Illustrasjonsfoto: Istock

Er tiden for store it-anskaffelser over?

Aftenpostens leder for 5. juli 2015, basert på uttalelser fra kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner, konkluderte med at "Tiden for de store ikt-anskaffelsene er nå over". Hva er realitetene? Kommer vi til, eller burde vi, slutte med store it-anskaffelser?

Det er liten tvil om at de store it-prosjektene mislykkes oftere enn de mellomstore og små. Vi fant nylig at mens 25 prosent av it-prosjekter med budsjett over 100 millioner kroner enten ikke ble fullført eller var utilfredsstillende med hensyn på levert nytte, så var tilsvarende andel for små og mellomstore prosjekter 6-7 prosent (1). I en annen undersøkelse fant vi at en tidobling i størrelse doblet sannsynligheten for at it-prosjektet feilet (2). Betyr dette at tiden for store it-anskaffelser bør være over? Blir risikoen for høy?

Spørsmålet trenger en klargjøring av hva som menes med store it-anskaffelser. Det er sjelden risikoøkende i seg selv at et it-prosjekt eller it-anskaffelse har et høyt budsjett. Tvert i mot. Det finnes trolig flere eksempler på at for lave enn at høye budsjetter har bidratt til store it-prosjekters fiaskoer. Det er heller neppe slik at vi skal la være å effektivisere eller på annen måte forbedre hverdagen til folk gjennom bedre it-systemer fordi dette koster flere hundre millioner kroner. I så måte er svaret nei. Vi bør ikke slutte med store, viktige satsninger som krever store investeringer i it-utvikling. Det betyr imidlertid ikke at vi bør fortsette akkurat som før og med ujevne mellomrom få nyheten om at nok et it-prosjekt i milliardklassen har feilet.

Det vi bør unngå er å starte it-prosjekter som er så store og komplekse, eller der umodenheten er så stor at muligheten for å lykkes er uholdbar lav. En av nøklene til å unngå dette er å bli bedre på å omgjøre store komplekse, it-anskaffelser til mindre og mer håndterbare prosjekter, med gode muligheter for læring og endringer mellom hvert prosjekt, og innenfor hvert prosjekt. Noen av de mindre it-prosjektene vil også feile, men typisk med mindre negative konsekvenser enn ved å stoppe en it-anskaffelse organisert som et mye større it-prosjekt. Det vil typisk også være bedre mulighet for den helt nødvendige læringen og modningen underveis.

For å forstå hvorfor og hvordan størrelse påvirker risiko for å mislykkes kan det være nyttig å se nærmere på to iboende grunner til at jo større et it-prosjekt er, jo større er risikoen for å feile. Dette gir også en del av forklaringen på hvorfor svært store it-prosjekter fort kan bli så risikofulle at at det er uforsvarlig å starte dem.

Den første iboende grunnen er at store it-prosjekter er – nettopp - store. Gjennomganger av feilede it-prosjekter, som den i rapporten om nytt nasjonalt helsesystem i England (3), dokumenterer den iboende sammenhengen mellom økt størrelse og økt sannsynlighet for at et eller flere uventede hendelser som gjør at prosjektet feiler vil inntreffe. Dette ikke bare en empirisk, men også en rent statistisk sammenheng. Anta at et stort prosjekt kan sees på som en sammenstilling av fire middels store prosjekter, og at, som vi fant i undersøkelsen vår, et middels stort prosjekt har 7 prosent sannsynlighet for å mislykkes. Da vil sannsynligheten for at det store prosjektet mislykkes med minst en av leveransene være 1-(1-0.07)4 = ca. 25 prosent, som for øvrig også var andelen store prosjekter som feilet i undersøkelsen vår. Forskjellen mellom mindre og større it-prosjekter er kanskje ikke så mye hvor ofte man feiler per investert beløp, men at konsekvensene av å feile er større for et stort prosjekt.

Den andre iboende grunnen er at kompleksiteten i det å styre et stort prosjekt øker mer enn lineært med antall mennesker involvert, antall grensesnitt til andre systemer og antall interessenter. Et stort prosjekt krever for eksempel vesentlig større andel av ressursbruk på administrasjon og koordinasjon enn et middels stort prosjekt. Undersøkelser tyder på at behovet for administrasjon øker med eksponenten 1.3 i forhold til økningen av andre ressurser (4). En ti-dobling av ressursbruken vil da gi ca. tyve-dobling av administrasjonen. Vi har observert flere store it-prosjekter som bruker en svært stor andel,  trolig opp mot 40-50 prosent, av ressursene på nødvendig administrasjon og koordinering av interessenter og ressurser. Undersøkelser tyder på at det er lett å undervurdere hvor mye mindre effektiv man er i store prosjekter (5). Et sted går grensen for hvilken kompleksitet man klarer å styre med å øke mengden ressurser til administrasjon og koordinering.

I den senere tid er flere store norske it-satsninger blitt stoppet på grunn av for høy risiko. Disse satsningene synes i stor grad å ha blitt erstattet med flere mindre prosjekter med hyppigere leveranser og betydelig lavere risiko for å feile. Dette vitner om økt forståelse for de iboende sammenhengene mellom størrelse og risiko for å feile og gir et begrunnet håp om færre it-skandaler i fremtiden - uten å stoppe utviklingen av store og viktige it-anskaffelser.

 

 

Referanser:

1) www.simula.no/publications/survey-characteristics-projects-success-delivering-client-benefits (artikkel til fagfellevurdering)

2) www.simula.no/publications/failure-factors-small-software-projects-global-outsourcing-marketplace (Jørgensen, Journal of Systems and Software, 2014)

3) www.ucl.ac.uk/news/scriefullreport.pdf

4) www.pnas.org/content/106/32/13160 (lignende funn - artikkel under vurdering for publikasjon - er gjort for IT-prosjekter)

5) fox-lab.org/wp-content/uploads/2013/08/StaatsMilkmanFox2012.pdf (Staats et al., Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2012)