Kutter en halv million utskrifter

Kutter en halv million utskrifter

I Bergen klarer byrådet seg uten papir, og sparer mange hundre tusen kroner. Slik kan du klare det samme.

- Det er ingen som ser seg tilbake. Det har vært stor politisk vilje til å jobbe papirløst.

Lars Tveit er direktør for seksjon for konkurranse og utvikling i Bergen kommune. Hans enhet har vært sentral i å kvitte seg med papirene. Det har vært snakket om det papirløse kontor i en årrekke. Erfaringene fra Bergen kommune har vist at det ikke er tilstrekkelig å kaste papirene i seg selv. Det er ikke nok med å beslutte det. Man må etablere gode systemer for prosesstyring i forkant.

- Det er viktig at man bygger opp virkelige arbeidsprosesser. Da får man alle fordelene med å jobbe papirløst. Systemet må fungere for brukerne, og brukerne må selv se fordelene, sier Tveit.

Levende dokument

Kommunen har forberedt prosjektet i samarbeid med Software Innovation og Microsoft. Kort fortalt legges dokumentene inn i saks- og arkivsystemet. Deretter går datafilen inn via Sharepoint og konverteres til Onenote-formatet. Alle brukerne har en tavle-pc, og kan gjøre notater både med penn og tastatur. Ulike type saker er markert med ulike farger.

- Da får vi til å skape levende dokumenter, slik at man kan jobbe på en helt annen måte. Å laste ned en låst fil eller en pdf er ikke en prosess, mener Lars Tveit.

I dag jobber 30 ansatte i kommunen papirløst. Det alene har ført til 515.000 færre utskrifter i året, noe som tilsvarer 70 trær som inneholder 200.000 liter vann, eller 36 tonn CO2-ekvivalenter. Kommunen har selv estimert de årlige besparingene til 410.000 kroner, men prosjektet handler om langt mer enn penger.

- Vi er blitt et godt case for grønn it, og bransjeorganisasjonen IKT-Norge ønsker å bruke oss som referanse. Det er hyggelig at det vi gjør blir lagt merke til, mener Lars Tveit.

Nå står bystyret for tur, noe som innebærer ytterligere hundre brukere.

- En viktig suksessfaktor er at politikere og administrativt ansatte selv ønsker dette. Det gjør det lettere å få til en god gjennomføring. Et annet viktig moment er at man må flytte fokus fra teknologi til forretning. Rent teknologisk er det viktig å benytte standarder og sørge for at man har kontroll på innføringen, sier Tveit.

Elektroniske tjenester sparer mye papir, les videre på neste side!