Tjener på skrivertjenester

Markedet for skrivertjenester, eller managed print services (MPS) har de siste årene vokst raskt.

Det som tidligere var en måte å skille seg ut i markedet på er nå blitt nødvendig for alle aktører som konkurrerer om andelene i kontormarkedet, der skrivertjenester er et av få lønnsomme områder.

Argumentene for å ta i bruk managed print services er mange. Blant fordelene er at tjenestene kutter kostnader for både store og små selskaper og frigir tid for de ansatte.

Bedrifter slipper å bruke tid på rette feil og fylle opp med tonere, og med en tjenesteavtale kan de ansatte papir- og fargebruk, antall unødige utskrifter reduseres, samtidig som det gir økt sikkerhet og flere miljøgevinster.

Kjøper færre skrivere

Et av aktørene som har kommet lengst innen managed print services i Norge er X-Partner Møre, som i 2012 ble sertifisert som fullverdig MPS-leverandør hos Xerox.

Selskapet har jobbet med skrivere og dokumenter siden åttitallet, og er i dag en viktig leverandør av dokumenttjenester, utskriftsløsninger og tilhørende teknisk service på Nordvestlandet.

Bjarte Skuseth, daglig leder i X-Partner Møre, forteller at managed print services har fått en sentral rolle i selskapets dokumentstrategi. Tendensen i skrivermarkedet er klar. Bedriftene ønsker å redusere antall enheter og kjøper totalt færre og færre skrivere.

– Bedriftene har for mange enheter og betaler for mye for printtjenester i gjennomsnitt. I tillegg bruker de alt for mye tid på internsupport, tonere, brukere, venting, feil på printere og så videre, sier Skuseth.

– Spesielt i større organisasjoner er det mange som ikke har god nok struktur, og de færreste drømmer om å ta tak i dette.

Smartere løsninger

En annen trend er at bedriftene bruker kopimaskinen mye mye mindre enn før, men bruker skanneren mye mer.

– De etterspør derfor smarte løsninger for å spare tid, og disse er gjerne knyttet opp mot tolkning, erp, arkiv, lagringsinstanser og så videre. Når du skanner så mye som noen bedrifter gjør, er gjenfinning av dokumenter kritisk, sier Skuseth.

Skrivermarkedet har samtidig i økende grad gått mot multifunksjonsmaskiner i både A3- og A4-segmentene. En av årsakene er et voldsomt prisfall.

– Prisene faller. A3-markedet har økt ganske mye, og det har sammenheng med at mange A4-skrivere byttes ut med A3 fordi toner til A4-skrivere er så dyrt.

Ikke minst har farge blitt mye rimeligere og mer utbredt

– Det er ingen som selger sort-hvitt-enheter lenger. Hvis du tar en A3 multifunksjonsmaskin kostet det for ti år siden 1,50 kroner å ta fargekopi, nå er prisen mellom 30 og 40 øre i gjennomsnitt. Vi kommuniserer i farge på pc, og det ønsker folk å gjøre på papir også, sier Skuseth.

Vinn-vinn

X-Partner Møre har derfor jobbet målrettet for å få på plass en omfattende strategi for managed print services.

– Det blir mye rådgivning og veiledning. Vi merker at responsen er veldig positiv. Det er dette bedriftene vil ha, det er veldig få it-avdelinger som har lyst til å jobbe med print. Budskapet om at de kan spare penger og avlaste sine nøkkelpersoner, i tillegg til å få bedre produkter og tjenester, tas veldig godt i mot.

Managed print services-avtalene selskapet håndterer i dag gir ifølge Skuseth en gjennomsnittlig innsparing på rundt 30 prosent på direkte og indirekte kostnader.

– Litt spøkefullt sier vi at når det er i drift skal det være helt bekymringsfritt for kundene, men ikke helt bekymringsfritt for oss. Men vi tjener jo selvfølgelig penger på det, sier han.

Bygger serviceavdeling

Xerox-partneren har de siste årene jobbet med å bygge opp og utstyre en egen serviceavdeling, som i dag består av åtte personer blant selskapets totalt 14 ansatte.

En viktig del av denne strategien kom på plass i 2010 da X-Partner Møre kjøpte opp Laserservice i Ålesund, en servicebedrift som har spesialisert seg på A4-løsninger.

- Oppkjøpet tilførte oss unik kompetanse og innsikt og nøkkelpersoner som har lært opp vårt tekniske team, sier Skuseth.

I januar i år kjøpte X-Partner Møre opp Tynes Consult, også basert i Ålesund for å utvide tjenestetilbudet med løsninger for fakturaflyt, økonomistyring og webarkiv.

– Tynes Consult gir oss påfyll på kompetanse innen løsninger som håndtering av efaktura, og har styrket båndene våre til Compello. Vi har også utvidet kompetansen og satser tungt på rekvisita, spesialmedia og toner.

For å kunne betjene kunder som ikke har tilhold på Møre, har selskapet også samarbeidsavtaler med andre lokale Xerox-partnere utenfor og innenfor landets grenser.

Mer kompetanse

Flere tjenesteavtaler innebærer også økt mersalg i form av andre løsninger som kan knyttes inn mot skriverparken.

– Det er veldig mange komplementære produkter både når det gjelder software og maskinvare, og vi kan trekke inn ulike konsepter og løsninger i en utvidet drifts- eller managed print services-løsning. Noen eksempler er fakturaløsninger, smartskanning integrert mot Sharepoint, eller vi kan bygge et arkiv for kundene, sier Skuseth.

Nye produktområder har imidlertid også gjort det nødvendig med en oppfrisking av kompetansen. Som del av Xerox-sertifiseringen har de salgs- og serviceansatte vært gjennom både eksterne kursing og intern opplæring i forbindelse med de to oppkjøpene.

– For oss var oppkjøpet av Tynes Consult siste brikken for å få managed print services-strategien på plass, sier han.

– Med de to selskapene har vi fått flere nye personer i backoffice-teamet vårt. Det er en kjempemulighet for oss til å vinne flere kunder og fortsette veksten, sier Skuseth.

Fire faser

X-Partner Møres managed print services-strategi omfatter både leasing/kjøp, installasjon og oppgradering av programvare, brukersupport, overvåking og kontroll, vedlikehold og service, reparasjoner og utskiftning av materiell som toner.

Leveringen skjer i fire faser. Selskapet går først inn og analyserer kundens behov, med en kostnadsrapport over skrivere, flerfunksjons- og produksjonsmaskiner, uavhengig av merke og modell.

Selskapet utformer så en en implementeringsplan der bruksmønster, antall og type skrivere tilpasses faktisk behov. Løsningen implementeres så i samarbeid med kunden, og i driftsfasen overtar X-Partner administrasjonen av skriverne gjennom outsourcing og fjernadministrasjon.

– Det innebærer at alle printrelaterte enheter overvåkes og administreres av én aktør, og kunden får da ett kontaktpunkt på absolutt alt. Det er den optimale situasjonen vi ønsker å gi kunden, sier Skuseth.

– Kan håndtere alle

Ifølge Xerox Norge tilbyr seks av selskapets 15 partnere nå mer eller mindre like omfattende MPS-avtaler som X-Partner Møre.

Bjarte Skuseth mener den største fordelen med å samarbeide med Xerox er at selskapets løsninger og administrasjonsverktøy kan håndtere alle merker, mens de fleste andre aktørene bare kan håndtere sine egne løsninger.

– Er man avhengig av bare én leverandør oppnår man kanskje ikke de helt den store besparelsene. Vi kan håndtere partnere uansett hva slags utstyr de har, og det er en vesentlig styrke, sier han.

Skuseth mener dette er en av årsakene til at Xerox av Gartner i fjor ble utnevnt som den globale lederen av markedet for skrivertjenester.

– De er godt hode foran de andre aktørene, sier han.

– Tilbake til gamle høyder

Xerox oppfant den moderne kopimaskinen, og forbindes av mange gjerne først og fremst med kopimaskiner.

Selskapets omsetningsgrunnlag har imidlertid endret seg kraftig de siste årene, og managed print services, som selskapet kaller Xerox Print Services (XPS) kaller utgjør en stadig større andel av selskapets totalomsetning.

I 2009 kjøpte Xerox opp Affiliated Computer Services (ACS), et av verdens største selskaper innen outsourcing av forretningsprosesser, med en prislapp på 6,4 milliarder dollar. Kjøpet kom et år etter at HP kjøpte Electronic Data Systems (EDS), en av ACS' største konkurrenter.

Skuseth tror ikke nødvendigvis Xerox' historie som kopimaskinleverandør er til hinder for selskapet.

– Xerox har et sterkt merkenavn, men de har en nullstrategi på markedsføring. Det er ganske få i dag har noe forhold til merkenavnet og vet om Xerox' historie med datamusen, ikonene og sånne ting, sier han.

– Vi opplever at Xerox er på vei tilbake til gamle høyder, de har en helhetstankegang rundt dokumenthåndtering. Det lover ikke godt for konkurrentene.

Økende tjenesteandel

Satsingen har gitt resultater. I fjor sto tjenester for rundt ti prosent av omsetningen til X-Partner Møre, og prosentandelen er økende.

X-Partner Møre administrerer i dag rundt 1 500 skrivere og kontormaskiner og rundt 40 digitale trykkerimaskiner. Til sammen har de rundt ti større managed print services-avtaler med private bedrifter og kommuner, hovedsaklig innenfor møbelproduksjon, fiskeeksport og maritim bransje.

Siden nyttår har selskapet inngått fire-fem nye avtaler. Blant de nye kundene er en stor lokal produksjonsbedrift på Sunnmøre som omfatter en skriverpark på 40 enheter. En annen er et stort internasjonalt selskap som omfatter rundt 100 enheter i Norge, Sverige, Danmark og Finland.

Selskapet er også i analyse- og designfasen med 25 til 30 store og mellomstore selskaper og offentlige etater, og regner med å øke med fem til ti selskaper hvert kvartal fremover.

– I første omgang har vi konsentrert oss om de store og mellomstore bedriftene, der behovet er størst. Gevinsten blir større jo større bedriften er. Men på sikt er målet å få alle kundene våre inn på managed print services, sier han.

Forventer vekst

Ifølge Bjarte Skuseth mer enn kompenserer omleggingen til tjenestebasert drift derfor for de siste årenes prisfall i markedet for skrivere, toner og teknisk service.

Bare i år forventer selskapet at tjenestestrategien vil gi en omsetningsvekst på rundt ti prosent fra fjorårets rundt 30 millioner kroner, med et resultat på over en million kroner.

– Markedet ser mye bedre ut nå enn for fem-ti år siden, både for oss som selskap og i markedet generelt, sier Skuseth.

– Vi ser veldig optimistisk på veksten fremover, og tror at veksten kan være så mye som 15 prosent fra i fjor. Etterhvert ser vi også for oss at dette vil skape flere arbeidsplasser.

Han utelukker heller ikke flere oppkjøp i fremtiden.

– Det kan godt hende. Men med våre 14 ansatte og oppkjøpene vi har gjort har vi store forutsetninger for vekst både innen tjenester, tonere og maskiner.