Misnøye med nytt HR-system

Oslo har nylig vært gjennom et bytte av ERP-system. Inkludert pensjonister har kommunen flere enn 100.000 lønnsmottakere og 52 virksomheter.

Kontrakten vant Ergogroup-delen av daværende EDB Ergogroup (som Oslo kommune var flinke til å påpeke, ettersom de var i juridisk konflikt med EDB-delen på akkurat det tidspunktet) med Unit4 Agresso som underleverandør i 2011.

Det ble regnet med at løsningen skulle stå ferdig i desember 2012, og ganske riktig var den ferdig rullet ut da - til tross for en forsinkelser i oppstarten.

1. juli ble systemet ansett som ferdig, med godkjenningsperiode frem til oktober.

- Mye trøbbel

Etter at prosjektet nå er fullført, er det imidlertid ikke alle i kommunen som jubler, selv om det absolutt var på tide med et nytt system.

- Noen deler av Agresso er svært komplisert å bruke, vi sparer i alle fall ikke tid. På den annen side måtte vi ha et nytt system, siden det gamle var virkelig gammelt med grønne bokstaver på skjermen, sier en bruker til Computerworld.

Hun forteller om et tungrodd system på flere områder.

- Vi fikk inntrykk av at man måtte innføre hele pakker. Muligheter til å søke opp ting opplever jeg som vanskelig. Registrere kompetanse hos ansatte, noe vi på forhånd hadde etterlyst, er så komplisert at jeg ikke tror noen gjør det, sier brukeren og fortsetter:

- Akkurat denne funksjonaliteten er jo svært viktig for å finne spesialkompetanse for eksempel på en sykepleier.

- Brukergrensesnittet er elendig. I mange måneder måtte vi trykke «print screen» for en utskrift av en rapport. Trykket vi på "skriv" manglet utskriften en rekke data.

En annen kilde Computerworld har snakket med sier at problemene langt fra er løst.

- En del ting har blitt rettet, men fortsatt mye feil. Systemet er ikke tilpasset organisasjonen, man må gå omveier for å få ting gjort, sier vedkommende og legger til:

- Det er svært mye frustrasjon blant brukerne.

Kuvending

En som tidligere har vært hardt ute og kritisert systemet, er bydelsdirektør Ellen Oldereid fra St. Hanshaugen. I mars i år, like før prosjektet etter planen skulle avsluttes, sendte hun en bekymringmelding på vegne av St. Hanshaugen, Grünerløkka og Gamle Oslo under tittelen "Problemer knyttet til nytt HR system".

I brevet skriver hun blant annet:

"Vi ser dessverre ikke at systemet har hatt fokus på å være et godt redskap for styring og oppfølging av lønnsutgiftene", og påpeker at nettopp lønnsutgiftene utgjør rundt 55 prosent av kommunens driftsbudsjett.

Deretter ramser hun om tre "bekymringsforhold"; kvalitet på lønns- og refusjonsarbeid, risikofaktorer det ikke er tatt høyde for og at innføringsprosjektet har belastet lønnsmedarbeiderne til økt sykefravær; i tillegg til en liste på hele 27 konkrete forhold.

"Hver jobb er tidkrevende, og på grunn av ulike sentrale kjøringer kan man ikke fullføre en jobb i en operasjon, men må stadig vente på ulike kjøringer", heter det for eksempel i punkt 21.

"Hadde tidligere 1 kjøredato per mnd å forholde oss til. I nytt system er det ca 3 A4-sider med kjøringer per mnd. som vi må ta hensyn til. (I tillegg kommer sentrale kjøringer som går i bakgrunnen (...))", heter det i punkt 26.

"Etter flere forsøk er ikke feriesaldo overført. Det vil si at samtlige står med feil feriesaldo, og vi vet fortsatt ikke når vi kan forvente at dette er i orden (...)", kan man lese i punkt 12.

Nå, et halvt år etter brevet ble sendt, har Oldereid tilsynelatende lagt listen bak seg og startet sette pris på det nye systemet.

- Hvordan går det med det problemet du beskrev våren 2013?

- Det går bra

- Så alle de over 20 problemene du nevnte er løst?

- Stort sett er det løst, blant annet fordi vi har fått ny plattform.

- Så alle er strålende fornøyd med dette ERP-systemet?

- Det ser bedre ut enn det gamle. Det er alltid litt heft og plunder når et nytt system innføres. Jeg har vært gjennom noen mye endringer opp igjennom, og alle sånne endringer gir en ny overgang. Det er nytt for brukerne og fører med seg litt barnesykdommer

- Og prosjektet ble løst på tid?

- Så vidt jeg husker.

- På tid og kost

Administrerende direktør Helge Strypet i Unit4 Agresso sier hans bilde av prosjektet er positivt, men henviser Computerworld til Evry (forhenværende EDB Ergogorup), siden det er de som er leverandør av prosjektet.

- Så langt jeg har fått med meg har Evry levert på tid og kost, sier Strypet og fortsetter:

- Men det var et meget omfattende system med mange brukere og endringer i arbeidsprosessene. Og jeg er kjent med at det har vært litt rundt rutiner og noen feil, som har blitt rettet opp. Det er ikke unormalt i et så stort prosjekt. Etter det jeg forstår er Oslo kommune en meget krevende kunde. Mitt inntrykk er imidlertid at dette har gått bra.

21. mars i år, forhåpentlig ved en fiffig tilfeldighet én dag etter brevet fra Oldereid er datert, la Agresso og Evry ut en felles pressemelding om prosjektets suksess. Oslo kommune er Agressos første kommune, og dette prosjektet er det største for både Evry og Agresso, kunne man lese.

- Systemet skal tas i bruk av 52 virksomheter med store innbyrdes forskjeller. UNIT4 Agresso har utviklet et mye mer avansert system som møter flere behov og har større muligheter enn tidligere, sa prosjektdirektør Morten Hermstad i EVRY i mars.

Kommunikasjonsdirektør Geir Remman i Evry sier HR-prosjektet er levert innen de tidsrammer som er avtalt med kommunen, og løsningen har vært i produksjon i om lag ett år.

- Situasjonen i dag er en løsning som gir kommunen betydelig positive effekter i form av et moderne og effektivt HR-system.

Utover dette har vi ingen kommentarer, skriver Remman i en epost til Computerworld.

Et dekkende bilde

- Vi har lest artikkelen i dagens CW og synes at bydelsdirektøren gir et dekkende bilde av situasjonen og har ikke noe ytterligere å tilføye, skriver seksjonssjef Per-Steinar Aasebø i byrådsavdelingen for finans i en epost til Computerworld fredag.