DEBATT | Kristian Berg, Canon
E-post er arbeidslivets flaskehals
I mange bedrifter foregår fortsatt store deler av samarbeidet via e-post. Dokumenter sendes frem og tilbake, kommentarer legges inn i nye versjoner og oppgaver fordeles gjennom lange e-poststråder. Men er det egentlig en god måte å jobbe på?
En ting som er sikkert, er at denne måten å jobbe på har flere skjulte konsekvenser. Når dokumenter sendes, oppstår det raskt nye kopier. De videresendes, lagres i mapper, arkiveres i e-postssystemer og blir liggende på servere lenge etter at prosjektet er avsluttet. Over tid vokser det fremt et datavolum som sjeldent blir brukt igjen.
Ifølge en rapport fra Veritas Technologies, er rundt 80 til 85 prosent av all lagret bedriftsdata såkalt «dark data». Det vil si informasjon som lagres og aldri brukes. Likevel krever den lagringsplass, prosessorkraft og kjøling i datasentre.
0,3 prosent
Nå skal det være sagt at e-post ikke er den største kilden til problemet. Men den bidrar. For eksempel har en standard e-post et karbonavtrykk på rundt 0,4 CO2. Med et større vedlegg kan utslippet øke til rundt 50 gram. Globalt anslås det at e-post står for omtrent 0,3 prosent av verdens samlede utslipp.
Samtidig handler utfordringen om mer enn klima og energibruk. Den påvirker også måten vi jobber på. I mange bedrifter håndteres som nevnt fortsatt viktige prosesser gjennom e-post. Nye kunder skal etableres, kontrakter endres, fakturaer diskuteres og dokumenter skal godkjennes.
I sin enkleste form kan dette fungere. En kollega sender et dokument og ber om en kommentar eller godkjenning. Fleksibiliteten i e-post er vanskelig å slå. Man kan sende hva som helst til hvem som helst på sekunder. Problemet oppstår når hele prosesser flytter inn i innboksen.
Da blir nemlig fremdriften avhengig av at enkeltpersoner husker hvem som skal involveres, hvem som mangler svar og hvor saken befinner seg. Når noe stopper opp er løsningen ofte å sende nok en e-post for å spørre om hva som skjer.
Resultatet? En innboks der informasjon og oppgaver blandes sammen. Små beskjeder ligger side om side med saker som krever handling. Vi kjenner vel alle igjen følelsen av at det kan ligge oppgaver gjemt et sted i e-poststrømmen som burde vært fulgt opp?
Eies av systemet
Dermed handler ikke e-postbasert samhandling bare om teknologi. Men også om arbeidsmiljø. Over tid kan den manglende oversikten bidra til stress og mental belastning. Flere bedrifter har derfor flyttet arbeidsprosesser ut av innboksen og inn i systemer der ansvar, fremdrift og neste steg er tydelig definert. Prosessen eies av systemet. Ikke av hukommelsen til enkeltpersoner.
Oppgaven må fortsatt gjøres, men forskjellen er at den ikke lenger ligger gjemt i en e-posttråd.
