TEST: Spar penger - ta regnskapet selv

Du kan bruke mye penger på konsulenter, men de fleste av oss kommer langt med de 15 programmene som vi har testet her.

Publisert Sist oppdatert

Det finnes knapt noen øvre grense for hvor mange penger du kan bruke på konsulentbistand for å skreddersy den perfekte økonomiløsningen for din virksomhet, men de fleste av oss kommer heldigvis langt med de programmene som vi har testet her. Prisene ligger fra under tusenlappen og opp til rundt 5 000 kroner.

Mange småbedrifter og enkeltmannsforetak har ikke egne personer som kun arbeider med økonomien i bedriften. De velger i stedet å kjøpe denne tjenesten fra en ekstern regnskapsfører. Ofte begrunner de denne løsningen med at de ikke har nok kompetanse til å føre regnskapet selv, eller at de ønsker å fokusere på det de kan best og skaffe inntekter til virksomheten.

Det er ingen heksekunst å føre regnskapet selv, og det er mange som er villige til å hjelpe deg i gang. Du kan gå på kurs, lese deg til kunnskapen, kjøpe bistand fra din tidligere regnskapsfører eller inngå en avtale om telefonsupport med leverandøren av regnskapsprogrammet ditt. De fleste leverandørene har tilbud som hjelper deg i gang, og det er ikke så dyrt å bruke dem heller. Så fremt du ikke arbeider overtid hver dag, bør du kunne finne tid til å sette deg ned med regnskapet et par ganger i måneden.

Dagens programmer har mange funksjoner som gjør det enkelt å bokføre bilag. Innebygget hjelp vil ofte gi deg informasjon om det feltet du befinner deg i, eller du kan slå opp for å finne f.eks. riktig konto, kunde, leverandør eller kode. En annen nyttig funksjon er bokføringsmaler. Disse kan du bruke for å automatisere bokføringen da de vil sørge for at riktig konto benyttes. Du kan f.eks. ha egne bokføringsmaler for telefonregninger og husleie slik at du slipper å huske hvilket kontonummer kostnadene skal bokføres på.

Ved å føre regnskapet selv får du en mye bedre innsikt i hvordan det står til med virksomheten din. Du kan på et tidligere tidspunkt justere kostnadene hvis de ikke står i samsvar med inntektene, eller øke investeringene hvis det er nødvendig for å få bedriften til å gå enda bedre.

Vedlikehold er viktig

Det koster ikke så mye å anskaffe programmene i denne testen, men det er som regel obligatorisk å tegne vedlikeholdsavtale. Dette er du nesten avhengig av dersom du har avgiftspliktig omsetning. Det er ikke alltid like enkelt å drive virksomhet når du ikke vet hvilke avgiftsregler politikerne bestemmer seg for i morgen. Vedlikeholdsavtalen sørger for at programmet ditt alltid kan oppdateres til en versjon som følger de gjeldende reglene.

Du vil som regel kunne laste ned oppdateringene via internett. Vedlikeholdsavtalen inkluderer ofte også brukerstøtte ved regnskapstekniske spørsmål, men du må kunne det grunnleggende selv. Fører du regnskap for en forening eller lignende uten avgiftspliktig virksomhet, kan du kanskje klare deg lenge uten oppdateringer.

Prøv før du kjøper

De fleste leverandørene i denne testen har demo-versjoner av programmene sine. Det betyr at du kan prøve dem i fred og ro før du foretar ditt eget valg. Trenger du hjelp i prøveperioden, kan du forsøke å kontakte leverandøren, men du har ingen brukerstøtteavtale å vise til. Du kan også rådspørre din eksisterende regnskapsfører eller revisor hvis du trenger hjelp. Det kan være en god idé å spørre andre i din bransje hvilket program de har valgt og hvor fornøyde de er med programmet og brukerstøtten.

Leverandørene kan i mange tilfeller tilby kurs eller annen opplæring. Dette er en god måte å komme i gang på da du ofte vil bli raskere produktiv enn ved å prøve og feile på egen hånd. De som har inngående kjennskap til programmet, kan også enkelt vise deg alle snarveiene og hjelpemidlene du har tilgjengelig. Bokhandleren din har også lærebøker som får deg i gang dersom du starter med blanke ark.

Rettet mot vanlige folk

Denne testen er rettet mot de som ikke arbeider med regnskap på heltid. Vi har vurdert hvor lett det er å komme i gang med bokføringen uten å grave seg for dypt ned i dokumentasjonen. Programmene har sine egne løsninger på hvordan bilagsregistreringen skal gjøres, og noen har flere alternative registreringsmåter.

Erfarne brukere har ofte kontoplanen i hodet, og de ønsker å utføre hele bilagsregistreringen ved hjelp av tastaturet og et grensesnitt for hurtigregistrering. I begynnelsen er det dog fint å få hjelp av noen veivisere dersom du er usikker.

Bilagene må organiseres i permer, og de må grupperes på hvilken avgiftsperiode de tilhører. I tillegg bør de bør de sorteres på bilagstyper som utgående fakturaer, leverandørfakturaer, inn- og utbetalinger. Det er opp til den enkelte hvor mange kategorier bilagene bør deles i. Generelt kan man si at dersom regnskapet er veldig lite og oversiktlig, kan du klare deg med én kategori, men ofte er det greit å dele inn i de tidligere nevnte kategoriene.

Hvis du bruker fakturamodulen i regnskapsprogrammet, vil utgående fakturaer automatisk bli en egen bilagstype. Hver kategori får som regel sin egen bilagsnummerserie i programmet.

2006 er det første året alle regnskapspliktige må følge den nye bokføringsloven. Det innebærer bl.a. krav om når bilagene skal være bokført. For de fleste avgiftspliktige, må regnskapet være bokført hver 2. måned i forbindelse med mva-oppgjøret. Det er gjort unntak for de som leverer årsoppgave og har mindre enn 300 bilag i året. Disse trenger strengt tatt ikke å ha regnskapet klart mer enn én gang pr. år, men særlig god oversikt får du ikke hvis du venter så lenge.

Vi har satt som krav at programmene også skal kunne brukes til fakturering. Noen ganger er det mulig å kjøpe faktura- og regnskapsmodulene hver for seg, men prisen vi oppgir er for begge deler. Vi har sett på prosessen fra opprettelse av vare og kunde til generering av ordre og faktura. Det er som regel ganske enkelt å lage en faktura.

Programmene har dog forskjellig tilleggsfunksjonalitet som f.eks. lagerstyring, mulighet for samlefaktura, purring, osv. Her må du selv tenke gjennom hvilke funksjoner som er viktige for din bedrift. Har du bare noen få kunder som du kjenner godt, trenger du kanskje ikke purremodul. Telefonen fungerer da ofte bedre hvis en faktura er ubetalt.

Tradisjonell eller web-basert programvare

I år har vi hatt gleden av å teste to regnskapssystemer som kun tilbyr web-basert brukergrensesnitt: 24SevenOffice og Lodo. 24SevenOffice har vært på markedet noen år uten av vi har testet det, mens Lodo ble lansert i vår, etter å ha vært under utvikling siden 2000. Det spesielle med Lodo er at det er Open Source, dvs. at det er gratis for teknisk oppegående personer. De fleste vil nok likevel foretrekke å betale litt for å benytte seg av Lodo-serveren til å kjøre regnskapet sitt. Noen av de andre leverandørene har også ASP-løsninger for å kunne kjøre programvaren sin via internett.

Fordelen med med en web-basert eller ASP-løsning er at all drifting av systemet overlates til noen andre. Det vil si at du kan konsentrere deg om regnskapet og ikke tenke på om du har husket å ta sikkerhetskopi eller ikke. Regnskapet ditt blir også tilgjengelig overalt der du har tilgang til internett. Hvis du bare ønsker å fakturere selv og overlate bokføringen til en ekstern regnskapsfører, kan begge to aksessere programmet via internett. Du kan eventuelt også gi tilgang til revisoren din slik at han kan følge med underveis.

Ulempene med en fjerndriftet løsning er kanskje ikke så farlige for mindre virksomheter. Det er alltid en fare for at uvedkommende skal få tak i dataene dine, men du kan ha innbrudd på kontoret også. Hvis noen stjeler PCen din, har du likevel regnskapet inntakt dersom det ligger på en tjenermaskin på internett.

Du er avhengig av at internettoppkoblingen er i drift for å få tak i dataene dine, og du er selvfølgelig litt utsatt dersom leverandøren av regnskapstjenesten skal gå konkurs. Uansett tror vi fordelene mer enn veier opp for ulempene. Uansett hva du velger, er det viktig med gode rutiner for sikkerhetskopiering.

Noen av leverandørene tilbyr også kjøring av hele eller deler av applikasjonene sine via håndholdte enheter som avanserte mobiltelefoner eller terminaler. Dette kan være nyttig dersom du er mye på farten og har behov for å få tak i dataene som ligger lagret sentralt. Du vil f.eks. kunne skrive ut en faktura i bilen og gi til kunden før du forlater ham.

Ditt valg

I rammen «Vårt valg» på slutten av testen finner du – bokstavelig talt – vårt valg. Vår test kan bare gi deg en pekepinn om programmenes svake og sterke sider, men du må selv avgjøre hva som er viktig for din virksomhet.

Mange av systemene inneholder funksjonalitet som ligger langt utenfor rammene av denne testen, men som kan være nettopp det du trenger. Du bør også tenke på hvilke behov du kan komme til å få i den nærmeste fremtiden, da det kan være tidkrevende og kostbart å bytte system senere.