På jobb overalt

På jobb overalt

Nå har det blitt billigere å være mobil. Flere selskaper ser nytten i at de ansatte har tilgang til datasystemene, uansett hvor de er.
Mobilitet er mer enn mobiltelefoner. Det handler om å ha tilgang til alle filer på jobbens servere selv om du befinner deg på et helt annet sted. De fleste er i dag utstyrt med en pc og mobiltelefon gjennom jobben. Stadig flere bruker mye tid utenfor bedriftenes lokaler. Med dagens informasjonsflyt er det viktig å ha tilgang til informasjonen der du er. Som selger bør du ha tilgang til systemene for kundebehandling og logistikk. Hvordan er historikken til kunden? Hva slags varer trenger de? Hva slags pris har de fått tidligere? Er varene tilgjengelige på lager? Et av de viktigste fortrinnene data kan gi er å ligge et skritt foran. Da er det kjedelig å ikke få tilgang på informasjon som kunne gitt et bedre salg og service.

-- Vi har ingen kunnskap om it. Vi selger tekniske produkter. Men vi er mye på farten og trenger å være oppdatert, sier Dag Audun Fiskvik i Rectus.

Selskapet selger ventiler og hurtigkoblinger til industri, offshore og landbruk, og har et omfattende kundesystem for best mulig oppfølging av kunder og avtaler. De har forsøkt mange ulike løsninger, men de fleste har vært både trege og lite brukervennlige.

-- Er du selger, og har vært på veien i åtte timer, er du rimelig sliten på hotellrommet om kvelden. Virker ikke systemet første gangen du prøver, vil det heller ikke bli brukt, sier Fiskvik.

Rask informasjon

Jan Otto Finne er salgssjef i Rectus, og har rundt 80 overnattingsdøgn i året på forskjellige hoteller i Norge. Han reiser landet rundt på salgsturne. Å kjenne kundens behov og ordrefrekvens har stor nytteverdi. Kundebehandlingssystemet (CRM) er alfa omega. Problemet er at det har vært vanskelig å ha systemet tilgjengelig og online. Nå har selskapet investert noen tusenlapper i et bedre system.

-- Tidligere ble ikke CRM-systemene brukt. Få selgere har tilstrekkelig tålmodighet til å vente, sier Jan Otto Finne.

I dag har kundene er forventning om rask tilbakemelding og oppfølging fra selgere. Går det et døgn er sannsynligheten stor for at ordren kan gå til en konkurrent.

-- Informasjonen går raskere. For meg er det viktig å ha tilgang til kundesystemet og epost, slik at jeg jobber like effektivt i felten som på jobb, sier Finne.

Rectus er et lite selskap. De har åtte ansatte. Mange av de ansatte tilbringer mye tid hos kunder. Ledelsen skjønte de hadde mye å tjene på å være mobile. Det første de gjorde var å kontakte sin leverandør av mobiltelefoner og dataløsninger. Rectus har minimalt med kompetanse på it, og ba leverandørene finne frem til en billig og god mobilitetsplattform.

Første tips var å legge om infrastrukturen, slik at det ble enklest mulig å få fjerntilgang til selskapets servere. For å få til en god løsning med tilstrekkelig sikkerhet, var VPN (Virtual Privat Network) et naturlig valg. Med VPN får man tilgang til filer, databaser og oppdatert informasjon via internett. Man er på jobbserveren uansett hvor man befinner seg. Virtuelt sett er man alltid på kontoret. Parallelt ble såkalte terminalservere installert på selskapets eksisterende servere, og programvare installert på hver enkelt bærbare pc. Infrastrukturen kom raskt på plass.

Men for å få tilgang trenger man en oppkobling, og her er det ymse varianter på markedet. Mange bruker mobiltelefonen, men overføringen er ofte en uutholdelig suppe. Det går tregt. Raskeste alternativ er å finne trådløse soner. Mange bensinstasjoner, flyplasser, hoteller og bedrifter har slike nettverk. Farten er upåklagelig, men tilgjengeligheten er begrenset.

Siste skudd på stammen er 3G-kort, som med gode forhold gir overføringer på rundt 350 kilobit i sekundet, omtrent fem ganger raskere enn en standard isdn-linje. 3G-nettet er tilgjengelig i de fleste norske byer og store tettsteder. Kortet finner automatisk raskeste oppkobling, og har mobilformatene GPRS og GSM innebygd hvis du befinner deg utenfor 3G-land. Mange kort kommer også med trådløst WLAN-nettverk. Både Netcom og Telenor har lansert kortet. Netcom kaller det Trådløs bedrift. Telenor kaller det Mobilt Kontor. I realiteten er kortet fra samme leverandør, og det beste av alt er at det virker. Rectus har valgt Telenor sin løsning.

- Jeg er generelt negativ til produkter som it-folk prøver å selger til meg, men jeg ble overrasket over Mobilt Kontor. Selv jeg fikk det til å spille med en eneste gang, og hurtigheten er helt rå. Det føles som bredbånd, sier Finne.

Jan Otto Finne er online fra bilen og oppdaterer CRM-systemet umiddelbart etter et møte, og kan laste ned korrekt informasjon før et kundemøte. Om ikke lenge vil 3G-telefonene nå et stort marked, og de fleste vil få rask mobil tilgang.

Mystikk

Mobilitet er fremdeles et fremmedord. Mystikk skaper fordommer, og mange tror mobilitet er forbeholdt store selskaper med like stor pondus. Faktum er at de store selskapene har brukt mobile løsninger i en årrekke, og legger om systemene fortløpende. Nå er det små og mellomstore bedrifter. Fordelen er at de går til et velprøvd system. Mange har allerede satt mobilitet på dagsorden, og inngangsbilletten er ikke like høy som før.

-- Mobilt kontor, terminalservere og VPN har nærmest eksplodert i løpet av det siste året. Det er i SMB-markedet det skjer. I den senere tid har vi begynt å nesten utelukkende jobbet med dette markedet. Systemene er enkle å sette opp og håndtere. Kundene klarer ofte å drifte systemene selv, sier Dag Audun Fiskvik, daglig leder i Brikken AS.

Brikken har satt opp systemet til Rectus, og har lang erfaring med mindre bedrifter. Små bedrifter er ekstremt fokusert på salg, og effektiv på drift. Ekstra kostnader er nærmest uaktuelt hvis man ikke får noe igjen i form økt effektivitet og funksjonalitet. Mange har sett seg lei på tomme løfter og store ord om it-produkter. Alt tyder imidlertid på at bransjen har lært. Både bransjen og markedet er mer modent enn før. Har man en Microsoft-løsning både på server og laptop er det mulig å få til enkel fjernaksess med eksisterende utstyr. Ønsker man bedre sikkerhet og funksjonalitet kan det være lurt å gå for kombinasjonsløsninger. Man må også ta et valg om man ønsker et system som virker raskt uansett tilgangsform. Hvis du skal ha direkte tilgang til databasen kreves det en viss hastighet på overføringen. Om du baserer deg på en løsning hvor man kun overfører skjermbilder kan du jobbe effektivt med tregere overføringshastigheter. Uansett gjelder det å finne en samarbeidspartner som kan faget, og som ditt selskap kan vokse sammen med.

-- For andre programmer enn epost bør ha en ekte terminalserver, og det kan være en fordel med en tynn klient for at hastigheten skal være god nok. Overfører man tyngre ting enn skjermbilder over linja kan det gå det tregt, sier Fiskvik i Brikken AS.

Vil du noe?

Move Systems jobber med kunder i alle størrelser og kategorier. De mener forberedelser er den viktigste faktoren for å spare penger. Hva slags system man velger er helt avhengig av hva slags selskap det er snakk om, og hvordan de ansatte trenger å bruke systemet.

-- Svaret på fjernaksess er verken VPN, Microsoft, Citrix eller tynne klienter, men den rette kombinasjonen av produkter som passer for hvert enkelt selskap. Dette er særlig viktig i SMB-markedet, sier Jan Kristian Karlsen i Move.

Selskapet har lang erfaring med å beregne besparinger. Metoden går ut på å kartlegge et selskaps struktur og arbeidsform.

-- Penger er noe av det viktigste for SMB-markedet. Da

man foreta målinger slik at man vet at man tjener penger før man tar beslutningen, sier Karlsen. -- Mobilitet handler om en lang rekke teknologier, mentaliteter og metoder. Mobilitet er like mye lederens innstilling, som VPN og tynne klienter. Det handler også om trivialiteter som størrelsen på din bærbare pc og batteriets levetid.

-- Man må få på seg joggeskoene. Vil man noe? Hvem i selskapet bør være mobile, og hvem bør være stasjonære? Det kan være ekstremt mye å hente i mobilitet, og det er en vinn-vinn-situasjon om man har gjort et bra forarbeid, mener Karlsen.

Move spår at mange selskaper vil brenne seg på mobilitet nettopp fordi de kaster seg på det første og beste tilbudet. Hvis en investering i teknologi skal bli lønnsom bør man ta høyde for at den skal vare noen år, og ikke bli et lappeteppe av produkter som ikke fungerer optimalt sammen.

-- God mobilitet fører til bedre effektivitet. Å lykkes er lønnsomt, men en dårlig og billig jobb er vanskelig å endre undervei, og kan bli dyrt. I hvert fall om ikke mobilitet er tilstrekkelig forankret i ledelsen, mener Jan Kristian Karlsen i Move.