SAMHANDLING: Teams og andre verktøy er bra, men i hvilken grad kan det forventes at en eier gjør kloke og veloverveide valg rundt struktur og oppsett, spør Andreas Grasmo Johansen i Skill.

Seks klassiske feil på veien til nye arbeidsformer

KOMMENTAR: De som tråkker feil, har ofte undervurdert hva endring innebærer.

Publisert Sist oppdatert

Bruken av Microsoft Teams og Google Suite er stor i Norge. Selv om vi ikke har noen offisielle tall er det grunn til å anta at vi er langt foran den internasjonale endringskurven. Dette forspranget gjør også at norske IT-eksperter er tidlig ute med erfaringer om hvor det tråkkes feil, og slik vi har erfart er det gjerne de samme utfordringene som går igjen.

Lar like løsninger leve side om side

Mange har tatt i bruk Microsoft Teams på grunn av samhandlingen, møter og chat. Løsningene innføres ofte uten at man tar et standpunkt til hva som skal gjøres med Skype. Det skaper forskjellige regimer der noen velger å chatte på Teams, mens andre kontakter deg på Skype. Fakta er at Skype fases ut i løpet av 2021. Bedrifter som har bindinger mot Skype, enten det gjelder telefoni-integrasjon eller utstyr på møterom, må bevege seg vekk fra dette før det er for sent.

Mangler struktur og styring

Teams er lett å tilpasse, der ledere kan legge til kanaler og faner, uten å trenge hjelp fra hverken IT eller eksterne konsulenter. Spørsmålet er i hvilken grad det kan forventes at en eier gjør kloke og veloverveide valg rundt struktur og oppsett? Det å investere tid i å opprette struktur for de ulike enhetene i bedriften er en avgjørende suksessfaktor. Det må bygges forståelse for hva Teams kan være, avkrefte myter, og skepsis til det nye og ukjente må fjernes.

Adresserer ikke hva Teams skal erstatte

Dokumenthåndtering står sentralt i Teams. Det å åpne opp for bruk av nye arbeidsverktøy uten å gjøre bevisste valg i forhold til sanering av gamle løsninger, og eventuell migrering, skaper informasjons-usikkerhet. Brukerne lagrer litt her og litt der. Ja, det er vanskelig å skru av en filserver, og nei det er ikke en god ide å dumpe 10-20 års historikk inn i Teams. Her gjelder det å definere hva som skal være med over, skru av disse områdene, og jobbe aktivt med overgangen. Det må gjøres bevisste valg og det involverer ledere og eiere av informasjonen, hverken IT eller et eksternt konsulentselskap kan ta avgjørelser om filområder.

Anarki eller kontroll?

Brukerne ønsker å opprette Teams når de trenger det. Samtidig kan dette skape en flod av grupper, som kanskje kunne vært håndtert i eksisterende Teams eller en gruppechat? Man vil aldri klare å definere en god nok struktur slik at behovet for nye Teams blir minimalt. Videre har man jo også et jevnt tilsig av prosjekter. Derfor vil ikke en mail til helpdesk være dekkende. Et alternativ er å la en håndfull personer ha rettigheter til å opprette Teams. For større bedrifter anbefaler vi selvbetjening der brukerne selv klassifiserer Teamet sitt, velger tilgangsnivå, samt setter riktig eierskap.

Tar ikke brukeradopsjon på alvor

Om man har gjort mange av de nevnte feilene, er det lite trolig at man har hatt en god prosess knyttet til kommunikasjon, endringsledelse eller opplæring. Digitale arbeidsformer innebærer en helt ny måte å jobbe på, og undervurderes ofte ved innføringen. Nye grensesnitt er en ting, noe annet er endring av vaner, som det å vri samhandling på e-post over til Teams. Her er «hvorfor» vel så viktig som «hvordan».

Avslutter prosjektet for tidlig

Fortsatt er det slik at man kjører prosjekter etter den klassiske tid/kost/funksjonalitet tankegangen og lukker det når man har avsjekk mot disse. Med skytjenester fungerer ikke dette lenger. Hver måned kommer ny verdiøkende funksjonalitet, og det skjer hele tiden små endringer i brukeropplevelsen. Det må etableres et regime for å håndtere dette, både fra IT-driftssiden, og med tanke på løpende kommunikasjon og brukeradopsjonstiltak. Dette kalles ofte Governance. Herunder ligger vurderinger knyttet til hva ny funksjonalitet skal brukes til, vurdering om det skal innføres og hvordan man bør innføre det.