- Sosiale medier bør også arkiveres

- Sosiale medier bør også arkiveres

Kommunikasjon med det offentlige i sosiale medier er like arkivpliktig som brev og epost, mener flere.

Skal kommunikasjon med staten via sosiale medier også arkiveres, på samme måte som med epost og vanlig post?

«Alle» er på Facebook og Twitter, og de sosiale mediene brukes i økende grad i offentlige sektor som kommunikasjonskanal mot innbyggerne.

Ansatte i offentlig sektor er også på plass i sosiale medier, ofte både som privatperson og som offentlig representant. Det kan ofte være vanskelig å opprettholde et klart skille mellom privat og offentlig informasjon.

Offentlighetsloven stiller krav til arkivering av inn- og utgående skriftlig kommunikasjon til og fra offentlige instanser. Både for å ha et historisk arkiv over samfunnets utvikling over tid og for at det norske folk skal kunne gå i sømmene på hvordan myndighetene fungerer.

Sistnevnte særlig elsket av pressen og nylig aktualisert ved Lysebakkens kommunikasjonsutveksling angående kurs i kvinnelig selvforsvar.

Facebook og avis

Tonje Hokholt Nordli fra Software Innovation påpeker at når ansatte i kommunene uttaler seg skriftlig, om det er i sosiale medier eller ikke, så er det i alle fall plutselig blitt et sporbart dokument.

- Diskusjonen er like relevant om den går på Facebook eller i avis, sier Nordli.

- Men sier jeg noe over en kopp kaffe, så er det privat.

Her støter vi på en av de største utfordringene. Kommunikasjonskanalen er fortsatt såpass ny at vi enda ikke er helt sikre på hvordan vi skal håndtere og ta vare på informasjonen.

Siden stadig flere politikere og offentlige ansatte bruker sosiale medier til å informere og invitere til diskusjon blir det også viktig å finne ut hvordan dette skal skje.

Villig til å gi slack

- Jeg synes ikke vi skal være for strenge ennå. Det er såpass tidlig med sosiale medier at vi må finne ut av hvordan vi skal bruke det riktig før vi skal regulere det, sier Thomas Sødring, førsteamanuensis ved Høgskolen i Oslo og Akershus.

Han mener at problemet ligger i det politiske spekteret. Mange ser ikke ut til å forstå det "sosiale" i sosiale medier, og det offentlige ignorerer for ofte innspill og meldinger som kommer inn via disse kanalene.

- Lar politikere seg påvirke eller får innspill i sosiale medier, er informasjonen arkivverdig. Man undergraver demokratiet når man ber om innspill men ignorerer det man får, sier Sødring.

Administrerende direktør i Riksarkivet, Anne Mette Dørum, er klar på én ting:

- Det skal lite til før et innlegg på Facebook betraktes som offisielt.

Beskytter «hvermannsen»

Hovedregelen er i offentlighetsloven at hvem som helst kan få innsyn i kommunikasjonens gang. Men det finnes unntak for hva som faktisk utleveres. I enkelte tilfeller, som dokumenter som er belagt taushetsplikt, kan hele eller deler av dokumentet unntas offentlighet.

Den siste versjonen av loven trådde i kraft i 2009, og erstattet den forrige fra 1970. Søndring og Nordli mener offentlighetsloven er mangelfull, og at mange offentlige etater bruker unntaksreglene for mye.

- Mange bruker unntaksreglene for sterkt. Mange kommuner, for eksempel, ønsker å beskytte «hvermannsen», og det er ikke alt man vil dele på nett. Mange forstår ikke at meldinger til det offentlige er allemannseie, sier Nordli.

Dette gjelder også meldinger til og fra det offentlige i sosiale medier.

Teknologien må på plass

Nordli tror ikke vi kommer til å få en lov som kan ta seg av arkivering av informasjon fra sosiale medier i løpet av de ti neste årene, på tross av viktigheten for sporbarhet i det offentlige.

- Utfordringen ligger i arkivet, spesielt når det gjelder uttalelser om enkeltsaker. Det blir viktig hvordan informasjonen kommer inn i systemet, hvordan det lagres og tas til følge. I tillegg forskyves jo kompetansekravet på mottakersiden også, sier Nordli.

Da trenger vi systemer som er fleksible nok til å brukes av de nye arbeidstakerne, de som er vant med lynkommunikasjon og hvordan sosiale medier brukes.

- Det må bli enklere å arkivere og hente ut informasjon fra sosiale medier. Foreløpig er det lite fra sosiale medier som arkiveres av for eksempel kommunene, ifølge Nordli.

- Gevinsten av sosiale medier er potensielt så høy at vi ikke kan la være, mener Sødring.

Må lagres i Norge

I grenseland mellom norske lover og sosiale medier ligger det også en annen utfordring. I henhold til norsk lov skal offentlig arkiv lagres innenfor landets grenser. De sosiale mediene vi bruker mest - Facebook og Twitter - er tjenester fra utlandet. Og Facebook er et lukket system, påpeker Sødring.

- Tillater vi at informasjon opprettes i utlandet, har vi heller ikke kontrollen, sier Sødring, som mener det er viktig at nettopp Norge har full kontroll.

Nordli mener det er irrelevant hvor informasjonen oppstår. Offentlig informasjon skal arkiveres i Norge. Likevel tror hun ikke vi kommer til å klare å støtte opp om alle mulighetene som teknologien kan tilby.

- Konsekvensene av å ikke arkivere kan bli store, mener hun.

Les om:

Offentlig Sektor