Sparer 18 minutter per faktura

Forrige uke arrangerte Difi konferanse om elektronisk faktura, og selv om ikke alle kommuner er på plass (de har jo frist til 2015) er det flere som er kommet langt på vei.

En suksesshistorie som ble presentert under konferansen var arbeidet som er gjort i Sunnhordaland innkjøpssamarbeid, hvor hele 19 kommuner har gått over på elektronisk faktura.

For ett par år siden tok nemlig en gruppe fra Sunnhordaland interkommunale innkjøpsforum en studietur til Danmark.

- Der fikk vi vite at de ikke lenger brukte papirfaktura, alt var elektronisk. Det ville vi ha også, sier Dag Eitrheim, innkjøpskonsulent og prosjektleder i Bømlo kommune og Sunnhordaland innkjøpssamarbeid.

Og endelig, med krav om bruk av elektronisk faktura i det offentlige, har de fått det slik de ville. Blant annet er Utsira, Norges minste kommune, nå godt i gang med efaktura og EHF (Elektronisk handelsformat).

- Da vi så kravet fra Difi i 2011, jublet vi. Vi hadde allerede etablert et samarbeid, og kastet oss på, forteller Eitrheim.

Sparer 34 årsverk

Den 1. juli 2012, dagen da kravet om at alle leverandører eller nye avtaler med staten skulle inkludere krav om elektronisk faktura ble en realitet, var det totalt 22 kommuner i Norge som var klare med EHF.

Det formelle kravet for efaktura i kommunal sektor er forøvrig satt til januar 2015.

19 av de 22 kommunene som var klare i fjor sommer er del av Sunnhordaland kommunesamarbeid, noe Eitrheim med rette er stolt av.

Med sentral prosjektledelse, lokale prosjektgrupper og faggruppe som inkluderte forskjellige leverandører, forteller Eitrheim om et effektivt samarbeid og tettere bånd til hverandre og leverandører. Ettersom kommunesamarbeided allerede var klar for efaktura før kravet kom, har kommunesamarbeidet også lagt ny grunn for andre kommuner.

Hverdag og økonomi har blitt bedre, nå som kommunene ikke lenger må bruke tid på manuell behandling av faktura. Det er lønnsomt både for kommune og leverandører.

- Vi har kommet frem til at dette er en vinn-vinn situasjon, og både leverandører og vi som kunder er blitt enda mer glad i hverandre, sier han og smiler.

Eitrheim anslår at kommunene sparer omtrent 18 minutter på hver faktura som behandles, til sammen omtrent 34 årsverk.

- Purringer og papirbehandling av faktura tar mye bortkastet tid. Tenk å brukle tid på å åpne konvelutter og skanne inn informasjonen? Det tar mye tid, forteller Eitrheim.

Nesten helt i mål

Selvsagt gikk ikke alt på skinner fra første stund, og noen barnesykdommer må man jo regne med.

Blabnt annet var det en god del feil i EHF-formatet som ble mottatt i begynnelse, før den nye validatoren ble lansert fra Difi. Kommunene brukte i begynnelsen også en god del tid på å behandle testfakturaer fra leverandører.

Dessuten forteller Eitrheim om en periode da de mottok mange fakturaer på epost, som PDF-vedlegg.

- Vi hadde en eksplosjon i faktura via epost. De første var greie, men vi måtte forklare leverandørene at PDF på epost ikkevar det samme som EHF. Nå klikker vi på retur, og ber dem sende papirfaktura til de er i stand til å sende på EHF, sier han.

Det er et problem i langt mindre grad nå, og han legger til at flere av de mindre leverandørene har begynt å bruke nettjenester til å sende faktura til kommunene i korrekt EHF-format.

- Desto flere som hjelper leverandørene til å nå målet, desto bedre blir det. Det er en nasjonal dugnad, det er et samarbeid. Det fine er jo den elektroniske formen, for en retting ett sted retter også for alle andre, mener Eitrheim.

Når det gjelder veien fremover, drømmer han om en så godt som papirløs kommuneadministrasjon, og håper det blir en mulighet etter hvert for å få all post elektronisk, ikke begrenset til faktura.

For elektronisk format frigjør ressursser, og gjør arbeid og kontroll mer oversiktelig.

- Og når Norges minste kommune kan kreve EHF, da kan du også, avslutter Eitrheim.