DEBATT | Geir Balsnes
RIP for RFP: – Gode intensjoner gir ikke alltid resultater
RFP (Request For Proposal) faller ofte ned i denne kategorien, og bør avgå ved døden i sin nåværende form. RIP (Rest In Piece).
«Gode» konsulenter legger opp et løp der man først går ut med en RFI (Request For Information) og i neste omgang en RFP basert på input fra RFI prosessen, der man vil ha et mer bindende tilbud. Og det presiseres ofte at man vil primært følge standard prosesser i leverandørens løsninger.
I teorien er dette vel og bra. Men alt for ofte går dette helt galt og det ender opp med å bli en kostbar affære både for kunde og leverandør. Løsningsbeskrivelsene vris og vendes på i RFP-prosessen, slik at det som skulle være en standard installasjon ikke blir standard i det hele tatt, og prislappen blir flere ganger så høy som den burde være.
Ofte avsluttes prosessen med en katastrofal kontraktsprosess der advokater presser leverandørene til å skrive under på «selvmord» dersom noe går galt. All tillit er kastet på båten og tanken fra RFI prosessen, der man ofte snakker om partnerskap, er totalt vekke.
De beste spør åpent med enkle spørsmål. «Vi er på jakt etter system og løsninger som kan hjelpe oss med følgende problem X Y Z og være med å skape følgende verdi. Det er fint om dere kan informere oss om deres løsninger og om våre behov kan dekkes ved hjelp av deres standard oppsett.»
De verste begynner detaljspesifisering allerede i RFI prosessen. Mitt verste eksempel er en stor bedrift som brukte ett helt år for å lage en RFI forespørsel med mikrodetaljerte behovsspesifikasjoner. Katastrofe!
Nye tilnærminger
Den digitale utviklingen, eksemplifisert med dagens KI-akselerasjon, krever helt nye tilnærminger. Med den hastigheten alt skjer i nå, så må man arbeide sammen med leverandørene i partnerskap. Være enig om målene og ta beslutningene sammen. Alle svarene finnes ikke på forhånd og de kan garantert ikke beskrives i en besvarelse på en RFP basert på hvordan man har gjort det før!
Vær så snill! Begrav RFP-prosessen i sin nåværende form. Tenk nytt og tenk partnerskap. Send ut en RFI der dere søker en eller flere gode partnere til å være med på reisen sammen med dere. Da mener jeg ikke at partneren skal være et konsulentselskap som kun skal formidle beskjeder frem og tilbake, men gjerne en eller flere leverandører med domene- og leveransekunnskap som er villig til å inngå partnerskap der kontrakten går ut på å finne veien sammen. Noe kan leverandøren levere omgående, og noe dukker opp underveis. Partneren må være trygg nok til å lete etter svarene også hos andre leverandører og gjerne invitere andre leverandører inn i partnerskapet.
Den digitale verden er i rask endring. Den tradisjonelle RFP er ikke god nok og bør avgå ved døden! RIP
