Smaker det, så koster det

"Bruker vi ikke altfor mye på it?" vil direktører gjerne vite. For de fleste av dem er it fortsatt en del av bedriftens administrative kostnader. Og ryggmargsrefleksen er: Få kostnadene ned!

Men it er ikke kostnader. Det er bedre å sammenligne det med forskning og utvikling. Begge er investeringer i fremtiden, i langsiktig overlevelse. Lar vi være å spandere penger i ett år, blir regnskapsresultatene bedre det året. Å la være å sette i gang et forskningsprosjekt kan spare millioner og redusere risikoen for en fiasko. Men på lengre sikt kan slike besparelser bli skjebnesvangre. Derfor er det viktig å se på it som investeringer, ikke kostnader. Forskjellen er at kostnader belastes regnskapet det året de inntreffer og man er ferdig med dem, mens en investering (for eksempel i et nytt logistikksystem eller et datavarehus) avskrives over et antall år. It bør betraktes regnskapsmessig som aktiva, på lik linje med produksjonsutstyr. Meget få bedrifter forstår og praktiserer dette. De fleste bruker for liten innsats til å holde orden på sine etter hvert ganske betydelige it-aktiva. De nøyer seg med det enkle, å føre kostnader. At it-investeringer er kumulative, det vil si at de uvegerlig vil føre med seg følgekostnader mange år fremover, hopper de bukk over.

Hvordan kan vi avgjøre om bedriften spanderer altfor mye eller altfor lite på it? Det enkle svaret er å sammenligne seg med andre bedrifter i bransjen. Gartner bidrar med nøkkeltall for it-kostnader som andel av omsetningen og driftskostnadene i ulike bransjer i et gitt kalenderår. Ferske tall ble presentert i begynnelsen av året, og de viser hva over 2.200 bedrifter over hele verden har svart. I og for seg imponerende at de i det hele tatt klarte å oppgi et tall. Min erfaring er at de færreste bedrifter eller etater vet hvor mye de bruker på it fordi it-poster er spredd over hele regnskapet. Det tar dagsverk eller ukeverk å plukke sammen pålitelige tall, og summen er som oftest flere ganger større enn hva man hadde trodd. Bedriftene kan med letthet lese ut av regnskapet ett tall, nemlig it-budsjettet, men det inneholder under halvparten av totalen. Både de fulle lønnskostnadene og lokale anskaffelser pleier å mangle fordi de posteres andre steder.

OK, hva forteller Gartner-tallene? På toppen troner statsforvaltningen som i snitt bruker 8,3 prosent av driftskostnadene på it. Bank og finans bruker 7,4 prosent. Media, underholdning 6,3 prosent, profesjonelle tjenesteytere 4,8 prosent. Så kommer utdannelsesinstitusjoner med 4,6 prosent og telekommunikasjon med 4,2 prosent. Og så videre helt ned til 1 prosent i mange bransjer. Gjennomsnittet for hele materialet er 4,1 prosent. Før finanskrisen lå andelen på nærmere 6 prosent.

Tilbake til nøkkelspørsmålet: Kan vi bruke tallet til å avgjøre om kostnadsnivået er riktig? Det kan vi ikke. Nøkkeltallet alene er så grovt at det forteller nesten ingenting. Det forteller ingenting om vår it-status: Står vi foran en modernisering eller har vi nylig oppdatert vår utstyrspark og våre systemer? Er brukerne fornøyd med it-støtten? Tallet forteller heller ingenting om våre ambisjoner: Ønsker vi å ligge på nivå med de beste i bransjen? Vil vi spille en sentral rolle i e-handel? Har vi planer utover å utnytte it til kostnadskontroll? Tallet i seg selv kan ikke brukes til annet enn å avgjøre om vi skulle være fullstendig ute av kurs. En slags "sanity check": Bruker bransjen typisk 2,5 prosent og vi 0,5 eller 5, er det grunn til å se på saken.

Det er ikke vanskelig å redusere it-kostnadene. Det skal ikke mer til enn å la være å kjøpe noe nytt og ellers yte slett service til brukerne og kundene. På kort sikt vil da kostnadene dale. Vel å merke bare de kostnader som kategoriseres som it. Andre kostnader, først og fremst rekrutterings- og overtidskostnader, kommer til å stige. Antagelig vil også omsetningen dale, og da er vi like langt. For å motvirke en så enøyd betraktning, kan vi bruke andre Gartner nøkkeltall, for eksempel it-kostnader pr. solgt enhet eller pr. bruker i relasjon til driftsbudsjettet. Disse andre tall setter it-kostnadene i kontekst, de viser hva som ellers skjer i bedriften. Det er helt naturlig at it-kostnadene påvirkes hvis bedriften har lagt om sine produksjons- eller distribusjonsmetoder eller antallet ansatte har økt kraftig.

Under alle omstendigheter er den viktigste sammenligning ikke med andre bedrifter i bransjen, men med oss selv bakover i tiden. Er vi blitt flinkere? Virker de tiltak som vi setter inn? I forhold til konkurrentene er det best å studere deres strategi som også er mye enklere å få tak i.