Mye sløsing, lite kontroll

Mener du at skrivere er kjedelige og de utgjør den minst spennende delen av teknologiuniverset du omgis av, bør du tenke over følgende: I mange virksomheter er skriverne den siste skansen for teknologi-anarki – diverse sjefer har kule blekkskrivere «fordi de har konfidensielle utskrifter», store A3-maskiner står her og der «fordi vi av og til trenger å lage brosjyrer», multifunksjonsmaskiner er plassert på annethvert hjørne «fordi vi ofte trenger å skanne», og så videre.

Vet du hva utskrift koster virksomheten din? De fleste it-folk vet det ikke, og mange bryr seg heller ikke om det, fordi kostnadene ikke tas over it-avdelingens budsjett. Noen ønsker å være miljøbevisste, andre ser relativt store kostnadsbesparelser ved å skrive ut mindre, og dobbeltsidig når det er mulig. Det går an å bruke mindre toner på mindre viktige dokumenter og kladder, og skrive ut i svart-hvitt når farger ikke er nødvendig.

Dersom virksomheten lar brukerne bestemme hvilke skrivere som skal anskaffes, blir resultatet neppe optimalt for virksomheten. Hvilke typer skrivere du skal anskaffe, hvilke oppgaver de skal håndtere, hvordan løsningen skal utformes, hvordan sikkerheten skal håndteres og administrasjon utføres bør være resultat av en bevisst strategi.

Jobben først

Dersom virksomhetens behov blir tatt hensyn til med forrang for hva den enkelte har lyst på, kan det godt være en del å spare. Ikke bare direkte kostnader, men på mindre plunder og heft for en it-avdeling som har kontroll sentralt i stedet for å måtte løpe rundt til enkeltbrukere og bistå ved skriverproblemer.

Vel er papir en gammeldags måte å lagre informasjon og data på. Papir er tungt å bære, og det må bestilles og lagres. Når det først er blitt til dokumenter er det tungvint å lagre og arkivere og tilsvarende omstendelig å finne frem i. Ikke er det særlig miljøvennlig å bruke heller. Ifølge Lexmark består 80 prosent av «CO2-avtrykket» til en skriver gjennom dens livsløp av papirforbruket. Seks prosent er toner, åtte prosent er energi. Transport utgjør vesle 0,4 prosent, mens produksjonen står for resten.

Men det papirløse kontor er for lengst en svunnen drøm. Ja, antall utskrifter går kanskje ned her og der, men uansett hvordan du vrir og vrenger på det, så har papirdokumentet mening, men også mål. Og «mål» er et stikkord. Alle skriverleverandørene hevder det samme: Skriv ut mindre. Og medisinen er å skrive ut smartere.

Lexmark igjen: Det er mest å spare på å forbedre arbeidsrutiner først, deretter å redusere utskriftsvolum. Ytterligere besparelser kan ligge i endringer av infrastrukturen og forenkling av prosesser og rutiner for håndtering av rekvisita og vedlikehold. Vi har snakket med konkurrentene, og de er slett ikke uenige.

Ingen strategi

De færreste virksomheter har noen utskriftsstrategi. Skriverleverandørene kan fortelle at det ikke er uvanlig å finne opptil 200 varianter av skrivere og drivere i norske virksomheter. Det sier seg selv at dette må koste tid og penger. Ifølge Canon viser kostnadene seg mest på helpdesk, hvis virksomheten har det. De har opplevd gang på gang at det etter innføring av bedre utskriftshåndtering og enhetlige drivere, så avtar eller forsvinner behovet for brukerstøtte.

For å legge en plan over hvordan utskrift skal håndteres best mulig i en virksomhet, er det ikke bare greit, men viktig å få oversikt over hvordan organisasjonen jobber i forhold til utskrift. Og ikke minst få en oversikt over hva som skrives ut og hvor og på hvilket utstyr det gjøres. Se lenger bak i artikkelen om hvilke A3-«sjokk» enkelte har fått.

Utskrifter må ikke nødvendigvis ut på papir. Det kan godt være at utskrift fra en gitt applikasjon eller etter andre regler blir sendt til for eksempel ERP-system eller til arkivering i PDF-format. Canon trekker frem fordelen ved å kunne sende oppdrag til trykkeri ved å skrive ut som til en skriver, men hvor alle nødvendige parametere som ordreinformasjon, adresse og fakturadetaljer følger med.

Alle leverandørene har programvareløsninger og kan bistå med å knytte utskrift opp mot andre systemer. Mister de inntekter på toner og bokser, må de ta det igjen i konsulenttimer. Men det er både grønnere og billigere enn å fortsette å skrive ut i hytt og vær.