Politiets it-revolusjon utsettes

Politiets it-revolusjon utsettes

Politiet skal it-totalrenoveres for 2,4 milliarder, men mangler "modenheten" til engang å starte prosessen, fastslår konsulentrapport.

Tidligere tiders ungdomskriminelle risikerte ofte betegnelsen "uforbederlig" idet dommeren henviste dem til, nettopp, en forbedringsanstalt.

Et samlet Politi-Norge fikk i november en lignende merkelapp – bare om sin egen it-kompetanse – av innleide eksperter fra Holte Consulting.

For hva skjer dersom politiet paradoksalt nok er kommet for kort i sin "modning" som it-drevet organisasjon til engang å være i stand til å starte sitt eget it-forbedringsprogram?

Det korte svaret: Langsiktig finansiering forblir uavklart, en hurtigvoksende prosjektorganisasjon frykter for framdriften, viktige delprosjekter kan måtte skilles ut fra hovedprogrammet – og tidsfrister blir forskjøvet, viser interne dokumenter Computerworld har fått innsyn i.

LES OGSÅ:

- En oppskrift på fiasko

Merverdi for pengene

Først litt bakgrunn: "Forbedringsprogrammet" det her er snakk om, løftes gjerne fram som Politi-Norges store og endelige it-revolusjon.

Med en ramme på 2,4 milliarder kroner, en tidsplan som strekker seg ut 2021 og beskrivelser som "gedigent løft", "fremtidens politi" og "et av de største tiltakene i politiets historie" er det heller ingenting i veien med ambisjonene for Merverdiprogrammet, som barnet heter.

Få snakker om "D#2" lenger, ei heller om nedlagte PDMT – eller om de rundt 200 (ifølge siste opptelling) små og store it-relaterte prosjektene som kjøres rundt i Politi-Norge.

I stedet har altså den nye paraplybetegnelsen, med egen forprosjektorganisasjon på rundt 50 medarbeidere og eget bygg på Majorstua i Oslo, overtatt mye av både håp og bekymringer på it-feltet – både hos justispolitikere og i Politidirektoratet, som nå er styrket med egen it-direktør i erfarne Cato Rindal.

Altomfattende

Fra opprinnelig å skulle fjerne et småpinlig teknisk hinder for en politisk vedtatt fornyelse av straffesakssystemene (og straffeloven), har den sårt tiltrengte oppgraderingen av politiets it-systemer gradvis inntatt en mer altomfattende form, godt hjulpet av det offentlige stormløpet mot politiet i etterkant av 22. juli-terroren.

I Politidirektoratets eget informasjonsmateriell heter det at "ikt-løsningene skal (...) hente ut merverdi av politiets kunnskap, ressurser og teknologi", at "virksomhetsutvikling, ledelse og kompetanseheving er like viktig som teknologien" og at Merverdiprogrammet vil "berøre alle politiets ansatte".

Et svar på kritikken

At selve it-løftet er nødvendig, er dokumentert på svært offentlig vis de siste fem årene – gjennom en serie av knusende dommer over politiets it-tilstand fra både interne og eksterne konsulentrapporter (se fakta).

Gjennom Merverdiprogrammet tar altså politiet i tillegg høyde for de store organisatoriske og arbeidsflytmessige endringene som nødvendigvis følger i kjølvannet av et omveltende teknologisk løft – og samler alt under samme programfane og langsiktige, forutsigbare budsjett.

Alt vel og fornuftig så langt. Og den allerede nevnte (og etter hvert brysomme) rapporten fra Holte Consulting i høst konkluderte endog med at "det har skjedd mer de siste 2–3 årene enn de foregående 10 årene" og at politiet etter deres mening ville kunne være "klare" til å sette i gang kjempeprosjektet på fastsatt tid 1. januar 2015.

Dette, samt den tilhørende pressemeldingstittelen "Rapport: Det har vært en positiv utvikling i politiet" bidro nok til at konsekvensene av Holte-rapporten unnslapp medienes søkelys før jul.

Men så var det dette med budsjettet, da.

Formelle hindringer

For å kunne utløse statlige bevilgninger i denne vektklassen (2,4 milliarder kroner i dette tilfellet, ifølge det sentrale styringsdokumentet) stilles nemlig alle store prosjekter – i alle sektorer – overfor en rekke formelle kvalitetssikringskrav, håndhevet av Finansdepartementet.

Første hinder er den såkalte KS1-prosessen, der konseptvalg og styringsdokument settes under lupen – oftest av et prekvalifisert eksternt konsulentmiljø (her: Metier). Passeres dét, venter den såkalte KS2 – en på mange måter lignende prosess, men mer konkret og med også kostnadene bakt inn.

Først med "bestått"-stempel fra KS2-rapporten kan et prosjekt på Merverdiprogrammets størrelse legges fram for Stortinget og oppnå langsiktig finansiering gjennom statsbudsjettet.

Rekker ikke 2015-budsjettet

Det er her politiets planleggere møter problemer. For hva er formell status for politiets store it-løft?

Kort fortalt et slags limbopreget grenseland mellom KS1-rapport og KS2-rapport – men der politiet frarådes av eksterne utredere å sette i gang KS2 på grunn av manglende "it-modenhet i organisasjonen".

Utrederne fra Holte Consulting mener det vil ta rundt et halvår – gitt at alle deres anbefalinger følges til punkt og prikke – før politiet er rede til å slippe KS2-utrederne inn, langt mindre sette i gang selve prosjektet.

Og imens tikker altså klokken urovekkende raskt for politiet med tanke på å rekke budsjettforhandlingene denne høsten, og dermed sikre finansiering fra januar 2015 – Merverdiprogrammets planlagte oppstart.

- Vesentlige konsekvenser

Situasjonen skaper etter det Computerworld kjenner til frustrasjon for både prosjektorganisasjon, Politidirektoratet og hos utålmodige politimestre – der alle har til felles at de nødig ser at også denne runden med it-investeringer skal måtte kjempe mot det langt mer politikervennlige "uniformer i gatene" om penger fra driftsbudsjettene.

I en intern e-post til Merverdiprogrammets styringsgruppe skriver programleder Johan Skutle, som altså allerede råder over en stab på rundt 50 medarbeidere, at situasjonen skaper to sentrale utfordringer:

At det nevnte "modningsarbeidet" faktisk må gjennomføres på det halvåret som er anslått, og at det sikres finansiering av "nødvendige forberedelsesaktiviteter i Merverdiprogrammet 2014", som han skriver.

- Gitt den porteføljen som politiet nå har, kan dette være en stor utfordring, skriver Skutle, som senest i fjor ga uttrykk for et behov på 130 millioner kroner i 2014 for klargjøre sin organisasjon til prosjektstart i 2015.

Skutle har ikke vært tilgjengelig til å kommentere denne artikkelen.

I et møtereferat fra programmets styringskomité, hvor både it-direktør Rindal og Politidirektør Odd Reidar Humlegård sitter, heter det at "det ble uttrykt skuffelse over konklusjonen".

I dokumentet heter det også at det nå "mest sannsynlig vil være behov for replanlegging" og at "konsekvensene for politiet kan bli vesentlige".

Lager to budsjetter

Også innad i forprosjektorganisasjonen har Holte-rapporten, som er en oppfølging av "modenhetskrav" stilt i den opprinnelige KS1-rapporten, skapt hektisk møteaktivitet.

I et internt referat fra tidlig i desember konkluderes det med at "Programmet må utarbeide to planer – én med eksterne midler fra 1/1-2015, og én med ekstern finansiering fra 1/6-2015".

I dokumentet går det også fram at Merverdiprogrammet nå vil kommunisere prosjektet annerledes utad og overfor Justisdepartementet – med mindre fokus på at det er en forutsetning for å kunne realisere ny straffelov, og mer fokus på selve it-løftet og dets betydning for etterforskning, forebygging og samarbeid mellom ulike grener av justissektoren.

- Tett dialog

It-direktør i Politidirektoratet, Cato Rindal, bekrefter problemstillingen.

- Det har vært tett dialog mellom POD og Justisdepartementet for å vurdere Holte-rapportens substans og konsekvenser. Den er i grove drag positiv, men påpeker åtte tiltaksområder man mener politiet må gripe fatt i. KS1-rapporten fra 2012 hadde bemerkninger og anbefalte tiltak rundt it-modenheten i politiet, noe som er adressert gjennom prosjektet "ikt-modning 2013". Det er blant annet effektene av dette som Holte-rapporten har vurdert. Anbefalingen er at vi ikke er klare til å gå i gang med en KS2-prosess ennå, og det er noe vi forholder oss til, sier Rindal.

Som følge av rapporten kjører politiet nå et modningsprosjekt også i 2014, men som vil favne også utenfor it-området, forteller han.

- Grunnen er at mange av tiltakene som foreslås i rapporten handler om momenter som ikke nødvendigvis bare omhandler ikt, sier Rindal.

Halvt års utsettelse

Rindal medgir at oppstart av Merverdiprogrammet nå mest sannsynlig blir utsatt i "inntil et halvt år".

- I mars/april tas det stilling til om vi kan sette i gang en KS2-prosess. Men ser man på tiden, vil man sannsynligvis ikke nå fristen for statsbudsjettet 2015, altså høsten 2014. Men vi har tett og god dialog med Justisdepartementet rundt dette. En av tingene vi ser på, er ulike scenarioer: Når vi ikke kommer i gang fra januar, er det naturlig å se på alternativer. Noe av det handler om å skille ut hva vi eventuelt kan starte med i januar 2015, sier Rindal.

- Er det en reell frykt for å miste et helt budsjettår, slik at oppstarten må skyves fram til 2016?

- Nei, sannsynligvis ikke. Vi håper ikke det vil skje, og har heller ikke fått noen signaler som gir slike bekymringer, sier Cato Rindal.