Fakturafeil for millioner rammer norske selskaper

Fakturafeil fortsetter å forårsake kapitaltap for norske bedrifter, skriver Qvalia i en pressemelding. Qvalias utvikler automasjonsløsninger for økonomiprosesser og leverer verktøy for finansiell datamining til det nordiske markedet.

Blant større selskaper i Norge førte feil i løpet av 2020 i gjennomsnitt til 22,5 tapte arbeidsdager og 1,2 millioner kroner i tapte penger.

Dette kommer frem i Qvalias årlige rapport «Lost in Transaction 2021». I rapporten har Qvalia analysert 100 nordiske selskaper, deriblant 25 norske. Tross økende digitalisering, så avsløres fortsatt brister i økonomiprosessene. Av flere enn 20 millioner gjennomgåtte leverandørfakturaer, kommer det frem at økonomiavdelingene totalt brukte 2.250 dager på å korrigere fakturafeil. Likevel passerte feil for 130 millioner kroner ubemerket.

De norske selskapene – samtlige med en omsetting på en milliard eller mer – opplevde et tap på over 30 millioner kroner relatert til fakturafeil. I snitt utgjør det ca. syv kroner per håndterte faktura. I gjennomsnitt tapte hver nordisk bedrift 1,2 millioner som følge av fakturafeil.

Kostbare feil

Hvilke feil er det som skjuler seg bak statistikken? Administrerende direktør og gründer Henri Taipale i Qvalia slår fast at den vanligste årsaken er den menneskelige faktoren, men at også feil innstillinger i økonomisystemet forekommer svært ofte.

– Det handler om alt fra kompliserte momsregler til rene feilberegninger. Det er fort gjort at prosesser med manuelle inntastinger fører til at feilaktige beløp mates inn og fakturaer overbetales. Bedriften kan ha utestående kreditnotaer som glemmes bort, det kan være rabatter som ikke trekkes fra korrekt og iblant betales til og med samme faktura flere ganger, sier Taipale i pressemeldingen.

Han mener den langsiktige løsningen er å minske det manuelle arbeidet, og håndtere økonomidata strukturert og digitalt fra begynnelsen.

– Man må huske på at de uoppdagede feilene er toppen av isfjellet. Den store kostnaden oppstår i den interne håndteringen, blant annet gjennom alle avvik som identifiseres av økonomipersonalet. I takt med økt digitalisering så forbedres også mulighetene til å automatisere økonomifunksjonen, med dens informasjons- og prosessintensive virksomhet. Det er helt grunnleggende å strukturere data og sikre at de alltid er digitale. E-faktura er et viktig virkemiddel på veien, men det kommer mange trinn etter det på digitaliseringsreisen, sier Taipale.