Søkekaos truer effektiviteten og forsinker saksbehandling

PLAGSOMME: Geir Kalleberg i VirtualWorks synes synd på de som må bruke betydelige deler av arbeidsdagen til å lette etter dokumenter. – Det er ikke utenkelig at de digitale tidstyvene er så plagsomme at man søker seg til andre jobber, sier han. (Pressefoto: VirtualWorks)

 Søkekaos truer effektiviteten og forsinker saksbehandling

En undersøkelse gjort av Infact for VirtualWorks viser at mange forholder seg til mer enn tre datasystemer for å få jobben gjort. Gigantisk tidstyveri, mener Geir Kalleberg. 

Norske arbeidstakere – som det stadig forventes mer effektivitet av - må i det daglige forholde seg til en jungel av datasystemer. Antallet systemer og manglende universelle søkeløsninger truer effektiviteten på norske arbeidsplasser. Dette skriver VirtualWorks i en pressemelding. Ifølge selskapet øker også risikoen for feil saksbehandling og ukorrekt beslutningsgrunnlag.

Tidstyveri

Halvparten av oss må forholde oss til mer enn tre datasystemer for å få jobben gjort, og hele 12,6 prosent mer enn åtte systemer. Flertallet (58,6 prosent) kan heller ikke søke på tvers av systemene, men må søke i hvert enkelt system når de jakter etter dokumenter.

Resultatet er at en tredjedel bruker mellom 10-30 minutter daglig på å søke etter dokumenter de trenger for å gjøre jobben sin. 11,3 prosent sier de bruker mer enn en halvtime og 3,7 prosent mer enn en time. Det fremkommer i en fersk landsdekkende befolkningsundersøkelse Infact har foretatt for VirtualWorks.

Krever kompetanse

– Det er en jungel av programmer og systemer med tilhørende søkefunksjoner. For å være sikker på at man ikke har oversett data eller informasjon, må man gjerne gjøre tre-fire søk i systemer som er svært forskjellige, og som dermed krever at du behersker hver enkelt søkemotor. For en som jobber med it, er dette ikke noen stor utfordring, men for de fleste andre kan det kreve kompetanse man ikke har, sier Country Manager Geir Kalleberg i VirtualWorks, i meldingen.

Alle de ulike systemene er ofte nødvendige for å utføre jobben – og de er fornuftige nok i seg selv, mener VirtialWorks, og skriver videre at paradokset er at for hver enkelt prosedyre eller oppgave man ønsker å effektivisere, så innføres det som oftest et nytt system på toppen av det man allerede har. 

– Det som virkelig truer den ansattes effektivitet er ikke nødvendigvis antallet systemer, men at man må søke i hvert enkelt system for å gjenfinne dokumenter. Dette er en gigantisk digital tidstyv. Slik bør det ikke være, særlig ikke når det finnes løsninger på markedet, sier Kalleberg.

Konsekvenser for samfunnet

I undersøkelsen fremkommer det ikke så store forskjeller mellom ansatte i offentlig sektor og i privat sektor hver i antall systemer/søkesystemer eller tapt arbeidstid. Men det er også andre årsaker enn tapt arbeidstid som gjør at å få på plass gode intelligente søkeløsninger som søker på tvers av alle systemer bør være øverst på listen i statsråd Jan Tore Sanners tidstyvsprioriteringer, heter det i meldingen.

– Med separate søkesystemer som krever særskilt kunnskap å beherske er risikoen stor for både treg og feilaktig saksbehandling. Finner man ikke dokumentene man trenger, forsinkes saksbehandlingen – og man kan til og med risikere at saksbehandlingen blir feil fordi ikke alle vesentlige elementer blir hensyntatt. Dette kan ha store konsekvenser for samfunnet og den enkelte borger, sier Kalleberg.

Undersøkelsen er gjennomført av Infact for VirtualWorks 19. juni 2015. 1008 personer i landsdekkende representativt utvalg har besvart undersøkelsen.