På god vei til nettbasert servicekontor

På god vei til nettbasert servicekontor

Elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem legger grunnlaget for eforvaltning. Lyngdal kommune var først i landet
27. mai 2002 var en merkedag for de 7.000 innbyggerne i Lyngdal kommune. Siden denne dagen foreligger alle dokumenter som inngår i kommunens generelle saksbehandling kun i elektronisk form.

Fra kommunens servicesenter er det nå mulig å hente opp dokumenter fra de fleste kommunale etater ved hjelp av noen få tastetrykk. Digitaliseringen gjorde at servicekontoret kunne legges på et sentralt sted utenfor kommuneadministrasjonen.

Etterhvert vil flere og flere dokumenter bli tilgjengelig i kommunens portal på internett. Da er veien kort til et nettbasert servicesenter hvor innbyggerne selv kan orientere seg i de offentlige dokumentene og få utført sine tjenester.

Strategi

-- Målet vårt er å rasjonalisere den interne tjenesteproduksjonen slik at ressursene kan flyttes ut i tjenesteleddet, sier it-ansvarlig Kjell Andresen.

Andresen er en av ildsjelene som har sørget for at Lyngdal kommune har gjort mye for å hente ut gevinster gjennom å bruke informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Fiberutbygging, elektronisk utlån fra biblioteket og elæring er blant tiltakene som er gjennomført, for en stor del med økonomisk støtte fra sentrale myndigheter.

Innføringen av digitalt arkiv for to år siden var et stort løft. Før arkivløsningen Ephorte fra Ergo Ephorma ble tatt i bruk, hadde kommunen lenge hatt den elektroniske journalen Forum Winsak. For å kunne ta skrittet videre til elektronisk arkiv måtte en helt ny arkivplan lages. Lover og regler må følges selv om prosesser digitaliseres.

Bak investeringene i it- og teleløsningen ligger en klar it-strategi som setter brukere, ansatte og næringsliv i sentrum.

-- Vi liker ikke å snakke om it og applikasjoner. Digitalisering er bare et middel for å skape bedre tjenester for innbyggerne, sier den entusiastiske it-sjefen.

Magefølelse

Det er ikke foretatt noen grundig vurdering av hvordan det elektroniske arkivet har påvirket kommunens økonomi og kvaliteten på de kommunale tjenestene. Men både magefølelsen til de involverte og tilbakemeldingene fra publikum er svært gode. Så langt ser alt ut til å fungere etter planen.

-- Elektronisk arkiv er en forutsetning for eforvaltning. Slik sett er det ingen vei tilbake, understreker Kjell Andresen.

Nå venter kommunen på at leverandørene skal komme opp med Noark 4-godkjente løsninger for barnehagesøknader, barnevernsaker og andre fagfunksjoner. Fortsatt må mange operasjoner skje i flere trinn.

-- Halvparten av søknadene til barnehagene ble sendt elektronisk fra hjemmesiden vår. Men siden løsningen ikke er Noark 4-godkjent må vi manuelt føre dokumentene fra fagsystemet for opptak, MD-opptak fra Møredata, over til Ephorte, forklarer Andresen.

Når søkerne skal få beskjed om resultatet, skjer en tilsvarenede manuell overføring fra arkivløsningen til fagsystemet. Elektronisk arkiv er altså et viktig skritt på veien til eforvaltning. Erfaringene fra Lyngdal tyder på at når også fagsystemene blir Noark 4-godkjente, blir effektiviseringsmulighetene enda større.