Vil synliggjøre is-it

Når is-sesongen starter i mars, stopper it-sesongen hos Dimplom-Is. It-avdelingen går inn i frys-modus. Systemene skal ikke røres, de skal bare kjøres.

- Vi er en sesongbedrift. Du kjøper jo is om sommeren, og da må vi holde hendene vekk fra alle systemene. Da er det tid for planlegging og langsiktige tanker, Når de andre i bedriften slapper mer av igjen på høsten, begynner stresset for oss, sier it-sjef i Diplom-Is, Stig Werner.

«Stein Olav var i bakgrunnen da du IKKE hadde store problemer med utskriftene i sommer,» «Jon var i datarommet da serveren IKKE stoppet i sommer,» «Georg var i dialog med EDB da Movex IKKE fikk store problemer i sommer,» «Lars hadde vakt da selgerne IKKE fikk problemer med å sende inn ordre fra håndterminalen i sommer,» «Andreas hadde jour når handdatorena INTE fikk kommunikationsproblem under sommaren.»

Alle sitatene er hentet fra små fiffige kampanjer i Diplom-Is’ internavis Diplomaten. Werner har fokus på å holde it-avdelingen synlig. Å vise at det er en grunn til at det ikke er it-trøbbel, og at den grunnen består av menneskene i den fem manns store it-avdelingen på hovedkontoret rett utenfor Oslo.

- Vi i it-avdelingen gjør mye som ikke synes. Jeg har selv vært Natteravn, og har blitt inspirert av reklamen som gikk på tv der Natteravnene «var der da det IKKE skjedde», sier Werner.

Vil involveres

Derfor kjørte han den uformelle annonsekampanjen i Diplomaten. Annonsene er i tillegg til tekst utrustet med bilde av den enkelte ansatte i forskjellige it-relaterte situasjoner, blant annet i kaotiske serverrom.

- Tanken er ikke å forhellige oss selv, men å få synlighet, slik at vi blir kontaktet når avgjørelser skal tas. Det er viktig at organisasjonen vet vi finnes og at de vet det ikke er en selvfølge at alt fungerer. I tillegg ville vi skape en følelse at en betyr noe. Det er viktig i en organisasjon. Det må vi fortsette med.

Selv startet Werner i Diplom-Is for tre og et halvt år siden. Siden da har han innført funksjonsorientering: Staben hans har ikke ansvar for en konkret teknologi hver, men heller en konkret funksjon. Slik som salg, for eksempel. Målet er, igjen, å bli mer synlig.

- Visjonen er å bli et naturlig samarbeidsorgan for funksjonene. Vi vil bli aktive i forretningsutviklingen. Vi ser for eksempel mange muligheter når det gjelder frysedisker, som RFID-merking og automatisk oppdatering av priskartene via lcd-skjerm på de 35 – 40.000 fryserne vi har ute. Men da må vi snakke med markedsavdelingen først, sier Werner.

Terminaler fikk kuldesjokk

Werners kollega Jon Sandberg fra er ansvarlig for infrastruktur, nettverk, server og håndterminaler i bedriften. Han mener det er bra med en kampanje der tekniske miljøer vises frem, slik at de øvrige ansatte forstår at det ikke nødvendigvis er noen dans på roser å holde for eksempel alle de 35 servere , 400 arbeidsstasjoner og over 350 håndterminaler gående gjennom heles sommersesongen.

Med snart 29 år bak seg i Diplom-Is har Sandberg fått med seg mye utvikling i is-bransjen.

- Jeg startet som selger. Alt var manuelt på den tiden. Jeg husker jeg jobbet med en som var helt rå på å regne i hodet. Han lot bare fingeren gli nedover raden med alle tallene han skulle summere, og summerte det spontant i hodet. Men i tidlig på 90-taller innførte vi håndterminaler, sier han.

De første applikasjonene på terminalene kjørte under DOS. It-avdelingen i bedriften var ikke på plass før i 1996. I 1999 oppgraderte selskapet til terminaler med Windows 95. Applikasjonsflaten vokste.

- Windows 95-terminalene var ustabile og tålte ikke kullegrader, minnes Sandberg.

Kuldegrader må de tåle når de skal jobbe i is-bransjen. Her er kjølelagre i klassen som krabber godt under minus 20, nærmere 30. I 2002 gikk selskapet over til nye plattformer, som både tåler kulde og støt. Det er disse som brukes i dag, og de kjøres på Windows Pocket.

- Men vi er i ferd med å gå mot Windos Mobile nå, og terminaler med navigasjonssystem. DOS var veldig stabilt, men det ble vanskelig å kommunisere effektivt etter hvert fordi de var beregnet på dockingstasjoner. Da foregikk lossingen av is-biler utover kvelden og natta. Nå gjøres alt fortløpende etter hvert som ordre overføres via GPRS, sier Sandberg.

GPRS sårt

Det er derfor GPRS er blant Diplom-Is’ såre punkter innen ikt. Uten GPRS kan ting gå i stå. It-sjef Werner forteller at sommeren 2008 ikke foregikk helt blottet for utfordringer.

- Vi har rundt 350 håndterminaler som tar inn bestillinger, sjåførutfyllinger, kvitteringer og lignende. Alt dette mates direkte inn i ERP-systemet vårt Movex. Sommeren 2008 gikk veldig bra, men GPRS-dekningen ramlet ned noen steder noen ganger. Da må man frem med ordreblokk og bruke faks og telefon og ringe kundesenteret. Vi har manuelle rutiner, men når man først vender seg til elektronikk¿ Det er jo ingen katastrofe, men jeg kan skjønne at det føles litt krise for selgeren når han ikke får kommunisert der han står i butikken og skal sende en ordre, sier Werner.

For når det fungerer, da fungerer det. Folk tenker ikke på it-avdelingen før det går skeis. Det er nettopp dette som er en av grunnene til at Werner har puttet avdelingen sin i små annonser utover Diplomaten. For å synliggjøre årsaken til at ting virker.

Om du tror it-avdelingen hos is-bedriften er skjermet for slike utfordringer nå som den store is-sesongen er over, må du tro om igjen. For folk spiser nemlig is om vinteren også, selv om det er kaldt ute, så systemene må fremdeles humpe og gå.

- Nå er det julekampanje. Folk sitter foran peiser og koster seg med en toliters. Sesongen nå er for bøtter og spann, samt multipack, esker med flere is i. Og iskake, sier Werner.

Samtidig med dette er det altså høysesong for it-avdelingen i is-bransjen. Det er nå endringer skjer på systemene. Det er nå it-avdelingen stresser. Ikke før i mars kan Werner atter puste lettet ut. Som it-sjefen selv skrev i en Diplomaten-annonse: «Stig TAKKET it-avdelingen og dro på langtur mens de jobbet i sommer.»