Tolv gode epost-råd

Tolv gode epost-råd

Se guiden som skal gjøre det lettere å bruke epost.

Med bakgrunn i undersøkelsen har Xerox Global Services laget en guide som skal gjøre det lettere å bruke og administrere epost. Her er tipsene.

1. Vær tydelig i teksten og bruk stavekontroll. Les alltid teksten en ekstra gang før du sender eposten og forsikre deg om at innholdet ikke er tvetydig.

2. Skal du sende store vedlegg (over 100Kb), så spør mottakeren først.

3. Hvis mulig, så send heller en link til en fil som er lagret på en webside eller delt server.

4. Installer virusprogramvare som sjekker utgående e-post med vedlegg.

5. Hvis du må ha vedlegg, så komprimer dette med for eksempel Zip.

6. Forsikre deg om at du skriver noe meningsfylt i tittelfeltet. Dette vil gjøre det lettere for mottakeren å finne den igjen på et senere tidspunkt.

7. Ikke glem den 8akkumulerte8 informasjonen som følger i en epost som videresendes. Forsikre deg alltid om at det nederst i eposten ikke finnes konfidensiell eller kontroversiell informasjon.

8. Hvis du sender epost til mange mottakere, så er det nyttig å bruke "bcc-feltet" i stedet for å vise andres epostadresser i "bc-feltet". Bruk bare [svar til alle]-knappen hvis alle de opprinnelige mottakerne trenger å lese svaret ditt.

9. Bruk en logisk folder-struktur når du lagrer e-post. Hvis du fjerner et vedlegg, så vær klar over at du kan miste skjult informasjon som kan være nyttig når du skal bruke dokumentet igjen.

10. Ikke svar på epost i bråhast. Hvis du mottar en epost som gjør deg sint, så bruk tid på å forstå den egentlige meningen for deretter rolig å gi et svar.

11. En epost kan lett bli misforstått. Forsikre deg om at mottakeren kjenner deg godt før du f.eks bruker humor, ironi eller andre sterke begreper og uttrykk.

12. Ikke bruk kun e-post. Bruk heller telefonen hvis dette kan være raskere og enklere. Ofte kan en muntlig samtale være en bedre form for kommunikasjon.