Skal forenkle dokumentflyten

Skal forenkle dokumentflyten

De dokument-baserte prosessene i virksomhetene er ikke gode nok. Kundene vil ha papirdokumenter inn i sine applikasjoner, sier Edward Schmid, i Ecopy.
- Uttalelsen "jeg ringer deg tilbake" koster mye penger, fremhever Toby Bell, analytiker i Gartner Group.

Konsekvensen av uttalelsen er leting etter dokumenter for å kunne gi et fornuftig svar. Mer profesjonell behandling av dokumenter tvinger seg frem i en rekke organisasjoner som bank, forsikring og offentlig virksomhet. Over tid vil dokumenter bli mye viktigere for å kunne vise profesjonalitet og svare på krav fra myndighetene, mener Toby.

Nylig interesse

Avlesing av dokumenter via skanningsfunksjonen på en multifunksjonsskriver har først fått interesse de seneste årene. For fem år siden var skanning, kopiering og skriving separate funksjoner.

Det er forbedringen av kopimaskinene som har ført til multifunksjonsskrivere. Toveis kommunikasjon med tilkobling til datamaskiner gir mulighet for å ta gamle dokumenter og gjøre dem elektroniske.

- Våre multifunksjonsmaskiner kan skanne og lagre dokumentene som filer, men de er vanskelige å søke og integrere, delvis på grunn av navn, sier Christoffer Segertoft, nordisk markedsføringssjef for løsninger i Toshiba.

Toshiba er derfor en av kopieringsleverandørene som har valgt å benytte en løsning fra Ecopy. Rent praktisk gjør den om multifunksjonsskriveren til en datamaskin ved hjelp av grafisk betjening styrt av programvare på en tilkoblet pc.

- De dokument-baserte prosessene i virksomhetene er ikke gode nok. Dokumenter blir viktigere, hevder Edward Schmid, administrerende direktør i Ecopy.

Åpen programvare

Ecopy har drevet med smart programvare for innskanning av dokumenter i mange år. Ulempen er at avlesningsprogramvaren må tilpasses til hver eneste multifunksjonsskriver.

Ecopy lanserte derfor en ny programvarearkitektur i fjor som ble åpnet ved å frigi alle detaljene. Det er denne programvaren som kopieringsleverandørene nå drar nytte av.

- Vi håper at programvaren blir en standard for skanning, det betyr ikke en komitéstandard, men en industristandard, sier Schmid.

For tilkobling av en rekke multifunksjonsskrivere benyttes Ecopy Sharescan OP, for applikasjoner Ecopy Connector, og for utvikling av nye koblingsprogrammer Ecopy SDK. Et eksempel er Ecopy Connector for Filenet innholdsadministrasjon.

Avlesing av dokumentene skjer enten ett og ett eller i bulk. For masseinnskanning har det vært levert flere løsninger. EMC har kjøpt opp programvaren Capture. EMC er samtidig en av Ecopys viktigste samarbeidspartnere. Et nytt tilkoblingsprogram baseres på integrering av EMCs Documentum Application Xtender og Ecopys Sharescan OP.

Alle de japanske

Den andre viktige samarbeidspartneren er Canon, men nærmest alle de japanske kontormaskinleverandørene har et forhold til Ecopy. I tillegg til Canon og Toshiba er det Konica Minolta, Ricoh og Sharp. Xerox derimot, ønsker tydeligvis å gjøre alt selv.

Canon har utviklet en tilkobling som muliggjør innskanning av dokumenter direkte inn i Microsoft Office Sharepoint Portal Server 2003, for dermed å forbedre dokumentdeling. Ved behov for tolking av teksten brukes spesialprogramvaren IRIS.

Totalt 45 tilsvarende tilkoblingsprogrammer er utviklet. Nevnes kan den nye Remote Printer Connector fra Eprint Direct og koblingsprogrammer mot Interwoven Worksite og Open Texts Livelink.

I Norge har et advokatfirma installert Ecopy på Canon, med tilkobling til arkivsystemet Hummingbird.

Les også: Skanner for dokumentdeling