Dokumenter – en digital blindgate?

Det er en godt etablert sannhet at vi lever i et informasjonssamfunn. Begreper som datadrevet har blitt dagligdagstale og det er allment kjent blant fagfolk at de som ikke klarer dette skiftet vil slite. Vi jobber med integrasjonsplattformer og datavarehus for å få innsikt i dataene. 

Men vi har glemt noe helt essensielt, nemlig at vi trenger å fange data i utgangspunktet for at vi skal kunne dele og rapportere på den.

Dokumentet som representasjon

Tilbake til spørsmålet i tittelen: Dokumenter er ikke en blindgate i seg selv, men måten vi bruker dem på kan være det. Vi trenger dokumenter i enkelte prosesser, men i langt mindre grad enn i dag. Tradisjonelle dokumenter er en enkel måte for mennesker å lese og representere informasjon på et bestemt tidspunkt, for eksempel i forbindelse med en signeringsprosess.

LES OGSÅ:

• 

  Deepfake-bedrageri har nådd industriell skala

• 

  Gjøvik: NTNU skal forske på digital svindel

• 

  Styrker posisjonen med kjøp i Brasil

• 

  Cisco: – Agentisk KI frigjør menneskelig potensial

• 

  Discord forlanger å se hvor gammel du er

• 

  Over én milliard Android-telefoner står uten sikkerhetsoppdateringer

• 

  Vil bygge Norges ledende fagmiljø innen embedded

Slik jeg ser det så er det store problemet at vi ikke klarer å skille på informasjonsfangsten og representasjonen. Noen dokumenter har ingen fast struktur og det er derfor vanskelig å hente ut den viktige informasjonen. Her er det lite å hente og den gode gamle metoden med å starte med et blankt ark og sette ord på dette er helt fint. Men det finnes utrolig mange dokumenter med betydelig grad av struktur i enhver bedrift. Problemet er at de håndteres på samme måte som det ustrukturerte.

Ansettelseskontrakten – tapte muligheter

En ansettelseskontrakt er et godt eksempel på et dokument som har høy grad av struktur. Navn, arbeidstid, lønn og overtidsbetaling er noen eksempler. Løsningen for å fange denne strukturerte informasjonen har hos de fleste bedrifter vært å lage en mal slik at riktig informasjon manuelt kan puttes inn på riktig sted i kontrakten. Og det fungerer jo til en viss grad hvis man ser på denne prosessen isolert, selv om spørsmål som «Hvor finner jeg den riktige malen» ikke er helt uvanlig å overhøre.

Det har nok også skjedd at ansatte har lagret en kopi av malen slik at man vet hvor man skal finne den neste gang. Her begynner utfordringene å bli dramatiske når den riktige malen er oppdatert med nye lovtekster som aldri kommer inn i avtaler laget basert på gamle kopier. Et annet problem oppstår når man skal benytte informasjonen som er skrevet inn i avtalen. Lønnsbetingelser og arbeidstid skal jo inn i lønnssystemet og annen informasjon skal til andre systemer. Da må man rett og slett registrere alt en gang til. Det er lite effektivt å gjøre jobben mange ganger.

Systemer som lagrer – men ikke håndterer – data

Så hvorfor er det slik at mange bedrifter driver på denne måten. Det er ikke umulig å skjønne at dette er dumt. Mitt svar er at de mangler nødvendig systemstøtte og enda verre, de har ingen planer om å skaffe seg den heller. Alle norske bedrifter har en eller annen form for økonomisystem (ERP), HR-system (HRM) og kundehåndteringssystem (CRM). Systemstøtten varierer fra en filstruktur med dokumenter til store og komplekse installasjoner.

Felles for alle løsninger er at de har et utgangspunkt for løsningen som fungerer veldig bra og så har de utvidet funksjonaliteten for å dekke flere områder med mer eller mindre vellykket resultat. Hvis jeg fortsetter på eksemplet om ansattkontrakten så har alle HRM løsninger mulighet for å lagre dokumenter. Men de færreste har mulighet til å skape dokumenter på en god måte samt å distribuere informasjonen videre til andre systemer som trenger informasjonen. Da blir løsningen gjerne at man lager et dokument ut ifra en mal og at den signerte kontrakten skal arkiveres i HRM løsningen. Det er ikke effektivt, men siden vi har en løsning så velger mange å se en annen vei.

Behovet for systemstøtte som sikrer dataflyt

Den løsningen som mangler hos mange bedrifter, er løsningen som sikrer informasjonsfangst og som kan håndtere prosessering av denne informasjonen samt distribusjon og kommunikasjon av den til riktige adressater enten det er å få en godkjenning eller produsere et dokument som skal signeres. 

En slik løsning blir ofte bortglemt fordi den er med på å effektivisere prosesser på tvers av alle andre fagsystemer man allerede har, og som egentlig burde ha håndtert dette.

Men vurderingen av en investering i god informasjonsstyring kan ikke ses opp mot hvilke andre systemer man har, men heller mot hvilke prosesser eksisterende fagsystemer ikke håndterer godt nok og hva man kan spare på å effektivisere disse prosessene.

En oppfordring til slutt

Tenk på deg selv og virksomheten du jobber i. Hvor mange prosesser med strukturerte dokumenter har dere, og hvor mye kunne dere ha effektivisert ved å ta tak i problemstillingen?