Vink farvel til papirfakturaen

Vink farvel til papirfakturaen

Innen 1. juli må din bedrift over på efaktura, hvis du leverer til det offentlige. Difi tror myndighetene er klare, men veien fram har vært lang.

Det offentlige mottar omkring 25 millioner fakturaer i året. Av disse går rundt fem millioner til statlige etater, og resten til kommunene. Fra 1. juli skal alle disse være elektroniske.

Mye å spare

Hans Christian Holte, direktør i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) anslår at det offentlige kan spare inntil 1 milliard kroner over ti år ved overgangen til efaktura.

Og innføring av efaktura vil ha mange positive virkninger i tillegg til det rent administrative og økonomiske, mener han.

- Dette er et godt forebyggende tiltak blant annet når det gjelder å sikre seg mot svart økonomi, sier Holte.

Man skal heller ikke kimse av miljøvirkningene. Det går jo med en god del trær i 25 millioner papirfakturaer hvert år.

Tre års frist

For tre år siden satte myndighetene en frist. Fra 1. juli 2011 skulle statlige virksomheter være klare til å motta faktura i elektronisk form, og fra 1. juli 2012 skal alle leverandører til statlige virksomheter, inkludert kommunale, levere elektronisk faktura.

Holte forteller at rundt 80 prosent av offentlige virksomheter nå er klare til å motta efaktura, og han tror at samtlige skal være klare til fristen.

Tvil rundt retningslinjer

Bjørn Røsten, norgessjef i Basware, er overrasket over at flere ikke er på ballen, selv om det er positivt at det offentlige stiller krav og kommer med retningslinjer.

- Det er viktig at det offentlige er veldig tydelige og stiller krav. De skal være en pådriver, og ikke vente til 1. juli. Sitter det offentlige på gjerdet, så får vi ikke tid. Det begynner å haste litt, sier Røsten.

Basware opplevde en tredobling i efaktura i perioden januar til oktober i 2011.

- Samtidig er det flere i leverandørmarkedet som hiver seg på, for det er jo et konkurransefortrinn å ha dette på plass. Det er jo et krav fra det offentlige, sier Røsten.

Bekymringen er at leverandører som ikke har dette på plass i tide ikke vil kvalifisere som leverandør til det offentlige.

Hans Christian Holte er riktignok ikke bekymret, og selv om noen mindre leverandører fortsatt har en jobb å gjøre for å bli klare, så er det en del virkemidler som er på plass for å gjøre overgangen lettere.

- Det er mange veier inn. Blant annet har vi en utviklet webfakturaportalen – en fakturaløsning på nett, sier Holte.

Lang vei fram

- Den største utfordringen har vært en vaklende strategi på hvordan det offentlige skal gjennomføre planen. Leverandører ser at veien forandres. Da kan det være kostbart å være tidlig ute, mener Røsten.

Line Paulsen i Visma Unique er produktansvarlig for økonomiløsninger i offentlig sektor. Hun opplyser at Visma hadde på plass en løsning for efaktura så tidlig som i 2006.

- Det har vært noen utfordringer rundt det endelige efaktura-formatet. Men det har vært en modning på veien, og endringene i formatet har vært overkommelige, sier Paulsen.

Hun opplever at kommunene er ivrige etter å få efaktura på plass også hos leverandørene. Det har tatt tid, men nå er de klare.

- Det handler jo om å få ned tiden som brukes på slike oppgaver som lønn, innkjøp og regnskap, sier Paulsen.

Hans Christian Holte oppfatter at det offentlige har vært tydelige både på format og infrastruktur, og at det har vært kontinuerlig dialog med leverandørsiden siden 2009.

- Det er jo en omfattende omlegging, både for næringslivet og det offentlige. Men det er flere aktører som er klare til å levere, sier Holte.

Holte minner om at kravet som trer i kraft 1. juli ikke er at leverandørene skal gjøre ting på en bestemt måte, men i stedet at man skal bruke riktig format på faktura.

- Da vil for eksempel webfaktura-portalen være en grei løsning, også etter 1. juli. Det finnes løsninger man kan bruke før man er fullt ut i stand til å produsere efaktura selv, sier Holte.

Vurderer ytterligere regulering

Henrik Linnestad er prosjektleder i Fornyings-, administrasjons og kirkedepartementet. Han har jobbet med regelverket og gjennomføring av efaktura i det offentlige.

- Det vi har av regulering i øyeblikket er at statlige organisasjoner krever efaktura for nye kontrakter. Til nå har ikke kommunene vært omfattet av pålegget. Vi vurderer ytterligere regulering, mer generelle krav for hele offentlig sektor, sier Linnestad.

Han legger til at målsettingen er klar når det gjelder hva offentlig virksomhet og det offentlige skal forholde seg til, og at det dermed ikke er noen grunn til usikkerhet.

- Målsettingen er å sørge for at faktura til offentlig sektor skjer elektronisk. Den massive papirbaserte faktureringen skal ut, avslutter Linnestad.