Prosjekter i offentlig sektor feiler oftere

It-prosjekter i privat sektor lykkes oftere enn i offentlig sektor. I privat sektor er man flinkere til å tenke helhet, og bedre på å fokusere på kost-nytte siden når prosjektene defineres.
Tonje Sandberg har sett it-prosjekter feiles og lykkes gjennom 12 år i konsulentfirmaet Accenture. Hun har vært innom de fleste bransjer i privat og offentlig sektor. I dag er hun partner i Accenture.

Noen ganger har hun vært på sidelinjen og observert prosjekter med stor urealisme både i budsjett og målsettinger. Utenforstående ser at dette må gå galt, men kunden er ikke villig til å se problemene i øynene før de sitter solid i grøftekanten, med et prosjekt som ikke lar seg ferdigstille, eller en regning som ble dobbelt så stor som opprinnelig budsjett.

-- Det er å finne den rette balansen mellom innhold, budsjett og tidsplan som er selve nøkkelen og grunnlaget for å klare å få til et godt prosjekt. Mange er flinke til å definere en budsjettramme, kanskje også sette knappe tidsfrister, men de bruker mindre tid og ressurser på å beskrive hva de egentlig vil oppnå med prosjektet, hva er innholdet, og ikke minst gjøre det på en slik måte at det er anvendelig i prosjektstyringssammenheng.

Urealisme

-- Jeg syns vi ofte ser at når prosjekter feiler har det vært veldig mye urealisme i prosjektbeskrivelse på hva man skal klare å oppnå med det gitte prosjektet.

-- Når vi har kunder som lytter godt og tar seg tid nok til å gjøre et grundig arbeid, før selve prosjektet starter, så er gjennomføringsmuligheten med tanke på avsatt tid og penger langt større.

Tonje Sandberg advarer mot en bruk av ferdigstillelse som en slags prosentandel av hele prosjektet.

-- Jeg har sett mange nok prosjekter som liksom er 80 prosent ferdig, og aldri kommer lenger heller. Det er en mye bedre metode å definere delprosjekter som en kan ferdigstille. Eksempelvis at man er ferdig med design, mens arkitektur med videre gjenstår, sier Sandberg.

Hun legger også til at et vesentlig moment i prosjektarbeidet må være risikoanalyser, og at man i forkant må sikre seg med gode punkter om nettopp risikohåndtering i avtalene som gjøres med leverandørene.

-- Og så må vi bli flinkere til å si stopp på et tidligere tidspunkt. Altfor mange lukker øynene og håper at ting skal løse seg likevel, selv om signalene på et tidlig tidspunkt tilsier at man absolutt bør stoppe opp, og vurdere om prosjektet må kanselleres eller omdefineres kraftig.

Kjepphest

Organisasjonen, og menneskesiden av prosjektet må få mer tid og penger, enn det som er tilfelle i de fleste prosjekter i dag.

-- Organisasjonen og menneskene som skal bruke det nye eller forbedrede verktøyet må være med i prosessen og være forberedt på det som kommer. Her syndes det mye fremdeles mener Sandberg.

Hun mener i prosjekter at en bør nærme seg en 60-40 deling mellom den rene it-siden av prosjektet, og arbeidet med organisasjonen og menneskene rundt prosjektet.

-- Altfor mange prosjekter har eksempelvis en 10-90 fordeling, der it-biten får nesten hele potten av budsjettet. Slike prosjekter får nesten uten unntak problemer både under gjennomføringen, men også når de nye systemene eller løsningene skal i produksjon.

-- Vi ser at de selskaper og organisasjoner som er flinke til å tenke helhetlig prosjekt, og som ser at it bare er en del av prosjektet, har større sannsynlighet for å lykkes med sitt prosjekt. Vi ser også at de som har gjort det på denne måten en gang, gjentar metodene, fordi det ga suksess.

Sandberg peker også på betydningen av å lage business case av prosjektene. Altså ha klare formuleringer på hvordan prosjektet skal innebære nytte for den forretningsmessige siden av selskapet eller organisasjonen.

Forskjeller

Historiene er mange og lange om offentlige it-prosjekter som får problemer og/eller mislykkes. Historiene om de mislykkede it-prosjektene i privat sektor er langt færre.

-- Skyldes dette at det er lettere å avsløre prosjekter i offentlig sektor, mens de private får være i fred?

-- Det kan være noe av forklaringen, men jeg tror også dette handler om at det offentlige oftere har problemer og oftere får større problemer enn de vi ser i store it-prosjekter i privat sektor. For meg ser det ut til at noe av dette kan skyldes måten offentlig sektor er organisert på.

Sandberg legger til at hun vil være forsiktig med å mene for mye om dette, da det raskt er rene politiske spørsmål man setter på dagsorden.

-- I offentlig sektor har de ofte et større press på seg fra overordnede, de har et langt større budsjettpress, altså at prosjektet må være billigst mulig, og det er ikke så enkelt for dem å kjøpe inn hjelp i prosjekt og forberedelsesfasen av et prosjekt., sier Tonje Sandberg.

Mangler erfaring

De som blir satt til å definere, lede og gjennomføre store it-prosjekter i offentlig sektor har liten erfaring med akkurat det, og når rammene ikke tillater hjelp i forberedelsesfasen har de ansatte store oppgaver å løse.

-- I privat sektor er det lettere å få forståelse for at å kjøpe inn tjenester for å få hjelp i prosjektdefineringsfasen, opplever Tonje Sandberg.