- Ta stilling til Unified Communication!

- Ta stilling til Unified Communication!

Tine regner med å spare 80 millioner på Unified Communication. Gartners Peter Hidas oppfordrer it-sjefene til å forberede seg på fremtiden.

Blant it-sjefen Computerworld har snakket med er det imidlertid en som ikke har så mye til overs for Unified Communication. Forretnings- og it-direktør Hans-Petter Aanby i flyselskapet Norwegian kan fortelle at de ikke har noen planer på området, rett og slett fordi de ikke ser en umiddelbar gevinst.

- Dessuten liker vi ikke videokonferanser. Folk bør heller reise og treffe hverandre personlig, sier Aanby og ler.

Men selv om Hans-Petter Aanby ikke er så opptatt av samordnet kommunikasjon, er Unified Communicationen i vinden om dagen.

Gammel tanke

Det har lenge vært snakk om konvergens mellom tele, data og andre kommunikasjonskanaler. Men det er først i de siste par årene at Unified Communication har blitt noe mer enn en liten prikk på it-avdelingenes radar. All kommunikasjon fra et grensesnitt hvor også alt henger sammen, er teknologens våte drøm. Men det er slett ikke sikkert finansdirektøren deler ambisjonene.

- Unified Communiaction er et veldig hot tema om dagen. Det er spesielt Microsoft som pusher hardt på, og da får temaet som regel oppmerksomhet, sier senioranalytiker Peter Hidas i Gartner.

For Hidas er ikke Unified Communication noe nytt. Han har hørt om temaet i alle fall 15 år.

- I begynnelsen var dette en kamp mellom teleselskapet AT&T og IBM, som liksom skulle bli de store konkurrentene på området. Men så skjedde det ikke noe særlig mer på mange år - før nå, sier Hidas.

Teknologien og konseptet fremmes nå av både it-bransjen og teleselskapene, og de midt i mellom som for eksempel Cisco og Alcatel. Både IBM og Microsoft har nye løsninger for Unified Communications, og man går i dag et steg lenger enn bare en samordnet meldingstjenester hvor tale, fax og epost hentes fra samme enhet. Unified Communication i dag betyr at forskjellige kommunikasjonsmetoder samles og automatiseres for å fremme produktiviteten i virksomheten.

- Unified Communication er et sexy tema. Og for mange virksomheter kan det være mye å hente. Den berømte harmoniseringer av data, video og tele er her, men man skal være klar over at teknologien er inne i en tidlig fase, påpeker Hidas.

NEGATIV It-direktør Hans-Petter Aanby i Norwegian er naturlig nok ikke så glad i videokonferanser.

Et godt case

Hidas mener det er flere skjær i sjøen. Et av ankepunktene er mangelen på ferdige produkter, som fungerer rett opp av esken. Unified Communication ikke er noen vanlig handelsvare. Et stort prosjekt må påregnes betydelige integreringskostnader.

- For de fleste vil Unified Communication bety store kostnader på utvikling, men dette beløpet er selvfølgelig avhengig av hva man har av infrastruktur fra før, understreker Hidas og legger til:

- Men tidspunktet er nå inne for de aller fleste it-sjefer til å følge med på utviklingen innen Unified Communications - det er fremtiden.

Peter Hidas’ oppfordring er å lære om samordnet kommunikasjon og ikke minst gjøre seg noen tanker rundt hva konseptet kan gjøre for din virksomhet. Før en igangsettelse må it-sjefen lage forretningscase hvor gevinstene blir synliggjort.

- Som it-sjef må man ta en posisjon på Unified Communication. Om ikke i år, så i alle fall i de nærmeste årene. Min anbefaling er å begynne å jobbe med å finne gevinstene. Teknologene er lett å overbevise, men det gjelder å finne argumenter som også overbeviser finansdirektøren, sier Hidas.

Tar sats

Selv om Unified Communications er i startgropen, har en del norske bedrifter kommet et godt stykke på vei i arbeidet på området. It-sjef Inge Ådland i Sparebanken Vest kan fortelle at han akkurat har hatt et prosjektmøte om temaet, da Computerworld ringer.

- Vi diskuterte hovedmålsetningene, som er lavere reisekostnader, generell tidsbruk og miljø, sier Ådland.

Sparebanken Vest er spredt rundt på 60 kontorer, men med en del fagpersoner som sitter sentralt på hovedkontoret i Bergen. Et av målene er at disse skal slippe å sette seg på flyet for å besøke andre avdelinger.

- Vi har standardisert på Microsoft Live Communications, som er integrert med en videoløsning fra Tandberg. Den er litt high-end. Men vi har også web-kameraløsning fra Microsoft. Før vi fikk dette integrert, støvet Tandberg-utstyret bare ned. Det var rett og slett for tungvint å sette i gang en videokonferanse, sier Ådland.

Bakgrunnen for at vestlandsbanken er i gang med Unified Communication er en miljøbeslutning i selskapets styre. Inge Ådland forteller at samordnet kommunikasjon skal redusere reisekostnadene, men også effektivisere prosessene gjennom effektiv tidsbruk i form av videokonferanser med dokumentdeling, telefonmøter og mobiltelefonen som en hovedplattform for tale.

- Mobilen er klienten du skal kunne bruke til det meste. Men selv om det er mulig med videokonferanse over mobilen, vil nok de fleste fyre opp pc-en, sier Ådland.

POSITIV: It-sjef Inge Ådland i Sparebanken Vest har kommet langt allerede.

Virtuell kundekontakt

It-sjefen i Sparebanken Vest kan bekrefte at det ligger betydelige investeringer til grunn for løsningen. Og blant utfordringene ligger det å få de ansatte til å benytte seg av de teknologiske mulighetene.

- Jeg tror det er viktig å finne og skape ambassadører for nye kommunikasjonsformer. Personer rundt i organisasjonen som brenner for teknologien er viktig for å vise andre at det fungerer. Det hjelper lite å tre løsninger ned over hodet på folk, sier Ådland.

Han forteller at neste fase i prosjektet er rettet mot kundene. Fordelen er at kundene allerede sitter foran pc-en når de bruker banktjenester. Veien blir dermed kort til en webkonferanse med en rådgiver eller en dialog med kunderservice ved hjelp av lynmeldinger (chat).

- Kunderservice hos oss er jo oppe til klokken ni, og det muliggjør direkte kommunikasjon når kundene faktisk er i nettbanken. Da kan man tenke seg en videokonferanse samtidig som man har informasjon om eksempelvis fond foran seg på skjermen, sier Ådland.

Tidsriktige Tine

I desember skal ikt-direktør Curt Grimstad i Tine legge frem resultatene av Unified Communication-prosjekt for konsernledelsen. Prosjektet har kostet 14 millioner kroner i utstyr og integrering, og en del av de løpende kostnadene tas over en driftsavtale. Gevinsten er imponerende.

- Vi har gjort beregninger som viser at vi kan spare 80 millioner kroner over en femårsperiode, sier Grimstad og legger til:

- En del av dette er sparte reisekostnader og en del er avvikling av en gammel telefoniløsning. Begge disse besparelsene kan imidlertid diskuteres og det finnes ikke noe fasitsvar. Likevel tror vi 80 millioner er et riktig tall.

Ikt-direkøren sier det alltid vil være en diskusjon om hvor mye reiseutgifter som faktisk kuttes, men Tine har 129 kontorer over hele Norge og konsernets ansatte har nå en mulighet til å jobbe tettere sammen og rimeligere enn før.

Med hjelp av videokonferanser, dele presentasjoner og regneark over nettet og avanserte mobilløsninger, skal de ansatte slipper å slenge seg i bilen eller på flyet for å møte kolleger.

Grimstad forteller at prosjektet har vært vellykket, men legger til at Tine kontinuerlig jobber med å legge til rette for økt bruk av mulighetene.

- Vi ser en selvforsterkende effekt ved at bruk av Unified Communication fører til mer bruk. Dessuten har vi gjort en jobb rundt informasjonshåndteringen, slik at man effektivt kan søke opp filene man trenger i IBM Sametime - som er verktøyet vi bruker. Dette gjør det enklere å finne og dele dokumenter under web-konferansen, sier Grimstad.

Artikkelen er hentet fra CIO i Computerworlds siste papirutgave.