It-prosjektene som lønner seg

It-prosjektene som lønner seg

Norske bedrifter anbefaler automatisering, skybasert epost og smarte utskrifter.

Den enkleste og kanskje mest lønnsomme investeringen du kan gjøre er å få eposten over i skyen. Det er en no-brainer, ifølge Øyvind Lundbakk i Kjedehuset.

- Vi ble nesten sjokkerte da vi regnet ut hva det kostet oss å håndtere eposten med servere, backup, sikkerhet og det hele. Nå har vi gjennomført et pilotprosjekt med et av selskapene våre, og det viser at vi betaler mindre i kroner og øre per bruker og i tillegg får vi full sikkerhet og oppetid, sier Lundbakk.

Andre fordeler ved å sette ut eposten er at du kan vokse etter hvert og legge over flere funksjoner som dokumenthåndtering og generell lagring.

- Også det å legge til flere brukere er enkelt og rimelig, sier Lundbakk, som oppfordrer virksomheter til å regne på hva eposten egentlig koster.

Automatisering

Terje Kaasa er salgs- og markedsdirektør i Unit 4 Agresso. Han peker på at automatisering av administrative rutiner er en opplagt ROI-kandidat. Både ved at kjedelige og rutinepregede prosesser blir håndtert uten for mye manuelt arbeid, og fordi det går an å måle effektivitet.

Et eksempel er elektronisk fakturabehandling av inngående fakturaer. Tenk deg en stor entreprenør med samtidige prosjekter på 50 forskjellige steder. Å sende fakturaer for godkjenning med post til den enkelte prosjektleder er nesten utenkelig i dag.

Men det er ikke så lenge siden det var rutinen. Da kan man blant annet regne på både porto, behandlingstid, morarenter og likviditet.

- Da blir det ikke så vanskelig å se helt konkrete og store gevinster på en slik investering, sier Kaasa.

Prosjektadministrasjon er et annet område hvor det kan være enkelt å se gevinstrealisering.

- Det er naturligvis avhengig av størrelsen og organiseringen av prosjektet. Men som en tommelfingerregel kan man si at jo flere oppgaver som kan løses av de som sitter nærmest kunden, jo større gevinster vil man oppnå som følge av korrekt og oppdatert informasjon, mener Kaasa.

Analyser nå-situasjonen

Storkundeansvarlig Frank Ivar Hansen i Lexmark leverer mer enn skrivere, og vil gjerne ha kunder som velger utskrift som tjeneste.

- I stedet for å kjøpe og drifte skrivere, kan du få det levert som en tjeneste hvor vi sørger for service og vedlikehold. Vi snakker ikke produkt eller boks før langt ute i prosessen. Når vi skal foreslå en løsning analyserer vi først nå-situasjonen hos kunden, hva slags utstyr som er til stede og hvordan det brukes. Så må kunden avgjøre prioriteringer, om det er miljøhensyn som er viktigst, produktivitet, inntjening eller prosesser, sier Hansen.

Han viser til at en ny løsning som oftest skal få ned kostnadene. Nøkkelen blir da en god forståelse av nåværende situasjon. Ut fra denne vil du kunne finne hvilken gevinst du oppnår ved å bruke A4-skrivere i stedet for A3, dupleks for å utnytte papiret bedre, "følg meg"-løsninger for å slippe utskrifter som blir liggende og andre konkrete muligheter.

Når du skal planlegge en utskriftløsning er det viktig å ikke lage flaskehalser.

- Det er bedre med noen flere maskiner enn at femti mennesker står rundt en sentral enhet og venter. Kort sagt kan du si at det er viktig med rett maskin på rett sted, mener Hansen.

Identifiser gevinstene

Roger Bjerke er direktør for rådgivning i Steria. Han peker på at mange prosjekter settes i gang for å oppnå kvalitative gevinster fremfor økonomiske, og de kvalitative kan være vanskelig å kvantifisere.

Det kan være grunner til å gjennomføre prosjekter basert på andre behov og suksesskriterier enn rent økonomiske. Men dersom prosjektet ikke tvinges til å kvantifisere de kvalitative effektene kan det bli det vanskelig å forsvare prosjektet økonomisk ut fra en ROI-tankegang.

Jeg tror noe av det viktigste er at man har fokus på gevinstrealisering helt fra oppstart av prosjektet til alle gevinster er realisert, og ikke bare til prosjektet er ferdig. Det avsluttes ofte før alle gevinster er realisert, sier Bjerke.

Han understreker fire områder det er viktig å konsentrere seg om. Det er hvilke forretningsmessige behov som skal løses av et prosjekt, etablering av forretningscase med identifisering av gevinster og investeringsbehov, realiseringsplan – hvilke gevinster skal tas ut når av hvem og hvor i organisasjonen og at oppfølging av gevinstrealisering bør skje med rapportering til styringsgruppen og prosjekteier til alle gevinster er realisert.