Skal takle kriser med nytt it-system

I kjølvannet av tsunamikatastrofen i desember 2004 ble UD sterkt kritisert for å ha et gjennomgående lavt teknologinivå. Konklusjonen var at virksomheten rett og slett ikke var tilpasset informasjonssamfunnet. Departementet fikk spesielt kritikk for manglende system for registrering av savnede og henvendelser fra pårørende.

Et regneark i Excel var det viktigste hjelpemiddelet UD hadde å forholde seg til.

Siden dommen falt har departementet gjennomført en rekke forbedringer av infrastruktur, nettverk og mobile kontorer. Sist ut er et helt nytt system for beredskap og krisehåndtering.

Hans-Petter Herland, fagmann for sikkerhet og beredskap i UD, er for tiden travelt opptatt med ambassadeøvelser i Skandinavia. Han har hatt en sentral posisjon for implementeringen av det nye systemet, kalt Ministry of Foreign Affairs Crisis & Issues Manager.

- Vi hadde klare krav for systemets kjernefunksjonalitet, forteller Herland.

Stor konkurranse

I 2005 var Utenriksdepartementet på utkikk både i inn- og utland etter ideer til et nytt krisehåndteringssystem. En kravspesifikasjon ble etter hvert utviklet av potensielle brukere i departementet og eksterne konsulenter. Departementet ønsket et system som allerede var etablert, slik at det ville bli minst mulig nyutvikling. Loggføringsmekanismer, registreringsfunksjoner i forhold til henvendelser, rapportering i forhold til bruk, maler og sjekklister var i fokus. Det viktigste var imidlertid at det skulle være enkelt å bruke.

- Brukervennlighet er spesielt viktig for virksomheter som stort sett opererer med epost og Word, fortsetter Herland.

Deretter fulgte en omfattende anbudsrunde. Det manglet ikke på respons. Hele 44 selskaper fra hele verden kjempet om å få kontrakten. Disse ble igjen redusert til fem. Til slutt stakk Teleplan av med seieren.

Ifølge Heland ble Teleplan valgt på bakgrunn av en nøytral poeng-givingsprosess med fokus på pris og mulighet for totalleveranse. Teleplan har lenge levert løsninger til både Forsvaret og Politiet. I tillegg hadde de allerede risiko- og sårbarhetsanalysesystemet SIRI (Sivil Risikostyring) på plass. Dette ble igjen videreutviklet til MFA Crisis & Issues Manager, et webbasert og tjenesteorientert system med moduler, eller byggeklosser, for blant annet kriselogg, registrering, varsling og beredskapsplan. Underleverandørene 1Voice og Unified Messaging Systems (UMS) har også bidratt med krisehåndteringsmoduler og varslingstjenester.

Den enkeltes ansvar

Bobby Bastviken, direktør for markedsområdene offentlig og privat i Teleplan, er naturlig nok godt fornøyd utfallet. Han avslører at Teleplan allerede har mottatt en rekke henvendelser fra utlandet, både fra offentlige og private institusjoner som er interesserte i å se nærmere på systemet.

- Vi opplever at vi er i en svært spennende posisjon, sier han.