Oslo kommune kaster papirene

Oslo kommune kaster papirene

Oslo kommune mottar 450.000 fakturaer i året. En av fire fakturaer er nå elektronisk og om ett år er papirregningene en saga blott.

Om lag 25 prosent av fakturavolumet inn til Oslo kommune behandles nå elektronisk.

- Gevinstene er åpenbare, sier Grethe Zetterdahl, it-sjef Oslo kommune.

Sammen med prosjektleder Kari Hove står hun i spissen for et gigantisk digitaliseringsprosjekt. Kommmunenes Sentralforbund (KS) har i sin strategiplan for de neste fire årene lagt opp til at alle kommuner innen 2007 skal være igang med løsninger for elektronisk faktura.

- Målsetning for inngående faktura hos oss er at vi når hundre prosent om ett år, og det regner vi med å greie, sier Kari Hove.

Full e-flyt

Faktura bare er en del av den helhetige økonomiflyten. Det er den totale digitaliseringen av innkjøp som gir den store gevinsten.

- Vil vil ha en elektronisk flyt hele veien, fra bestilling til fakturaskanning til kontering og godkjenning. Efaktura er en erstatning for skanningen, sier Kari Hove.

Det er nå seks-sju av kommunenes 55 virksomheter som har tatt i bruk elektronisk faktura. Men disse virksomhetene representer 25 prosent av det totale fakturavolumet.

Volum viktig

Markedsplassen ehandel.no blir en viktig brikke i heldigitalsieringen av kommunale innkjøp. I Oslo foregår foreløpig bare en liten andel av innkjøpene på denne portalen. Bestillingene skjer like gjerne via epost eller faks til leverandøren.

Det er et begrenset antall leverandører som har gjort sine produkter tilgjengelige på den elektroniske markedsplassen, men katalogens innhold utvides etter hvert som leverandørene i større grad benytter portalen.

I framtidige rammeavtaler blir et konkurransemoment at leverandøren tilretteleger for elektronisk innkjøp, opplyser Hove. For å få en størst mulig effekt gjelder det særlig å få med seg de leverandørene som sender ut store fakturamengder.

- Et eksempel er enerigleverandøren, som har 4.500 målepunkter. Når fakturaene derfra går ferdig kontert rett inn i økonomisystemet, gir det veldig store gevinster, sier Hove.

Innkjøp av for eksempel kontorrekvisita gir ikke nøvendigvis samme gevinst. Det er mengden fakturaer som avgjør gevinsteffekten, ikke størrelsen på fakturabeløpene.

I løype for innbyggerne

I første omfang er det fakturaer inn til kommunen som blir digitalisert. I neste runde er det regningene kommunene sender ut selv, både til firmaer og privatpersoner. Om et par, tre år kan du for eksempel motta barnehageregningen eller parkeringsbotpurringer elektronisk.

Men det er mange faktorer som forsinker prosessen.

- Problemet her er mangelen på en standard, eller rettere sagt at det er mange standarder. Det er også mange aktører som har ulike interesser. I noen av systemene er bankene involvert, men det er også mulig å etablere systemer utenfor bankene, sier Grethe Zetterdahl.

I Oslo er det bydelene som håndterer skolene og barnehagene, mens mange av de andre innkrevingsoppghave er sentralisert i Oslo Kemnerkontor. Overfor innbyggerne kreves en nettbankløsning, mens fakturaer til bedrifter kan digitaliseres uavhengig av bankene.

Like skjemaer

En av utfordringene er også standardisering internt. Blant annet må de digitale skjemaene være de samme i alle bydeler, og helst i alle kommuner.

Hensikten med å standardisere skjemaene, er at de passe sammen med fagapplikasjonene, som så skal fungere sammen med økonomisystemet. Men Oslo kommune har kommet lengre enn mange andre på dette området. Digitaliseringen er i full gang.

- 70 prosent av barnehagesøknadene sendes nå elektronisk, sier Grethe Zetterdahl.

Bedre økonomistyring

Prosessen med å innføre det heldigitale innkjøpssystemet, blir ikke evaluert før systemet er ferdig implementert. Og det er vanskelig å måle effekten i rene penger.

- Men man frigjør ressurser fra rent registeringsarbeid til økonomistyring og risikovurdering. Tilgangen til oppdaterte regnskaper blir mye enklere. Dette er derfor et veldig viktig verktøy for bedre økonomistyring, sier Kari Hove.