Slik blir Ahus kvitt faksen

– Våren 2012 ble det gjort et skikkelig arbeide for å få dette til, og nå er vi i mål, sier Sonja Brugman, samhandlings-prosjektleder fra Aker universitetssykehus (Ahus).

De har i årevis forsøkt å kvitte seg med faksen når det må overføres såkalte pasient- og omsorgsmeldinger (PLO). Nå har de langt på vei lykkes. Veien dit har nødvendigvis vært lang. Hvorfor det har vært så vanskelig, kommer vi tilbake til, først kort historikk.

Solo-suksess

Det har vært snakk om såkalt elektronisk meldingsutveksling helt siden medio 80-tallet, som eskalerte i stadige planer fra politikere fra slutten av 90-tallet til og med i dag om EDB-baserte leveranser i stedet for faks – tidvis med til forveksling like formuleringer.

I 2005 begynte ballen så vidt å rulle i langsom fart, med opprettelsen av forprosjektet til Elin-K, et prosjekt for standardiserte løsninger for elektronisk informasjonsutveksling mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommunene, fastleger og sykehus.

Ahus så potensialet, og ble med på reisen i 2007. Først i 2009 inngikk man en offisiell avtale med Skedsmo kommune, og sykehuset fikk ikke sendt meldinger før mot midten av 2010. Totalt var fem sykehus, 16 legekontorer og ni kommuner med på Ein-K.

I 2011 ble prosjektet avsluttet av KS og Norsk Sykepleierforbund.

Samtidig valgte Ahus å fortsette samarbeidet på egen hånd, for å holde det ved like. De og samarbeidskommunene fikk støtte fra Helse Sør-Øst, og i 2012 ble arbeidet for å gi faksen aktiv dødshjelp virkelig spisset til.

Mange kokker

Og nå kan de snart trekke ut pluggen, som det så fint heter både i helseverden og teknologiverden. Mandag denne uken ble de siste tre kommunene koblet opp elektronisk. Dermed slipper de involverte partene å forholde seg til følgende praksis:

Hente PLO-skjema i Dips, fylle det ut, skrive det ut, fjerne det som kan identifisere pasienten før faksing, finne faksnummeret til kommunen, fakse dokumentet, sørge for å få kvittering, og ringe inn for å si hvem det er du har fakset over.

Både avsender og mottager priser seg lykkelig om de kan slippe dette.

Grunnen til at det har tatt så hinsides lang tid, er dels at det er mange kokker. Og bak kokkene igjen, står det flere leverandører. Sykehusene veksler mellom to ulike. Fastlegene veksler mellom tre ulike, Kommunen veksler mellom tre ulike. Totalt åtte vidt ulike leverandører.

– Elektronisk meldingsutveksling er, fra et sykehusperspektiv komplisert, medgir prosjektlederen.

Oppå det hele er det i Ahus 5 ulike divisjoner, over 50 sengeposter, cirka 4000 brukere, og sykehuset må forholde seg både til interndrift og Sykehuspartner. Også er det snakk om 21 ulike kommuner Ahus skal e-kommunisere med. Hver kommune utgjør ett implementeringsprosjekt.

Dette gjør at det ikke er bare-bare å forholde seg til standardene. Alle meldingene som går i norsk helsenett skal følge nasjonale standarder, disse standardene eies og forvaltes av Helsedirektoratet, og skal i praksis implementeres av alle leverandørene.

Problemet er bare at standarden ikke er så tydelig at dette går smertefritt – og om meldingen ikke går riktig gjennom, må man rykke tilbake et hakk og jobbe videre. I mellomtiden kan det dukke opp lovendringer som gjør at standarden ikke holder vann.

Prosjektet utenfor it-avdelingen

Med alt dette sagt – hvordan klarte så Ahus å komme såpass langt at de snart kan slippe unna faksen? Blant annet ved hjelp av en litt alternativ prosjektorganisasjon, skal vi tro Brugman. Selv er hun egentlig fysioterapeut.

– Vi har valgt å legge alt som har med elektronisk samhandling til samhandlingsavdelingen og ikke it. Det er det organisatoriske, samhandlingen mellom sykehus og kommune, som kanskje er det viktigste. It er bare et verktøy, selv om det er nyttig å kunne it. Jeg har lært meg litt it på veien selv.

I tillegg har hver sykehusdivisjon selv stått ansvarlig for å planlegge og legge til rette for innføringen, blant annet for å få opplæringen så nær klikken som mulig for å kunne løpe bort til pasientene ved høve.

– Altså litt annerledes enn tradisjonelle sentraliserte it-prosjekter, påpeker Brugman.

Ved hver sengepost har det vært utpekt en ressursperson for å drive med opplæring og veiledning hos seg. Disse ble sendt gjennom noe som ble kalt PLO-skole som varte en uke, der de fikk dyptgående kjennskap til alle aspekter av PLO, fra juridiske til rutiner til tekniske forutsetninger. De neste tre ukene skulle ressurspersonene lære sin kunnskap videre til sine kolleger. De ble utrustet med bærbare pc-er, så de kunne ta opplæringen på sparket når det måtte passe seg. Og resultatet?

– På en og samme dag gikk 20 helseposter opp på PLO samtidig, sier Brugman.

Samme metode ble brukt i psykisk helsevern i de ulike kommunene, som er spredt bredt rundt om på ulike plasser, et av stedene er for eksempel Gaustad. Det gjorde at 28 av plassene kom opp på en dag.

Populært

Brugman mener det har vist seg store fordeler med å gjøre ting som de ble gjort.

– Sengeposten tar eierskap til rutinen og opplæringen. Vi brukte egentlig veldig lite ressurser selv, dette gjorde de mye på egen hånd.

I tillegg blir nå kompetansen værende på sengeposten etter innføringsperioden, og kan også være ressurser for prosjektorganisasjonen ved at de gir nyttige tilbakemeldinger.

Innføring av elektronisk dialog har kanskje den viktigste innovasjonen i prosjektet.

– Tidligere har vi sendt melding kun en vei. Her har vi innført et system hvor meldingene går frem og tilbake, om det går noe galt er alt dokumentert. Det erstatter mye telefon og avvikler alt av papir.

I tillegg letter det fakturaoppgjør, og kvalitetssikringen og dialog-dokumenteringen sikrer også pasientsikkerheten, påpeker prosjektlederen.

Så vellykket har det hele vært at også andre enn primærbrukere ønsker seg inn. For eksempel fysioterapeuter, som i dag bare har lesetilgang.

– PLO har blitt en del av hverdagen, det snakkes nesten ikke om noe annet, det er dette de bruker. Det er ikke lenge siden de drev med A-skjema, B-skjema og faks, påpeker Brugman