Polititanic

Strømmen av informasjon som 22. juli-rapporten har utløst om hvordan det står til med ikt i politiet forbauser ingen som har fulgt med i timen. Det er konsekvensene som sjokkerer. Men det inneholder dyrekjøpt læring for mange store organisasjoner, ikke bare for politiet selv. Jeg har bitt meg merke i ett element blant alt det som raste forbi.

I forbindelse med anskaffelse av en sambandsløsning for etaten ble det sagt at politidirektør Killengreen valgte den billigste løsningen, og den funket ikke da krisen var der. Det tyder på at anskaffelsene ikke var relatert til gevinster. Hvis ledelsen tror at alternativene er likeverdige, det vil si at gevinstene er de samme for alle alternativer, er det naturlig å velge den billigste løsningen. Så store etater som politiet er styrt av budsjetter; strategi kommer i annen rekke.

Pris uten kontekst er uten verdi. Kostnader skal alltid sammenholdes med gevinster, det er gammel skolelærdom. Det kan tenkes at beslutningsfatterne ble vist en komplett analyse av alternativene med sine kostnader og gevinster, og at de ville velge den enkleste og billigste løsningen. Dette er et kompetanseproblem.

Var det slik at de som fikk ansvar for å utføre analysene ikke klarte å levendegjøre og argumentere for gevinstene i de ulike alternativer? Kanskje var ikke kravene krystallklare heller, det er slett ikke usannsynlig. Eller så oppfatter ledelsen ikt bare som kostnader, og de skal som kjent minimaliseres.

Gevinster (eller forretningsverdi) er stikkordet her. De stopper ikke ved kostnadsreduksjoner. De inkluderer bidrag til å gjennomføre valgt strategi, de kan redusere risiko og beskytte viktige verdier. Disse begrepene er generiske, de gjelder for alle organisasjoner, men i uttalt grad gjelder de for slike som politiet og Forsvaret.

Ordet gevinster ligger godt i munnen, men de er ikke lette å ha med å gjøre. De skal nemlig ikke bare loves i forkant, de skal realiseres, høstes i etterkant. Og det er ikke nok å si at yess, dét har vi fikset, det skal bevises gjennom målinger. Det er ikke IKT-avdelingen som skal stå for høstingen, ihvertfall ikke alene. Avdelingene som utfører den daglige virksomheten skal bære hovedansvaret.

Politiet er ikke den eneste som sliter med gevinstrealisering i kjølvannet av ikt-prosjekter.

Gartner har i flere år intervjuet it-direktører i alle verdensdeler om saken.

Sammenholdt med en "modenhetstrapp" som består av fem trinn, ligger de fleste organisasjoner fortsatt mellom trinn 2 og 3. Trinn 1 heter "kaos": Prosjektet blir gjennomført og resultatene blir "kastet over gjerdet" til brukerne. Ferdig med dét, slit det med helsa.

På trinn 2 overlater man til dem som hadde ansvaret for prosjektet å vurdere oppnådde resultater, som å la bukken passe havresekken. Analysen begrenser seg vanligvis til kostnader. Først på trinn 3 blir det gjennomført en rimelig uhildet analyse. Og når trinn 4 er nådd, blir det overordnede ansvaret for å realisere de utlovede resultatene ("accountability") entydig plassert.

Når et prosjekt blir besluttet, blir det vanligvis lovet gevinster i form av et "business case" og andre konkrete beskrivelser. Å måle om resultatene står i forhold til løftene er krevende fordi de ytre og indre betingelser vanligvis forandrer seg mens prosjektet pågår og i tiden etterpå. Det gir ikke mening å vurdere resultatene straks prosjektet er avsluttet.

Den kraftigste og mest omdiskuterte måten for å sikre at de utlovede gevinster blir realisert, er å bake dem inn i budsjetter, antall ansatte, målekort og lignende. "Show me the money": Lover du å redusere antall hoder med 50, tar vi deg på ordet.

Det skal sterke never til å tvinge så forpliktende avtaler på ledere som vil argumentere med at de ikke kan ta ansvar for hva andre i organisasjonen gjør og ikke gjør. Hvis det lar seg gjennomføre, er organisasjonen på trinn 4 når det gjelder modenhet.

En gruppe eller en organisasjon har sin innvante måte å oppfatte sine omgivelser på – deres kultur. Gevinstrealisering er et typisk kulturelt tema, langt utover ikt. Og kultur spiser som kjent strategi til frokost. I mange organisasjoner er det å peke på noen som ikke "har gjort jobben sin" tabu. Sånt gjør man bare ikke.

Næringslivet og offentlig sektor er på vei til å bli fulldigitalisert og dermed helt ikt-avhengige. Jo lengre digitaliseringen er kommet desto viktigere blir det å få grep på gevinstrealisering. For det nye politiet vil den være en strategisk kompetanse.