Tvinges til å overvåke ansatte

Nye lover kan tvinge bedrifter til å overvåke epost og direktemeldinger.
Nye reguleringer knyttet til bedriftsansvar tvinger bedrifter til overvåking av ansattes e-post og direktemeldinger (instant messaging - IM) og lagring av slik informasjon, viser en nye undersøkelse gjort for datalagringsselskapet Hitachi Data Systems. Det gjelder også norske bedrifter.

Ifølge undersøkelsen blant store og mellomstore bedrifter i Europa, Midtøsten og Afrika, utfører over halvparten av bedriftene (56 prosent) nå rutinemessig overvåking av ansattes epost. Enda flere (61 prosent) arkiverer all e-post sentralt.

Samtidig kontrollerer over en tredjedel av bedriftene (36 prosent) aktivt direktemeldinger, og majoriteten (68 prosent) har innført retningslinjer for bruk av epost og IM blant ansatte. Slike tiltak kan være upopulære blant de ansatte med mer tvilsomme e-post- og IM-vaner.

Nye reguleringer

Introduksjonen av nye reguleringer, som den britiske Sarbanes-Oxley Act, har gjort at at mange bedrifter har gått gjennom sine rutiner rundt elektronisk kommunikasjon på nytt, særlig innen segmenter med sterke reguleringer, som bank og finans, hvor man opererer med strenge straffer for å unnlate å etterkomme kontrollreguleringer knyttet til kommunikasjon.

Ifølge Hitachi Data Systems er også innføringen av et strengere administrasjonssystem for e-post nøkkelen til å minimalisere lagringskostnader forbundet med den voldsomme veksten i antall meldinger.

En undersøkelse foretatt for en tid tilbake, også den gjort av Hitachi Data Systems, viste at e-post og vedlegg kan beslaglegge mer enn 40 prosent av bedriftens totale lagringskapasitet.

Store variasjoner

Undersøkelsen som nå er gjort viser imidlertid at det er store variasjoner mellom bedrifter, og mellom de ulike landene. For eksempel, blant de bedrifter som ikke kontrollerer e-post og IM, kunne 60 prosent ikke oppgi når de ville gjøre dette. Variasjonene er imidlertid store. I noen land er antall bedrifter som oppgir at de har kontroll på dette området halvparten av i andre land.

Undersøkelsen avdekker dessuten en alvorlig bekymring over hvor lang tid bedriftene oppbevarer e-post og IM-data. Med nye reguleringer på trappene stipuleres det at elektronisk kommunikasjon blir lagret inntil åtte år. Ifølge undersøkelsen oppbevarer mindre enn en av fem bedrifter (18 prosent) denne type informasjon mer enn tre år.

Sterk IM-vekst

Bare en av 20 bedrifter (6 prosent) oppbevarer IM-meldinger mer enn tre år, mens tre av fire ikke oppbevarer IM overhodet, selv om IM ansees å være det raskest voksende kommunikasjonsmediet noensinne.

Analysebyråer har estimert at ca. 70 prosent av bedrifter har en eller annen form for IM klient, enten de er klar over dette eller ikke. Dette understreker problemene som it-avdelingene står overfor knyttet til håndteringen av noe som opprinnelig var ment som et kommunikasjonsverktøy for private brukere.

-- Nye reguleringer og press på it-kostnadene har klar innflytelse på bedriftens kommunikasjon. I løpet av kommende år forventer vi at de fleste bedrifter vil foreta betydelige investeringer i systemer for administrasjon av e-post og tilsvarende teknologi, sier markedsdirektør Tony Reid i Hitachi Data Systems.

-- Det er grunn til å anta at mange bedrifter har vært heldige som har klart seg så lenge uten effektiv administrasjon av slike virksomhetskritiske kommunikasjonsverktøy, sier Reid.

Resultatene i undersøkelsen er basert på intervjuer med 690 anonyme it-sjefer i i hele EMEA regionen (Europa, Midtøsten og Afrika). Landene som var med er Østerrike, Belgia, Danmark, Finland, Frankrike, Tyskland, Israel, Italia, Nederland, Norge, Polen og Sør-Afrika.