Forstyrrelser, avbrudd og produktivitet

KASTES BORT: Hele 28 prosent av arbeidstiden blir kastet bort på ikke-produktive forstyrrelser, skriver Magne Jørgensen.

Forstyrrelser, avbrudd og produktivitet

Følt behov for å sjekke epost eller sosiale medier er trolig en stor kilde til avbrudd i jobben din.

Hele 28 prosent av arbeidstiden blir kastet bort på ikke-produktive forstyrrelser og tid til å komme tilbake etter avbrudd i gjennomføring av oppgaver hevdes det i en undersøkelse fra USA.[1]

Dersom tilsvarende gjelder for Norge, så medfører forstyrrelser og avbrudd et forbruk av arbeidstimer til en verdi på rundt 400 milliarder kroner i året.[2] Langt fra alle forstyrrelsene er eksternt generert, som samtaler i kontorlandskap og støy fra omgivelsene. Undersøkelser tyder på at omtrent like stor andel er egen-generert, som følt behov for å sjekke epost eller sosiale medier. For å virkelig redusere forstyrrelser så er det altså ikke nok å låse seg inne på et lydisolert kontor, ta på øretelefoner eller jobbe fra hytta.

Eksternt genererte forstyrrelser er det forsket mye på. Forøvrig uten at det har hindret innføring av åpne kontorlandskap, dvs innføring av et arbeidsmiljø som er godt dokumentert å gi betydelig økning i mengde eksterne forstyrrelser.[3] De selv-genererte forstyrrelsene har det vært mindre forskning på, men noe kunnskap finnes.

11 ganger i timen

Ta for eksempel epost. Forbløffende mange leser og svarer epost nesten med en gang de mottas. En undersøkelse fant at de ansatte i gjennomsnitt sjekket epost 11 ganger i timen og at det tok rundt ett minutt å komme tilbake til pågående oppgave etter å ha lest den.

En annen undersøkelse fant at ca. 75 prosent typisk svarte på epost i løpet av en time. Ikke overraskende fører denne oppstykkingen av arbeidet til lavere produktivitet og mer stress, sammenlignet med det å skru av alle notifikasjoner og lese og svare på epost noen få ganger om dagen.[4] Det å gå fra eksternt genererte, hyppige forstyrrelser til egen-genererte, mindre hyppige forstyrrelser gir her en vesentlig produktivitetsgevinst.[5] Samme undersøkelse ga det overraskende resultatet at etter en kort forstyrrelse eller avbrudd så kom de fleste tilbake til oppgaven med økt fokus og produktivitet. Problemet var at effekten ikke var langvarig, at stressnivået økte og at forstyrrelser på lengre sikt gir lavere produktivitet.

Av de egengenererte forstyrrelsene er sosiale medier ikke uviktig. En undersøkelse ga at majoriteten av arbeidstagere var enige i at de ble forstyrret av sosiale medier, som Facebook, YouTube, Twitter og Instagram (som alle har lagt inn sterkt avhengighetsskapende elementer), i arbeidstiden.[6] Når disse, typisk ikke-jobb relaterte, sosiale mediene ble blokkert (verktøy brukt i undersøkelsen er nedlastbart fra freedom.to) gikk opplevd produktivitet og oppgavefokus markant opp.[7] Flere deltagere opplevde dessuten at de fikk mer kontroll på arbeidsdagen gjennom å fjerne muligheten til denne typen egengenerte forstyrrelser. Funnet er i tråd med forskning på andre felt. Det å fjerne fristelser virker, mens det å stole på eller forsøke å oppøve selvkontroll som oftest gir dårlige resultat.

Mye å gå på

Forstyrrelser i arbeidslivet er kanskje tidstyv nummer en. Det synes derfor på sin plass å gi dette mye mer oppmerksomhet enn hva tilfelle er i dag. Trolig har de fleste av oss mye å gå på og mange muligheter til å fjerne fristelser til egen-genererte og å redusere de eksternt genererte forstyrrelsene. For å få til dette trenger vi en forskningsbasert utforming av kontorlandskap og individuelle arbeidsplasser. Det betyr blant annet færre åpne kontorlandskap og mindre fristelser til umiddelbar respons på email og henvendelser på sosiale medier.

 

[1] iorgforum.org/wp-content/uploads/2011/06/CostOfNotPayingAttention.BasexReport1.pdf

[2] Basert på ssb-tall om antall arbeidsforhold (2.9 mill), gjennomsnittlig årslønn (510.000), og 28% tap av produktivitet. Det er urimelig å oppnå et arbeidsliv med null forstyrrelser eller avbrudd, men beløpet sier likevel noe om potensialet for effektivitetsøkning.

[3] Roper, K. O., & Juneja, P. (2008). Distractions in the workplace revisited. Journal of Facilities Management, 6(2), 91-109.

[4] Mark, G., Iqbal, S. T., Czerwinski, M., Johns, P., Sano, A., & Lutchyn, Y. (2016, May). Email duration, batching and self-interruption: Patterns of email use on productivity and stress. In Proceedings of the 2016 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 1717-1728). ACM.

Se også: Kushlev, K., & Dunn, E. W. (2015). Checking email less frequently reduces stress. Computers in Human Behavior, 43, 220-228.

[5] Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008, April). The cost of interrupted work: more speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107-110). ACM.

[6] www.pewinternet.org/2016/06/22/social-media-and-the-workplace/

[7] Mark, G., Czerwinski, M., & Iqbal, S. T. (2018, April). Effects of Individual Differences in Blocking Workplace Distractions. In Proceedings of the 2018 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (p. 92). ACM.

Debatt