Små marginer fremtvinger forretningsanalyse

Små marginer fremtvinger forretningsanalyse

Business Intelligence, Data Warehousing, Corporate Governance; frasene kan skape engstelse, men et økende marginpress får stadig flere til å tenke forretningsanalyse.
Kjenner du mattelærerens yndlingshistorie; om da han møtte den tidligere svake eleven og spurte hvordan det var gått ham i livet? Det finnes flere versjoner, i lærerens historie gikk det i tønner, men poenget er det samme: "Jeg kjøper tønner for fem kroner og selger dem for ti, og de fem prosentene lever jeg godt av".

Du kan altså lykkes i forretningslivet selv om du er dårlig til å regne, men det kan vanskelig ses på som en styrke.

En bedriftsleder vil som enhver annen leder ønske å kjenne sin organisasjon og sine omgivelser best mulig. Noen måter å gjøre dette på kalles forretningsanalyse, "Business Intelligence" på fagspråket engelsk. Evner du å lese regnskap og analysere nøkkeltall, har du gode redskaper et stykke på vei.

Men når du kombinerer regnskapstallene med andre data, andre opplysninger, kan du få ytterligere kunnskap om bedriften eller organisasjonen og omgivelsene -- kunder, leverandører, klienter og en rekke faktorer som har betydning for suksess eller fiasko.

Verd å prøve

Utrolig mye kan gjøres i et regneark. Du kan få kombinert data fra flere kilder og får utført beregninger og rapporter automatisk. Men det krever sitt å bygge regnearkene og makroene. Og ikke minst vedlikeholde dem. Så lenge nytten er større enn innsatsen er det greit. Men hva gjør du når du vokser ut av regnearket og rapportgeneratoren til forretningssystemet ditt?

Selvsagt kan du hente frem et par millioner og ringe noen som kan dette med forretningsanalyse. De vil helt sikkert rettlede deg godt. Men hva gjør du hvis du på forhånd ønsker å vite hva det vil koste deg av tid, penger og krefter?

Ett råd er å stille opp på gratisseminar hos en eller flere leverandører av systemer for forretningsanalyse. Selvsagt er det også fornuftig å søke råd hos andre som har gjennomført prosjekter med forretningsanalyse. Men analytisk evne og statistikkforståelse kan du ikke kjøpe deg. Det må du kanskje leie deg hos noen som kan.

Tenk annerledes

Frances D'Silva, datavarehusarkitekt for Gilde, er klar på at målet er å få bedre styringsgrunnlag for bedriften. Og systemer for forretningsanalyse har vært måten å nå det målet på.

-- Vi ønsket å finne ut av hvor det er vi tjener penger, og hvor vi må spare eller redusere kostnader. Brukerne har vært med en god del på å utforme systemene. Ett eksempel på hvordan vi bruker analysesystemene, er å synliggjøre leveringsgrad. Har vi klart å levere varene til riktig tid? Var det manko på varer? Blir varer liggende til de går ut på dato? Analysesystemer følger hele verdikjeden fra slaktehallen til markedet, sier hun.

-- Hvordan skal man begynne? Ringe en konsulent?

-- Konsulenter er ikke nødvendige for å begynne. Du bør finne noen få, kanskje to-tre, ressurspersoner internt eller eksternt som er åpne for nye løsninger, som er villige til å gjøre ting annerledes, fra både it-avdeling og forretningssiden.

Ikke begynn med å velge verktøy og programvare, råder D'Silva. Du har it-systemer fra før og en it-arkitekturplan, og det kan styre valget av verktøy senere. Det er ikke programvaren som er avgjørende, men kompetansen man bygger opp. Det viktigste er å ha noen få fokuserte ressurser som sikrer forankring og framdrift.

-- Skal man begynne i det små eller prøve å gå for en helhetlig løsning?

-- Å begynne i det små uten å ha tenkt helhet blir feil. Jeg mener det er viktig å forankre i den store løsningen og få ledelsen med på det. Deretter å levere i henhold til forretningsmessige initiativer. Finn et lite område å jobbe med først, men modeller løsningen slik at den kan brukes på andre områder også. Det blir litt som med Lego. Hensikten er å kunne bruke de samme klossene om igjen, mener D'Silva.

Og påpeker at it-systemer for forretningsanalyse er ikke som et hvilket som helst it-system -- de utvikles kontinuerlig. Som igjen stiller spesielle krav til utvikling og drift.

Hva styrer?

-- Business intelligence og forretningsanalyse er bransjeord. Det du er på jakt etter er styringsinformasjon. Du må forstå hva som er styrende i din virksomhet. Og det er ikke regnskapet, men for eksempel produkter eller kunder, sier Fred Alveberg, salgssjef i RAV Norge.

Hvis du har et hovedprodukt, er dette styrende for hva du selger rundt det. Om du selger biler, så er det nettopp biler som er hovedproduktet. Som igjen gjør at du kan selge deler, tilleggsutstyr og service, mener Alveberg. For å kunne styre vil du vite hvor du tjener og hvor du taper.

-- La oss si at du selger potetgull og tjener bra på det. Men potetgull tar mye mer plass enn for eksempel telefonkort. Selv om du har lavere margin på telefonkort, tjener du faktisk mer på dem i forhold til kostnadene for lokaler. Med forretningsanalyse kan du sette fortjenestemargin i forhold til en fast kostnad. Det er viktig fordi virksomhetene lever med stadig mindre marginer.

-- Hvilke råd vil du gi den som vil i gang med forretningsanalyse?

-- Skaff kompetanse. Gjennomfør et forprosjekt sammen med noen som har gjort dette før. Økonomisjefer ønsker seg tradisjonelt flere detaljer inn i regnskapet for å få bedre kontroll. Det blir feil. Det sier jeg ikke fordi jeg selger analyseverktøy, men fordi jeg har erfaring som økonomisjef selv, svarer Alveberg.

Alveberg mener at det vil være nyttig å snakke med RAV, fordi de ansatte har jobbet operativt selv.

Godt nok

-- Jeg vil gi ett råd til. Det er ikke sikkert det beste vil være å gå for en hundre prosents løsning. En løsning som er god nok, kan gi store gevinster. Så spis elefanten i biter, oppfordrer Alveberg, som forteller at de alltid starter med delområder som har gode data og engasjerte deltakere.

Forretningsanalyse er ikke bare for de helt store bedriftene. Alveberg forteller at de har kunder med størrelse helt ned i 10-20 ansatte. Og i de fleste bransjer. Via Cognos og egne erfaringer sitter RAV med empiriske studier fra mange typer bedrifter.

-- Nær sagt alle virksomheter kan ha nytte av forretningsanalyse. Ofte gir det stor nytte bare å bruke slike verktøy i stedet for de innebygde rapporteringene som ligger i økonomisystemet.

-- Hva skal it-sjefen bidra med?

-- Behovet og kravene kommer fra virksomheten, ikke fra it-avdelingen. De skal forstå kravene, og om de kan implementere dem og drifte løsningen. Vi er for øvrig lite opptatt av teknologi, mer av løsningen. Det er et paradoks å se hvor mye tid som brukes på valg av verktøy, mer enn valg av løsning, sier Alveberg.

Mange er bekymret over den tekniske siden, men Alvebergs svar er at de får det til. Det de ikke kan love noe om, er kvaliteten på data. Og kvaliteten på data er ikke alltid spesielt god. Alveberg mener at forprosjekter ofte avdekker dårlig datakvalitet. Men det er da en fordel at det fremkommer tidlig, slik at bedriften kan ta tiltak for å bedre datakvaliteten før de setter i gang større prosjekter.

Verktøy for ledelse

Frank Møllerop, administrerende direktør i SAS Institute mener at det er viktig å forstå hva ledelsen er opptatt av, ikke hva it-avdelingen anser som behov. Han viser til en undersøkelse fra Price Waterhouse Coopers i 2003 som viser at det er fire områder som peker seg ut:

Utsiktene til ny vekst i virksomheten. Tiltak og strategier for å skape verdier. Styrking av tillit hos kundene, de ansatte og i finansmarkedet. Håndtering av ansvar overfor eiere, samfunn og innvirkning på andre.

-- Dette er selve kilden til behovet for løsninger for forretningsanalyse. For å kunne svare proaktivt på dette er det fem viktige forhold som spiller inn, sier Møllerop.

Det er resultatkrav, hvor oversikt over reelle årsak- og virkningsforhold er viktig. Virkelighetsforståelse, å ha presis forståelse av organisasjonen også over tid. Forretningstransparens, å få informasjon på tvers av enheter, produkter, avdelinger og andre skillelinjer. Overblikk, å ha informasjon om historiske forhold. Innsikt, at du får tidlig varsling.

Generelt er det ifølge Møllerop viktig for virksomheter å forbedre systemene sine, slik at de kan handle i henhold til McKinseys kriterier for virksomhetsstyring. Det er å sørge for skikkelig datakvalitet som også er sporbar og etterprøvbar. At løsningen kan levere informasjon til rett tid og person. At informasjonen er tilrettelagt for de enkelte brukerne opp til styrenivå, og at rapporter blir standardisert og automatisert i størst mulig grad.