Fem tips til billigere Microsoft-lisenser

Under en konferanse i Oslo for et par år siden sammenlignet en ansatt i et av verdens største it-selskaper lisensieringsregler for programvare med rotfylling utført analt. Poenget var at det ikke er slik at det ene er mindre smertefullt enn det andre.

Programvare er ikke varer som kan selges som pølser med brød. Lisenser er retten til å bruke åndsverket til noen andre, og kunden skal betale for mer enn lagringsplass i en server eller brenning og innpakning av en optisk plate. En lisens skal betale for kunnskapsoppbygging, testing og gir rom for ny kunnskap og innovasjon slik at ny programvare blir bedre eller tilpasset en endret virkelighet.

Folketrygd og programvare

Microsoft er verdens største programvarehus, og har lisensregler som følger av dette. Av dette følger frustrasjon, usikkerhet og tvil om hva som er rett håndtering av lisensreglene. Det gir også rom for gode forretningsmuligheter i lisensrådgiving og, selvsagt, programvare som følger med i lisensbruken i virksomhetene.

Microsoft driver ikke billigsalg av lisenser. Det er slik de kan hente inn over 300 milliarder kroner i programvaresalg i året. For den som liker perspektiv: dette er omtrent like mye som den norske Folketrygden skal bruke i 2011.

Det er altså med god grunn at man bør sette seg inn i og forhandle mest mulig programvare for lavest mulig pris fra it-giganten. Det finnes alltids åpen kildekodeprogramvare som er billigere, men prisen på programvaren per se er ikke sammenligning god nok. Funksjonsrikdom, integrasjon, utviklermiljø, drift, økosystem og hva man faktisk vil ha gjort må inn i regnestykket. En god pris på lisensen vil simpelthen krydre totaltilbudet.

Forrester Research har undersøkt saken i en egen rapport, melder Computerworlds nyhetstjeneste.

De har fem spørsmål programvarekunder bør stille før de underskriver en volumlisensavtale med Microsoft er:

1. Hva er den beste prisen du kan få?

Du vil før eller siden få en pris, det er det ingen tvil om. Men for få undersøker alternativene godt nok.

- Best pris innebærer ikke å akseptere det første og beste tilbudet, men sjekke ut billigere alternativ. For eksempel gå for et Select Plus-program, utsette versjonsoppgraderinger av programvaren eller se om andre verktøy kan gjøre jobben for en billigere penge, totalt sett. Selvsagt kan denne kontrollrunden åpne for et bedre tilbud av en Enterprise Agreement-lisens, sier analytiker Duncan Jones i Forrester.

For basisprodukter som Windows og Office blir en Enterprise Agreement-avtale først god butikk når bedriften har minst 250 pc-er, mener Forrester. En Enterprise Agreement inkluderer Software Assurance, det vil si at versjonsoppgraderinger i avtaleperioden er inkludert. Andre fordeler er at lisensen kan flyttes fra lokale installasjoner til nettskyen. Denne avtalen finnes også som en leieløsning, Enterprise Subscription Agreement.

Forrester bruker som eksempel at i USA koster en Windows Select Plus 810 kroner og Windows Enterprise Agreement koster 1030 kroner. Tilsvarende for Office Pro er 2200 og 3500 kroner.

2. Når vil du versjonsoppgradere igjen?

Priseksemplene over viser hva det koster å forhåndsbetale for en oppgradering til neste versjon. Alternativet er å betale samme grunnpris én gang til. Software Assurance varer vanligvis i tre år av gangen. I løpet av avtaleperioden kan kunden kostnadsfritt oppgradere til ny versjon. Det kan være et element av poker i dette, siden en oppgradering ikke er garantert å komme i denne perioden. En oppgradering er også en arbeidsom og ressurskrevende jobb på flere felt enn rene lisenskostnader.

Innkjøperen vedder altså om en eventuell oppgradering muligens vil bli tatt i bruk i virksomheten. Om du taper, øker prisen på lisenser med førti prosent. Vinner du, har du en neste lisens med en fin rabatt.

Det er også et poeng at en Software Assurance Agreement ikke må brukes innenfor avtaleperioden. Dersom en ny versjon kommer men du velger å ikke ta den i bruk i Software Assurance Agreement-perioden, kan den nye versjonen likevel tas i bruk etter at Software Assurance Agreement-perioden er over. Det er de nye versjonene som kommer etter Software Assurance Agreement-perioden som ikke dekkes.

- For eksempel gjelder det at en Desktop Platform Enterprise Agreement som går ut i 2011 gir rett til oppgradering til Windows 7, Office 2010 og klientlisenser til Windows Server 2008 R2 også etter at avtalen går ut, selv om du ikke fornyer avtalen, forklarer Forrester.

Ofte arter det seg slik at dersom man skal oppgradere i eget tempo, så har virksomheten fjernet en budsjettmessig usikkerhet med en Enterprise Agreement. Når lisenser ikke lenger er kostnadsproblem, kan resten kostnadene til oppgradering komme på plass i høvelig tempo.

Interne budsjetteringsrutiner, ekstra fordeler du kanskje ikke trenger og mer sammensatte avtaler. Les mer på neste side!