Ti tips for å overtale toppsjefen

Hvordan få toppsjefen til å satse på dine it-prosjekter? Her er noen knep som vi har hentet fra Computerworlds nyhetstjeneste.

Du er it-ansvarlig, og det er en evig kamp mellom å levere tjenester til brukerne uten at de maser for mye og få nok ressurser til å levere og utvikle disse tjenestene. Det er en del av rollen man har som mellomleder, men mange problemer kan unngås om man forbereder seg litt. Ikke minst å skjønne hvilken situasjon motparten er i.

Det er noen strategier som lykkes, og noen som ikke lykkes. Andre ganger må ingrediensene mikses litt.

Det er uansett ikke slik at alle konflikter kan eller skal unngås. Noen er verdt å kjempe hardt for. Andre er den sure plikten til mellomlederen. Og de færreste toppsjefer vil omgis av ja-mennesker som ikke kan gi en klar og ærlig mening eller innspill.

Exit-strategi siste utvei

Det mest ekstreme overtalingsknepet er selvsagt å sette inn din egen stilling på spill. Da bør du være rimelig sikker på at du vil gjøre alvor av trusselen. En så barsk melding kan det bare bløffes med én gang, deretter er troverdigheten borte om du ikke gjør alvor av trusselen.

En annen side av strategien er å forutse en katastrofe i emning. Om sjefen vil angripe Stalingrad, er det gjerne lite man kan gjøre med mange typer organisasjoner. Det er da man setter fart på å finne en ny karriere et annet sted. For det uavvendelige nederlaget vil ramme alle som er med, og det er ingen grunn til å være med om man kan unngå det.

1. Svak it-historikk, lite grunnlag for gjennomslag. Tilby en eller flere veldokumenterte suksesser.

It-ansvarlige som starter i virksomheter med dårlige erfaringer med it-prosjekter, må regne med å slåss hardt for hver minste lille ting. Det er bare en vei ut, det er å respektere alle interne prosesser som skal sikre at det neste prosjektet går bra. Dersom det er den minste lille usikkerhet om et prosjekt vil gå bra, så la være å foreslå eller slåss for forslaget.

2. Tilpass ideen til lederstilen.

Liker sjefen din en stil med handlekraft og litt risiko? Eller er det sakte i bakkene og impulsivt bare når man får tenkt seg grundig om? Det gode prosjektet som strander fordi det var for kjedelig for sjefen finnes. Men det er heller ikke ukjent at prosjektet som innebar litt for mye moro, godt plantet i løse lufta, heller aldri fikk avgangsklarering.

Et av de viktigste forarbeidene for å overtale er å forstå lederstilen. Det kan av og til innebære at et nei egentlig er et tja. Du har enten ikke gjort salgsjobben godt nok, eller du prøves for å se hvor viktig eller riktig prosjektet er.

3. Kutt ut teknisk babbel.

It er selvsagt med viktigste feltet som finnes ikke bare i virksomheten, men i verden. Det interne stammespråket it-folk i mellom bærer også preg av dette.

En toppsjef forholder seg til en masse mellomledere som mener deres område er det viktigste i verden, og skal balansere det hele slik at totalen gir suksess. Minst mulig tekniske termer i argumentasjonen for et prosjekt, tar prosjektet nærmere å støtte det totale bildet. Det er viktigere å framstå som at man bidrar til det totale, enn at man er en av mange som bare bryr seg om sitt felt.

4. Fatt deg i korthet.

Du har all verdens tid til å grave fram fordelene med et it-prosjekt. Sjefen har alltid dårlig tid. Tilpass presentasjonstiden til hva sjefen har tid til.

5. Vær beredt.

Du bør ønske spørsmål. Du bør være forberedt på alle innvendinger. Men ikke innen teknologien. Ikke glem at i en virksomhet er det kostnader og effektiv tidsbruk som er viktigst, ikke all den gode teknologien. It-ansvarlig er teknologen som forutsettes å vite hvilken teknologi som er best. Det er relasjonen til resten av virksomheten det vil være naturlig å vite om for en sjef som skal avgjøre. Svarene på de spørsmålene bør være gode og vel forberedt.

6. Vær realistisk.

Sjefen skal stille kritiske spørsmål. En toppsjef er ofte kommet til toppen med å tenke litt annerledes og stille de kritiske spørsmålene ingen andre gjorde. Svarene bør derfor være forberedt og gode, og spørsmålene må mottas med glede. Svarene må også være realistiske.

Det må også være et element av tillit. Dersom man har en historie for å sprenge tidsplaner og budsjetter, er det ikke rart om spørsmålene blir mer kritiske og grundige, og svarene må funderes bedre for et ja.

7. Kutt ut Powerpoint.

Ikke vær redd for å være kreativ for å få fram budskapet om et godt prosjekt. Ingen har offisielt lidd “Death by Powerpoint”, men hvorfor skal du være den første som lykkes?

Bruk av video er nærliggende med videoløsninger i nær sagt alle mobiltelefoner eller kamera er nærliggende. Eller hvorfor ikke en ekte demonstrasjon for å vise fram noe som bør gjøres på en annen måte eller hvordan en løsning kan være?

Det finnes selvsagt grenser. Vi husker fortsatt litt for godt hva som skjedde den gang “Word Art” med kreative fontsnitt, farger og stiler ble oppdaget i siste liten før en presentasjon skulle lages.

8. Støtt opp om karrieren til sjefen.

Også sjefer vil være populære. De vil som regel alltid ha suksesshistorier å vise til. Et godt it-prosjekt som skaper utvikling og resultater er alltid å foretrekke. Om man legger vekt på å bygge allianser og bygge de rette forventningene i organisasjonen, kan prosjektet også gi en sjef en intern oppslutning som kan drive fram et ja.

9. Hold deg på din hjemmearena.

Krangler fører sjelden til tommel opp for et prosjekt. Gode prosjekter har sett isfjellet komme farende idet it-ansvarlig beskylder sjefen for ikke å skjønne noe som helst. Folk liker ikke å bli framstilt som dumme, og det gjelder også folk som er ledere.

Ta heller en åpen innstilling, og inviter til spørsmål og dialog som kan klargjøre før temperamentet koker hele prosjektet bort i kålen.

10. Det er ingen skam å snu.

Det finnes faktisk it-prosjekter som ikke er gode nok, eller som ikke passer inn i virksomheten. Da er den viktigste egenskapen for it-sjefen å vite at toget er gått og at man bare må vente på neste høvelige transport til en bedre framtid.

It-sjefen som gir seg med stil har fordelen av å kunne stille sterkere ved neste korsvei. Det er bittert å tape, men den gode taper signalerer ofte at den er den beste vinneren også.