Hjelper lederne å ta beslutninger

- Det er ikke lenger snakk om fristbrudd vi har hatt, men fristbrudd vi eventuelt kan få. Det overordnete målet er å sikre best mulig pasientbehandling, sier Anders Mohn Frafjord, administrerende direktør for Diakonhjemmet Sykehus.

Derfor vil detaljanalyse om mulige fristbrudd på ventetidsgaranti kunne analyseres på forhånd, for om mulig kunne sette inn nødvendige tiltak for å unngå fristbruddene.

Omsorgstjeneste

Diakoni er den kristne kirkens omsorgstjeneste. Diakonhjemmet har en egen høgskole som utdanner fagfolk i helse og omsorgstjeneste basert på kristne verdier med avdelinger i Oslo og Sandnes. Rundt 2.200 studenter utdannes på Bachelor, Master og doktorgradsnivå.

Diakonhjemmet Sykehus er et privat ideelt sykehus eid av stiftelsen Diakonhjemmet. Etter avtale med Helse Sør-Øst RHF er Diakonhjemmet lokalsykehus for de tre vestre bydelene i Oslo, Frogner, Ullern og Vestre Aker med 135.000 innbyggere.

Fra i år er Diakonhjemmet også blitt akuttmottak for Alna, Grorud og Stovner med 110.000 innbyggere. Det medførte behov for en ekstra sengepost på 40 plasser og behov for bemanningsendring.

Total omsetning er 1,47 milliarder kroner.

- Vi kan gå konkurs samtidig som vi har evnen til å snu oss raskere enn andre offentlige sykehus, forklarer Anders Mohn Frafjord.

1.500 ansatte jobber innen indremedisin, kirurgi, psykiatri og rusomsorg. Sykehuset har et toppsenter innen revmatologi med nasjonale funksjoner innen revmatologi og revmakirurgi. Videre er det et kompetansesenter innen klinisk psykofarmakologi. Diakonhjemmet er størst på forskning etter universitetssykehusene.

For elektronisk pasientjournal og grunnlag for rapportering brukes Dips.

- Vi bruker Dips og får veldig mange rapporter, men informasjonen er bare fra det systemet. Den virkelige merverdien oppstår når vi kan hente ut nyttig informasjon fra flere systemer og se disse opp mot hverandre, sier Anders Mohn Frafjord.

Få hjelp av andre

Tidligere måtte sykehuslederne få hjelp av andre for å hente nødvendig informasjon for beslutninger. I dag benyttes ledelsessystemet DIA-LIS.

- Vi får tilbakemeldinger fra Helse Sør-Øst på at vi har det beste styringssystemet, fremhever Anders Mohn Frafjord.

Det er utviklet i henhold til den enkle planleggingsmodellen: planlegge, utføre, kontrollere og korrigere. Utfordringen er å skape forståelse, bruk og forbedring blant sykehusets ledere på alle nivåer. Hvis lederne ikke forstår nytten blir det kun et rapporteringsverktøy fra direktør til styret.

Derfor består DIA-LIS av to hoveddeler: presentasjon og analyse. Hensikten er å styre etter mål fremfor resultat.

- Styret må vite hva de skal styre etter. Det er viktig å kunne følge utviklingen samtidig som datagrunnlaget må kunne drilles ned til det laveste nivå i organisasjonen for å bli nyttig for den enkelte leder, fremhever Anders Mohn Frafjord.

Alt som rapporteres opp på høyeste nivå må kunne finnes igjen der dataene oppstår. Et eksempel er utviklingen over tid på gjennomsnittlig liggetid på intensivavdelingen. Det som rapporteres for avdelingens eget oppfølgingsbehov, aggregeres ikke.

Det er dermed fire områder det rapporteres og analyseres på: styret og ledelsen i Helse Sør-Øst RHF, kvalitetsstyring mot mål, økonomistyring og avdelingsstyring.

La grunnlaget i 2005

Grunnlaget for DIA-LIS ble lagt i 2005 da Sterner-familien representerte Qlicktech med analyseverktøyet Qlickview. Familien solgte Qlickview til Diakonhjemmet, men for å kunne være med i et større miljø solgte de seg til it-leverandøren AD-Gruppen med hovedkontor i Tønsberg. Fortsatt er Knut Sterner med som kontaktperson for AD-Gruppen mot Diakonhjemmet sykehus.

Det var sjeflege Øystein Krüger og konsulent Andy Hyde som hadde tiltro til fleksibiliteten i Qlickview fremfor den statiske rapportering og analysen fra et datavarehus basert på forhåndsdefinerte strukturer som multidimensjonale OLAP-kuber (On Line Analytic Processing).

Siden den gang har det kommet nye krefter til og systemet er stadig blitt videreutviklet. I dag er det tyske Manuell Hantke som står som primus motor for et enda bedre DIA-LIS.

Resultatet er at kvaliteten på rapporteringen er blitt bedre, både til myndighetene og for egen styring. Måloppnåelse på utskrift av epikriser har økt til 82 prosent.

Kvalitetsmål vises også ved hjelp av farger. Grønt tilsier at målet er oppnådd, gult at det ikke er oppnådd, men at det er forbedring, rødt at målet ikke er oppnådd.

Mens det var fem fristbrudd i september 2013 er det ingen nå, men det kan bli om det ikke gjøres tiltak.

I 2013 var økonomi og liggetid grønne. Kun utskrivningsklare liggedøgn var ikke i henhold til mål. Sykefravær ble bedre, men ikke bra nok. Tilsvarende epikrisetid, fristbrudd og sykehusinfeksjoner.

- BI-løsningen har gitt Diakonhjemmet mulighet til å kvalitetssikre og automatisere rapporteringen til helsemyndighetene med rett informasjon til rett tid, fremhever Bjørnar T. Andersen, administrerende direktør i AD-Gruppen AS.

Besparelsen på rapporteringen til myndighetene er to årsverk med informasjon om aktivitet, bemanning, kvalitet og økonomi. Ved hjelp av analyse og tiltak er både fristbrudd og sykefravær blitt redusert.

BI-konsulenten Manuel Hantke er levende opptatt av nye forbedringer innen rapporteringen ved å ta inn data fra flere applikasjoner som eksempelvis timerapporterings og lønnsystemet GATT.

Et område er trygg kirurgi hvor tiltakene kontrolleres mot en sjekkliste.

- Vi har redusert antall infeksjoner på sykehuset. Det var 3,3 prosent ved siste måling, noe en standardisert sjekkliste for trygg kirurgi har bidratt til, fremhever Anders Mohn Frafjord.

Ved å se avdelinger og behandlingslinjer i sammenheng er det mulig å effektivisere. For å kunne makte 45 pasienter på akuttmottaket mo 30 tidligere på grunn av Oslo Nord har man måttet øke antall kirurger på operasjon, men ikke tilsvarende pasientøkningen.