Printeren var ikke død

Printeren var ikke død

Både bilag og fakturaer trykkes fremdeles på papir. Det er mye å spare på effektiv digitalisering.

Mange dømte printeren til en sikker død i et elektronisk univers. Vi er fremdeles et godt stykke unna det papirløse samfunn, og kanskje spesielt når det gjelder bilag og faktura. De fleste ønsker å ha et heldigitalt økonomisystem. Multifunksjonsprinteren spiller en viktig rolle for å gjøre jobben.

- Alt man trenger å gjøre for å scanne bilaget er å trykke på knappen. Da kan du velge om bilaget skal sendes direkte til regnskapsfører eksternt eller til økonomisystemet internt, sier Erik Meinseth i Lexmark Norge.

Skanneren OCR-tolker bilagene. Det vil si at den automatisk leser av relevante felter. I en faktura er blant annet KID-nummer, kontonummer, kundenavn og beløp viktig. I motsetning til den tradisjonelle veien for papirfakturaene, med postmottak, stempling, lange attestasjonsrunder, prosjektføring og hvor den til slutt havner i permen, sparer man mye tid på å digitalisere.

-- Den største gevinsten er å redusere tiden man må bruke på bilagene. Ansatte kan i større grad kan konsentrere seg om kjernevirksomheten, sier Erik Meinseth.

LES OGSÅ: Skarp duell mellom harddisk og databånd

Digitalisering

Samtlige seriøse leverandører av økonomisystemer har en løsning for digitalisering av bilag. At bilagene ligger i digitalt format innebærer også at tilgjengeligheten til bilagene øker i ettertid. I et regnskap kan man simpelthen klikke seg tilbake, helt ned til hvert enkelt bilag.

- Kundene oppnår mange fordeler ved effektiv digitalisering av bilagene, mener Meinseth.

En av kundene er regnskapskontoret Axepta i Østfold. Tre regnskapskontorer slo seg sammen, og det var viktig å finne et felles system for kundene. Kundene ønsket digitaliserte bilag. Axepta så at de kunne gi et bedre tilbud til kundene, samtidig som regnskapsførerne kunne jobbe mer effektivt.

- Digitalisering gir mer funksjonalitet til økonomisystemet. Hvis man er litt kreativ kan man spare mye penger. Særlig innen vårt område, sier Per-Erik Jacobsen, it-ansvarlig i Axepta.

Selskapet oppfordrer kundene til å sette opp en spesialkonfigurert printer. Bilagene skannes og sendes over sikker linje til regnskapskontoret, og legges direkte inn i kundenes egne økonomisystemer. Kundene står selvsagt fritt til å gjøre bilagshåndteringen selv.

- Effektiviseringen er enorm, og et betydelig konkurransefortrinn for oss. Kundene ønsker dette. Vi ønsker det. Om få år vil alle arbeide på denne måten, mener Per-Erik Jacobsen i Axepta.

LES OGSÅ: Eksplosiv tynn-vekst i Norge

Urørt standard

De er liten tvil om at fremtiden er helelektronisk. De store selskapene er pådrivere for å unngå papirbilagene, og har all interesse av at de mindre underleverandørene leverer faktura elektronisk. eFaktura vokser raskt.

- Ideen om elektroniske faktura er 25 år gammel. Problemet har vært at EDI-standarden har vært kostbar, men vi ser nå at prisene går ned. Vi er ikke i mål før prisen er så lav at et enmannsfirma kan leve med det, sier Richard Livsey, salgs- og markedssjef i Uni Micro.

Mange mener EDI ikke er enkelt nok. Selskapet e2b har utviklet en XML-basert løsning for det norske markedet.

- Teknologisk er det ingen utfordring. Kunsten er å få til en standard som i daglig bruk er minst mulig rørt av menneskehender i det daglige arbeidet, sier Livsey.

Det eneste som er sikkert er fremtiden innen økonomisystemer er helelektronisk. I mellomtiden får vi ta til takke med en mest mulig effektiv digitalisering av papirbilagene.

Edifact vs. XML

For å gjøre en elektronisk faktura forståelig på tvers av programmer og plattformer, trenger man et skript for å oversette fakturaen til samme språk. Det mest utbredt er EDI (Electronic Data Interchange). Fordelen er at filen tar svært liten plass, opptil ti ganger mindre enn en XML-fil. XML-standardens fordel er at den er enklere å forstå, og koster langt mindre å bruke. Hva som er fremtidens vinner er en nøtt for de lærde, men mange mener XML-standarden er i siget. Danske myndigheter bruker XML-standarden UBL som eneste godkjente fakturering til statlige etater. E2b er en pådriver for standarden i Norge.

Hva er OCR (Optical Caracter Recognition)?

Programvare som oversetter bilder av tekst, til tekst som kan leses og redigeres elektronisk. Standarden er på ingen måte ny. Patentet er fra 1929, og var beregnet på forskermiljøet. I 1955 kom den første kommersielt rettede OCR-programvaren. I dag er OCR den viktigste standarden i forhold til å digitalisere fra papir, vanligvis ved hjelp av en scanner. Spørsmålet er hvor lang tid det tar før teknologien er heldigital, og scanning blir overflødig.

Les om: