Sjefstabbe

Sjefstabbe

Store bedrifter har mange ledere. Det gjør dem ikke bedre på kommunikasjon. Tvert i mot. -- En leder som ikke er tydelig mister respekt, sier Hakon Lærum (bildet).
It-bedrifter liker å snakke om hvor gode de er på kommunikasjon. De utnytter epostens muligheter. Sender meldinger på mobilen. Tar viktig beskjeder over intranettet. Kommunikasjonsverktøyene kan ha motsatt effekt. De gjør oss dårligere på å kommunisere. Mange undersøker konkluderer med det samme. Teknologi og nye kommunikasjonsløsninger har ført til at vi snakker mindre sammen. Å snakke mindre sammen fører til flere misforståelser. Misforståelser kan føre til et dårligere arbeidsklima, og plutselig er vi nede på bunnlinjen. Særlig er kommunikasjonen fra toppledelse, mellomledere til de ansatte kritisk.

-- Epost er i ferd med å bli et ikke-tema. Vi leser innboksen som en avis, og bare skummer overskriftene. Viktig informasjon må kommuniseres ansikt til ansikt, er budskapet fra Anders Lindgren, markedssjef i Steria.

Steria har 250 ansatte i Norge, og naturlig nok en god del sjefer på lønningslista. Nettopp derfor bruker de mye tid og krefter på kommunikasjon. Erfaring har vist at man må finne en balanse mellom nye og gamle kommunikasjonsmåter. Mennesker forstår hverandre bedre når man møtes. Kroppspråk, humor, tonefall og undertekst gjør at vi tolker det som blir sagt lettere enn tekst oversendt på mail.

-- Steria har lange tradisjoner for kommunikasjon, nettopp fordi vi ser problemet. God kommunikasjon kan løfte en bedrift, mener Lindgren.

Lederforum

Selskapet forsøker å kommunisere alle viktige beslutninger muntlig. En dag i måneden er det satt av en times møte mellom ansatte og toppsjef. Administrerende direktør legger frem. Hensikten er å informere og motivere. I tillegg møtes avdelingslederne og toppledelsen jevnlig i lederforum, nettopp for å unngå misforståelser, og synkronisere informasjon. Et selskap bør også vite hvem som bør formidle informasjonen.

-- Det er viktig å bruke de mest troverdige kommunikasjonsbærerne. Det er ikke toppledelsen, men avdelingslederne som har mest tillit. De er nærmere de ansatte i forhold til lønn, prestasjoner og daglig kontakt, mener Lindgren.

Skepsisen til toppledelsen er naturlig i og med at beslutninger om nedbemanning, kostnadskutt og fusjoner kommer fra toppen.

-- En avdelingsleder kan sabotere informasjonen fra toppledelsen fullstendig. Hvis ledelsen kommuniserer kostnadskutt og avdelingslederen forteller de ansatte at de skal fortsette som før er det liten tvil om hva som skjer. Administrerende kan si hva han vil uten at det hjelper, sier Lindgren.

Dropp fagord

Du kommer ikke utenom språket. For å bli en god kommunikator må du forstå hvem som skal motta budskapet. Ofte oppstår problemer i skjæringspunktet mellom upresise formuleringer og respekt for autoriteter. Sjefer, mellomledere og fagfolk kan strø om seg med vanskelige ord, samtidig som ingen tør å avbryte i frykt for å fremstå som uviten.

-- Mange tror de synliggjør kompetanse ved å bruke fagord. Faktum er at det har motsatt effekt. Når folk ikke forstår hva du sier mister de på sikt respekten, mener Hakon Lærum, foredragsholder for Fokus1.

Kommunikasjon kan også være et problem for en bransje. It-bransjen er ett eksempel.

-- Jeg tror veldig mange i bransjen er vant til å tenke i systemer, rutiner og kommunikasjonsmønstre som er enkelt for seg. Til tross for at mange kunder synes systemene er unødvendig vanskelige, sier Lærum.

Han ser også problemet i forhold til kommunikasjon mellom ledere. Særlig i vanskelige tider er mellomledere sårbare. Får de vite om kostnadskutt og oppsigelser er det vanskelig å unngå og opptre rasjonelt.

-- Det er lett å koble inn personlige følelser. Fra toppledelsen nevner nedsparinger tar det få sekunder før en mellomleder begynner å jobbe med en strategi for å posisjonere seg. Dét vil også være en del av budskapet til de ansatte, mener Lærum.

Konsekvensen er at en mellomleder hører ett budskap ovenfra, og kommuniserer et annet nedover i organisasjonen. Derfor har topplederen et stort ansvar i å forsikre seg om at budskapet er oppfattet på riktig måte. Erfaringer viser at mellomledere har lite igjen ved å mele sin egen kake i nedgangstider.

-- En leder som ikke er tydelig mister respekt, sier Hakon Lærum.

Hans tips er å være tydelig i tale, handle ut fra klart definerte krav, være god på å følge opp sine ansatte og gode på å bruke humor i jobben.