Et mer demokratisk intranett

Enveis formidling av informasjon over intranettet er ut. Nå kommer det sosiale intranettet.

Publisert Sist oppdatert

For de fleste er bedriftens intranett en ren informasjonskanal hvor informasjon publiseres av én person eller en liten gruppe.

Ofte er intranettet alt for stort og vanskelig å navigere, hvor søkeresultater drukner i et hav av publisert innhold, og hvor man pøser på med nytt innhold i stedet for å formidle informasjon og kompetanse.

Dette kan være uheldig, for mye nyttig innhold blir ofte liggende i brakk når produksjon prioriteres over vedlikehold av eksisterende innhold.

Utveksling av kunnskap

Samtidig legges det ofte for mye tid og energi på å opprettholde en gammeldags modell hvor bedriftens ledere nyter et monopol på informasjonsflyten.

- Problemet med intranett er at det er en søppeldynge av innhold som ingen leser fordi man fokuserer på produksjonen, ikke vedlikehold og optimalisering av innholdet, mener Jostein Magnussen, salgs- og markedssjef i Netlife Research.

Det er her det sosiale intranettet kommer inn i bildet.

GODT VERKTØY: Jostein Magnussen i Netlife Research mener det sosiale intranettet har stor verdi for å finne den rette kompetansen innad i bedriften. (ILLUST. Netlife Research)

Ved å blande det beste fra sosiale medier på internett og et ønske om å effektivisere den daglige driften skal det sosiale intranettet engasjere og motivere de ansatte gjennom åpenhet og kommunikasjon.

- Det sosiale intranett lar ansatte dele informasjon i større grad i før, det er mindre hierarkisk og tilbyr en plattform for utveksling av kunnskap, sier Magnussen.

Han legger til at hvis du åpner for en funksjon der alle kan stille spørsmål og alle kan svare, så er det klart at folk stiller spørsmål, og det blir tydelig at det sosiale intranettet har stor verdi for å finne og dele kompetanse internt i bedriften.

Demokratisering og åpenhet

It-selskapet E-vita er blant de som har kastet seg på det sosiale intranettet. Her jevner det sosiale intranettet ut tradisjonelle barrierer mellom ledere og ansatte.

- Jeg er opptatt av å engasjere de ansatte. Det er viktig å motivere og involvere, og det er lønnsomt for bedriften, sier Christine Lund, fagansvarlig i E-vita.

Hun mener den beste måte å engasjere på er å legge til rette for at alle skal kunne komme med innspill og dele kunnskap, erfaringer og meninger.

Magnussen ser i høy grad også fordelene med å skape et nytt forum for engasjement og idéutveksling.

- En stor fordel med det sosiale intranettet er at du flytter praten som folk har rundt kaffemaskinen, og alle de viktige diskusjonene inn på nettet ditt slik at flere kan delta og komme med meninger, sier han.

E-vita oppfordrer sine ansatte nettopp til å bruke det sosiale intranettet til å dele kunnskap, informasjon, tanker og idéer.

Selskapet mener åpenheten engasjerer, både med tanke på kunnskapsdeling og det sosiale.

- Som arbeidsgiver synes jeg det viktigste er kunnskapsdeling. Men vi har også den sosiale delen. De ansatte sitter jo ofte ute hos kundene, men får likevel med seg det som skjer i selskapet på grunn av det sosiale intranettet, sier Lund.

Det sosiale intranettet bidrar dermed til en følelse av tilhørighet i bedriften.

Krever planlegging

Før man begir seg ut på det sosiale intranettet, er det viktig å ha planen klar.

Det er ikke ukjent at bedrifter kaster tid og penger på å innføre sosiale funksjoner på intranett uten tydelige mål og andre forhåpninger enn at alle de ansatte umiddelbart skal skjønne tegninga, og begynne å dele.

- Når man setter opp det sosiale intranettet må man være klar over hva som fungerer i organisasjonen, mener Magnussen.

Forståelse for egen kultur og forutsetninger er viktig for implementasjon, og setter en føring for bruken innad i bedriften. Gjennomføringen må være tydelig.

- Ellers fremstår det sosiale intranettet bare som en rar funksjon som ingen bruker, sier Magnussen.

Intern kulturendring

Det sosiale intranettet krever i tillegg ofte en kulturendring innad i bedriften, gjennom en prosess hvor intranettet åpnes og demokratiseres.

Da sier det seg at selv om sosiale medier gjerne finner veien inn i bedrifter fra ansattes private bruk, så er det viktig at de nødvendige endringene i bedriftskulturen begynner på toppen.

Det kan riktignok være vanskelig for ledere som er vant med en ovenfra-og-ned-type informasjonsflyt internt i bedriften, men resultatet er verdt bryet, for fordelene veier opp for ulempene, mener E-vita.

- Gjør du dette, så sier du som leder at selskapet ikke skal være toppstyrt. Det handler om fellesskapet, sier Frank Rognstad, administrerende direktør i E-vita.

Han mener at ledere som klarer å gi slipp på noe av kontrollen får en mer effektiv ledelse og en sterkere felles bevissthet på arbeidsplassen.

- Den som tør å ta det grepet kommer til å vinne de beste ansatte, mener Rognstad.