hvilke to leverandører som har problemer, men OEP-testdokumenter, søkt opp via EPJ, avslører at det er henholdsvis Ergogroup med sitt Ephorte-system og Acos med Websak som har hatt størst utfordringer underveis.

- Vi vært i dialog med arkivsystemleverandørene siden 2007 og distribuert spesifikasjonene for å spesifisere kravene som fremkommer i offentlighetsforskriften. Det er vanskelig for oss å ha noen formening om hva som ligger til grunn for de problemene som arkivsystemleverandørene sliter med. Vi har fått flere forsikringer om at dette ikke skulle medføre store utfordringer med å få etablert nødvendig produktutvikling, sier Sedler.

Finansdepartementet er usikre på kvaliteten i Websak, og Kommunaldepartementet har slitt med installasjon av løsningen og har dermed ikke fått testet den, ifølge testrapporter fra 18. janaur i år. For Ephortes del har systemet rett og slett følgende status i testrapporten: «Ikke ok».

- Selve systemet for å hente ut og legge inn data i OEP-løsningen har vært ferdigutviklet en god stund, men lanseringen har blitt utsatt flere ganger på grunn av at utviklingen av eksportfunksjonen fra arkivsystemene ikke har fungert tilfredsstillende, sier Sedler.

- Frustrerende

Arkivsystemenes rolle i OEP er at de må importere og eksportere data til OEP-databasen. I påvente av at arkivsystemene skal fungere med OEP er det mange statlige organer med løsninger som faktisk virker som er frustrerte, ifølge Sedler.

- Nå leverer flere departementer dobbelt, både til den gamle EPJ-løsningen og til den kommende OEP-løsningen. Det skaper masse dobbeltarbeid, sier han.

FAD har heller ikke mulighet til å bruke pressmidler for at selskapene skal bli ferdige. Det er nemlig ikke noe leverandørforhold mellom FAD og arkivsystemselskapene.

Hva sier Ergo og Acos til sitt forsvar? Les mer på neste side!