OPPLEVER VEKST: Når man vokser veldig fort er det ikke lenger rom for å håndtere interne prosesser med systemer som egentlig ikke er laget for å støtte disse prosessene fullt ut, sier Kristoffer Løvmyr, Payroll Manager i Kolonial.no (Foto: Kolonial.

OPPLEVER VEKST: Når man vokser veldig fort er det ikke lenger rom for å håndtere interne prosesser med systemer som egentlig ikke er laget for å støtte disse prosessene fullt ut, sier Kristoffer Løvmyr, Payroll Manager i Kolonial.no (Foto: Kolonial.no)

Sterk vekst ga Kolonial.no nye utfordringer

Vi handler mat på nett som aldri før. Dette har ført til at Kolonial.no må håndtere vekst i organisasjonen gjennom digitaliserte HR- og ledelsesprosesser.

Kolonial.no er av flere matbutikker på nett, og det selskapet i sin kategori med raskest vekst i hele Norden. Stadig flere nordmenn benytter seg av muligheten til å bestille dagligvarer eller middagsretter levert hjem, eller til et hentepunkt. Selv om selskapet er fornøyde med piler som peker oppover, har suksessen også ført til noen nye utfordringer:

– Når man vokser veldig fort slik vi har gjort de siste årene er det ikke lenger rom for å håndtere interne prosesser med systemer som egentlig ikke er laget for å støtte disse prosessene fullt ut, forteller Kristoffer Løvmyr, Payroll Manager i Kolonial.no i en pressemelding.

For å håndtere veksten nå og fremover er det viktig for selskapet å kunne gjennomføre HR- og ledelsesprosesser effektivt, og på en måte som samtidig ivaretar medarbeiderne og kulturen i Kolonial.no.

Det var våren 2017 at Kolonial.no virkelig fikk fotfeste i markedet og ekspansjonen satte fart. Etter hvert erfarte de at manuelle prosesser ble for ineffektive.

– Vi ønsket å være i stand til å fortsatt møte behovene til medarbeiderne og engasjere og informere de bedre. Vi ville involvere de mer i prosessene og gjøre informasjon mer tilgjengelig for alle forklarer Løvmyr.

Matnyttig samarbeid

Konkurransefortrinnet til Kolonial.no, skal ifølge selskapet selv, ligge i teknologien i produktet som er nettbutikk og app, i lagerstyring og i distribusjon.

Etterhvert som bedriften har vokst har også systemlandskapet blitt mer komplekst, og behovet for systemer som håndterer data på en god måte øker. Kolonial.no var derfor avhengige av å få på plass et HR-system som var skalerbart og som kunne være med på veksten – også geografisk.

Etter en grundig prosess falt valget til slutt på CatalystOne Solutions, som er et nordisk selskap og leverandør av HR-system med norske røtter. Det skriver CatalystOne selv i en pressemelding.

– I en vekstfase som vi er inne i blir det viktig å få på plass struktur og standardisere prosesser for å oppnå effektivitet og de resultatene vi ønsker, uten å måtte bemanne mer innen administrative roller, fortsetter Løvmyr, og fortsetter:

- Med høyt rekrutteringsvolum starter det mange nye mennesker som vi ønsker at skal bli en del av Kolonial.no raskt. Onboardingen er særdeles viktig for å bygge kultur og sikre at de nye får rett kompetanse og opplæring. Denne prosessen blir nå digitalisert og automatisert gjennom HR-systemet fra CatalystOne slik at vi kan øke rekrutteringstakten uten å ansette flere innen HR og rekruttering.

Han mener at de ved å bruke standardiserte prosesser kan sikre at alle får en god og varm velkomst, og en opplevelse av å bli ivaretatt med en gang.

CatalystOne ble valgt ettersom de skilte seg ut fra de andre leverandørene ved at de hadde en god og sterk organisasjonskultur som matchet med Kolonial.no. 

HR-data er viktig 

Kolonial.no skal være en sterkt datadreven organisasjon. Derfor var det også viktig at HR-systemet kunne håndtere all informasjon om medarbeiderne, også kalt HR-masterdata, på en god og sikker måte, og i tråd med personvernreglene og GDPR.

– Vi ønsket å tilgjengeliggjøre data for både lederne og våre medarbeidere. Dette var en av årsakene til at CatalystOne stilte som en sterk kandidat med sin SaaS løsning, sier Løvmyr.

CatalystOne skal ifølge meldingen ha vært raske til å ta tak i de nye personvernreglene og sikre at alle kundenes HR-data ble håndtert sikkert, og at personvernet ivaretas i henhold til GDPR.

– Skyløsningen gjør at vi kan logge oss inn hvor som helst, når som helst slik at vi alltid har viktige beslutningsdata tilgjengelig, forteller Kristoffer Løvmyr videre.

Fremover håper han at Kolonial.no skal kunne fortsette å revolusjonere en hel bransje og videreutvikle morgendagens dagligvarehandel. Men for at dette skal skje mener han at det er kritisk at også interne prosesser digitaliseres og forbedres.

- Det aller viktigste for Kolonial.no var å digitalisere og automatisere vår HR-masterdata, onboardingprosessen samt lederstøtte som omfatter hverdagslige oppgaver som medarbeidersamtaler, målstyring og oppfølging, sier han avsluttningsvis i meldingen.

 

Kolonial.no