Printeren var ikke død

Mange dømte printeren til en sikker død i et elektronisk univers. Vi er fremdeles et godt stykke unna det papirløse samfunn, og kanskje spesielt når det gjelder bilag og faktura. De fleste ønsker å ha et heldigitalt økonomisystem. Multifunksjonsprinteren spiller en viktig rolle for å gjøre jobben.

- Alt man trenger å gjøre for å scanne bilaget er å trykke på knappen. Da kan du velge om bilaget skal sendes direkte til regnskapsfører eksternt eller til økonomisystemet internt, sier Erik Meinseth i Lexmark Norge.

Skanneren OCR-tolker bilagene. Det vil si at den automatisk leser av relevante felter. I en faktura er blant annet KID-nummer, kontonummer, kundenavn og beløp viktig. I motsetning til den tradisjonelle veien for papirfakturaene, med postmottak, stempling, lange attestasjonsrunder, prosjektføring og hvor den til slutt havner i permen, sparer man mye tid på å digitalisere.

-- Den største gevinsten er å redusere tiden man må bruke på bilagene. Ansatte kan i større grad kan konsentrere seg om kjernevirksomheten, sier Erik Meinseth.

LES OGSÅ: Skarp duell mellom harddisk og databånd

Digitalisering

Samtlige seriøse leverandører av økonomisystemer har en løsning for digitalisering av bilag. At bilagene ligger i digitalt format innebærer også at tilgjengeligheten til bilagene øker i ettertid. I et regnskap kan man simpelthen klikke seg tilbake, helt ned til hvert enkelt bilag.

- Kundene oppnår mange fordeler ved effektiv digitalisering av bilagene, mener Meinseth.

En av kundene er regnskapskontoret Axepta i Østfold. Tre regnskapskontorer slo seg sammen, og det var viktig å finne et felles system for kundene. Kundene ønsket digitaliserte bilag. Axepta så at de kunne gi et bedre tilbud til kundene, samtidig som regnskapsførerne kunne jobbe mer effektivt.

- Digitalisering gir mer funksjonalitet til økonomisystemet. Hvis man er litt kreativ kan man spare mye penger. Særlig innen vårt område, sier Per-Erik Jacobsen, it-ansvarlig i Axepta.

Selskapet oppfordrer kundene til å sette opp en spesialkonfigurert printer. Bilagene skannes og sendes over sikker linje til regnskapskontoret, og legges direkte inn i kundenes egne økonomisystemer. Kundene står selvsagt fritt til å gjøre bilagshåndteringen selv.

- Effektiviseringen er enorm, og et betydelig konkurransefortrinn for oss. Kundene ønsker dette. Vi ønsker det. Om få år vil alle arbeide på denne måten, mener Per-Erik Jacobsen i Axepta.

LES OGSÅ: Eksplosiv tynn-vekst i Norge

Urørt standard

De er liten tvil om at fremtiden er helelektronisk. De store selskapene er pådrivere for å unngå papirbilagene, og har all interesse av at de mindre underleverandørene leverer faktura elektronisk. eFaktura vokser raskt.

- Ideen om elektroniske faktura er 25 år gammel. Problemet har vært at EDI-standarden har vært kostbar, men vi ser nå at prisene går ned. Vi er ikke i mål før prisen er så lav at et enmannsfirma kan leve med det, sier Richard Livsey, salgs- og markedssjef i Uni Micro.

Mange mener EDI ikke er enkelt nok. Selskapet e2b har utviklet en XML-basert løsning for det norske markedet.

- Teknologisk er det ingen utfordring. Kunsten er å få til en standard som i daglig bruk er minst mulig rørt av menneskehender i det daglige arbeidet, sier Livsey.

Det eneste som er sikkert er fremtiden innen økonomisystemer er helelektronisk. I mellomtiden får vi ta til takke med en mest mulig effektiv digitalisering av papirbilagene.