Sparer med felles arkivsystem

Sparer med felles arkivsystem

Ni kommuner i Vestfold har bestemt seg for å innføre Acos som felles post-, sak- og arkivsystem.

Ni-kommunesamarbeidet i Vestfold (9-k) er et samarbeid mellom Andebu, Hof, Holmestrand, Horten, Nøtterøy, Re, Tjøme, Tønsberg og Stokke kommune. Totalt har kommunene omtrent 120.000 innbyggere og mellom sju og åtte tusen ansatte.

Nå har en prosjektgruppe bestående av en representant fra hver av de ni kommunene, samt en representant fra Larvik kommune, bestemt seg for å gå inn for ACOS WebSak som felles post-, sak- og arkivsystem.

Flere av kommunene har i dag post/sak/arkivsystemer som ikke tilfredsstiller riksarkivets Noark-4 krav for elektroniske arkivsystem i offentlig sektor, og må derfor skifte system.

Valg av et felles system, felles it-løsning og drift gir millionbesparelser med hensyn til investeringer, årlige driftskostnader og opplæring i forhold om kommunene skulle ha operert hver for seg. Et felles system legger til rette for felles maler, rutiner og saksprosesser, utveksling av kompetanse og samhandling på tvers av kommunegrensene, redusert sårbarhet og økt servicegrad. Kommunenes investeringer i bredbånd er en viktig forutsetning for å ta ut slike gevinster, skriver 9-k i en pressemelding.

Kommunene Tjøme, Tønsberg, Nøtterøy, Andebu og Hof tar sikte på å skifte til nytt felles system i løpet av første halvår 2006. Horten og Holmestrand kjører allerede i dag ACOS WebSak, mens Stokke, Re og Larvik har sikret seg opsjon. Et felles innføringsprosjekt starter like over sommeren.