Tung start for e-innkjøp

E-vareforsyningen ved Karolinska Sjukhuset holdt på å bli en fiasko, men nå kan innkjøpsjef Mikael Wickström opplyse at både årsverk og penger er spart. -- Det løsnet da vi fikk noen store rammeavtaler i databasen, sier han.
Året er 1995, og innkjøpsavdelingen ved Karolinska Sjukhuset i Stockholm feirer at de nå skal begynne med elektroniske innkjøp av varer og tjenester. Nå skal alt gå raskere og gjøres enklere. Leger og sykepleiere - som før var belemret med å bestille varer til sine avdelinger, sprette kartonger med nye forsyninger og legge inn i skuffer og skap - skulle få frigjort tiden sin til å drive med pasientbehandling og omsorg. Slik gikk det ikke.

-- Hele prosjektet holdt på å bli en fiasko, innrømmer innkjøpsjef Mikael Wickström ved Karolinska Sjukhuset.

Systemet var på plass; strekkodebasert bestilling, håndholdte datamaskiner til å registrere varer på lager og behov for nye ordre, så var det bare å koble på innkjøpssystemet. Problemet var at databasen over produkter og tjenester var nesten tom.

-- Vi slet med å få leverandørene til å legge inn nødvendig produkt- og prisinformasjon i databasen vår. Lenge fungerte systemet som en elektronisk skrivemaskin hvor man skrev inn sine ønsker, og dette ble formidlet videre per faks eller epost, forteller han.

Det ble hvisket og tisket i gangene om fiasko. Systemet hadde absolutt ikke innfridd.

-- Det var dags at gjöra nånting. Vi måtte sätta fart, sier Wickström.

Basert på hyllevare

Det er regional styring av sykehusene i Sverige. En stor andel av innkjøpene foretas gjennom avtaler som er forhandlet sentralt i regionene.

-- Vi sørget for at et par slike avtaler ble lagt inn i databasen, og da fikk vi et grunnlag for å få flere med, forteller Wickström.

I dag ligger 38.000 artikler i databasen, noe Wickström anslår er om lag 92 prosent av behovet. Åtte av ti bestillinger går nå direkte gjennom sykehusets innkjøpssystem; som er basert på hyllevaren Supply Chain Management-applikasjonen Clockwork Logistic.

Seks av ti bestillinger overføres direkte elektronisk.

Ikke helt på plass

Under konferansen "Effektiv vareforsyning i helseforetak", som gikk av stabelen på Gamle Logen i Oslo i september, kunne Mikael Wickström slå fast at Karolinska Sjukhuset har spart anslagsvis 40 omsorgsårsverk på systemet; det vil si at leger og sykepleier har fått bedre tid til behandling og pleie. Vaktmesterstaben er imidlertid økt med ti, tolv stillinger. Vaktmesterene går rundt og registrerer nye bestillinger, og legger nye leveranser på plass der de skal være.

-- Bestillinger med strekkoder og håndholdte datamaskiner er ikke ferdig innført ennå, derfor har vi ennå ikke oppnådd å spare de 40 omsorgsstillingene vi antar at vi vil spare. Det kan bli færre, men det kan også bli flere når vi får med vaskeritjenesten fra februar neste år. Leverandøren skal selv ta seg av bestillingene, utkjøringen og oppakking på avdelingene, men bestillingene skjer gjennom vårt eget system, sier Wickström.

Kutter kostnader

-- Kostnadene er redusert med minst 30 prosent, mye fordi vi nå har færre varianter på lager, og vi er helt trofaste mot avtalene vi har inngått, sier Wickström.

-- Dessuten har vi eliminert kostbar overlagring, det vil si at vi unngår å ha unødvendig mye på lager. Videre er antall varer som er gått ut på dato eller på andre måter er blitt ubrukbare, redusert til null.

-- Viktigere er det at helsepersonellet nå kan bruke mer tid på pasientene og mindre tid på å lete etter ting på uoversiktlige lager, åpne kartonger og sette på plass varer. Nå har vi mindre og ryddigere lager som det er lett å finne fram i, sier han.

Alt i samme portal

Den største utfordringen har vært å få leverandørsiden til å legge inn og oppdatere pris- og produktinformasjonen i sykehusets database.

-- Veldig mange leverandører setter opp egne webshops på nettet, og forventer at vi skal gå inn og bestille gjennom deres systemer. Det ville være håpløst. Skulle vi forholde oss til flere hundre ulike leverandører og grensesnitt?

Målet på lang sikt er å få alle ordre og fakturar mellom sykehus og leverandør elektronisk.

-- I dag er legemiddel og sterilsentral holdt utenfor systemet. Vår fremtidsvisjon er å kunne bestille alt i samme portal, sier Wickström.