Om å skynde seg langsomt

"Sosiale media" er ny vin i flunkende ny flaske, et nytt begrep for en velkjent problemstilling – samhandling mellom mange individer i sann tid.

Opprinnelig ble det kalt gruppevare. Forløperen, Lotus Notes, kom allerede på 80-tallet, men først nå med Facebook, er det blitt fart i sakene.

Spørsmålet er: Kan sosiale media gjøre nytte for seg internt i store organisasjoner?

Nøkkelordet er her "nytte". Facebook er mest for moro å regne for dem som deltar, i grensesnittet mellom yrkesliv og privatliv. Intern samhandling skal ha målsetninger som har med arbeidet å gjøre og som også organisasjonen har gevinster av: Dele informasjon, forvalte kunnskaper, øke produktiviteten, lettere finne intern ekspertise. Istedenfor å dele bilder med hverandre, få jobben gjort.

Gartner har laget en catchy forkortelse, 3CS: Communication, Collaboration, Content pluss Social.

Svaret på spørsmålet er tja. Gartner intervjuet 29 nøkkelbrukere i 20 organisasjoner som har tatt i bruk interne samhandlingsløsninger av typen blogg, wiki, delt samarbeidsarena, toveis intranett og lignende. Intervjuene ble gjort i slutten av fjoråret.

Det ble gjennomført en tilsvarende undersøkelse tre år tidligere. Forskjellen er ikke stor, de fleste organisasjoner føler at de fortsatt er i begynnerfasen. Det er riktig å si at intern, it-basert samhandling er tøffere enn man tror. Her er en del ting forskerne har funnet:

Det er ikke vanskelig å finne leverandører som hevder at de har kunder som er kommet langt. Men de som er intervjuet er misfornøyd, de mener at fremdriften går altfor sakte, i rykk og napp. Det er ikke nok å sette opp en Facebook-aktig løsning på intranettet. Det tar tid å endre arbeidsvaner.

Ledelsen i noen store organisasjoner virker mer interessert nå enn i 2008, mange av dem tror at samhandling fremmer produktiviteten og skaper konkurransefordeler. Ledere i globale organisasjoner er særlig ivrige. Men de har ikke tålmodighet til å vente ut den nødvendige modningen, de vil ha resultater raskt.

Det er ikke nok at it-avdelingen er villig og kyndig. Hvis brukeravdelingene ikke tar på seg eierskap, kommer man ingen vei. Men it må være bemannet for å gi støtte og veiledning i lang tid fremover. Uten det dør saken hen eller degenererer til enkle, Facebook-type aktivitetsstrømmer.

Den lange, men trygge veien til suksess går gjennom individer. Først må de vinnes, en for en, gjennom at de får noen av sine behov dekket – bare deretter er tiden kommet for å tenke på organisasjonens ve og vel. En film for noen år siden het Bowling Alone. Den tittelen beskriver godt innfallsvinkelen.

At bare unge medarbeidere forventer seg å finne slike løsninger på sitt arbeidssted, ser ut til å være en myte. Noen av de intervjuede sier at alle vil ha noe som ligner på Facebook.

Leverandørene skuffer stort. Produktene er ikke gode nok, markedet ikke modent nok, sier mange som er blitt intervjuet. Manglende sikkerhet og personvern er to stikkord her. Mange organisasjoner har valgt å kombinere Microsofts Sharepoint med sosiale media som Yammer eller Jive. De fleste forventer at IBM og Microsoft vil spille ledende roller.

Sist men ikke minst: Det dummeste man gjør er å outsource problemstillingen til en leverandør. Outsourcing er velegnet der det finns flere likeverdige hyllevare-produkter å velge mellom. Undersøkelsen viser tydelig at utfordringene ikke ligger rundt teknologi, men (som alltid) i tilfredsstillende funksjonalitet, god organisering, bredt eierskap, langsiktig opplæring og støtte. Mener man alvor, dreier saken seg om langsomt å venne medarbeiderne til nye, mer effektive arbeidsprosesser.