Illustrasjon: iStock

STORE GEVINSTER: Små prosentvise innsparinger i anskaffelser kan til sammen gi svært store gevinster for samfunnet, skriver kronikkforfatter. Illustrasjon: iStock

Papirkrasj for offentlige anskaffelser

HVA ANDRE MENER:  Det er ingen tilfeldighet at det nye anskaffelsesregelverket krever elektronisk kommunikasjon som hovedregel fra 1. januar 2017. For mye papir i offentlige anskaffelser hindrer omstilling, skriver kronikkforfatter.

Norge som velferdsstat står foran betydelige utfordringer, med lavere oljeinntekter og en kommende eldrebølge. Det betyr blant annet at offentlig sektor må levere mer brukerorienterte og samordnete tjenester til en lavere kostnad og med færre ressurser enn i dag.

Omstilling må føre til konkrete gevinster, altså penger vi kan kutte eller gi til andre prioriterte områder. Hvert år kjøper offentlig sektor for nesten 500 milliarder kroner. Jeg tror ikke mange nok har forstått de enorme gevinstene vi kan utløse om ledere i offentlig sektor bruker anskaffelser til å finne og skape nye og smartere løsninger.

Små prosentvise innsparinger i anskaffelser kan til sammen gi svært store gevinster for samfunnet. Bare ved å digitalisere anskaffelsesprosessen mer enn i dag, kan vi spare mange milliarder.

EHF-faktura alene har spart mottakerne for tid verdt mer enn fem milliarder kroner siden staten tok dette i bruk i 2012. Vi kan spare lignende beløp ved å digitalisere nye og flere deler av anskaffelsene. Det skal mange store og vellykkede effektiviseringsprosjekter til for å gi samfunnet de samme gevinstene.

Dagens regelverk setter krav til elektronisk faktura, og åpner for bruk av elektronisk konkurranse-gjennomføring og elektroniske kataloger. I det nye regelverket for offentlige anskaffelser er elektronisk kommunikasjon mellom offentlige innkjøpere og leverandører hovedregelen.

Årsaken er at direktivene i stor grad inneholder minimumskrav til å kommunisere elektronisk. Direktivene stiller ikke krav om at det som kommuniseres skal kunne gjenbrukes i en sømløs digital informasjonsflyt mellom kjøper og selgers systemløsninger.Bestemmelsene om elektronisk kommunikasjon i det norske regelverket bygger på EU-direktiver. EU legger selv til grunn at det fulle økonomiske potensialet ved digitalisering av anskaffelsesprosessen først kan tas ut dersom medlemslandene går lengre i digitaliseringsprosessen enn det direktivene krever.

Jeg har store forventninger til effekten når vi nå setter fart på digitalisering av anskaffelsesprosessen. 

En viktig nyvinning i regelverket er krav om bruk av elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD). Bruk av det elektroniske egenerklæringsskjemaet er obligatorisk allerede fra 1. januar 2017. Egenerklæringen er en foreløpig dokumentasjon på at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, eventuelle utvelgelseskriterier og at det ikke foreligger grunner for avvisning. Formålet med egenerklæringen er å redusere administrasjonsbyrden. Leverandørene behøver kun å levere egenerklæringen, og oppdragsgiver slipper å kontrollere andre leverandører enn valgt leverandør.

Regelverket forutsetter også at oppdragsgivere og leverandører benytter løsninger for elektronisk konkurransegjennomføring for innlevering av tilbud. Dette blir obligatorisk på litt forskjellig tidspunkt avhengig av hvilken type oppdragsgiver du er, men første frist er 18. april 2017 for innkjøpssentraler, og alle skal ha dette på plass innen 1. juli 2018.

Difi har lagt til rette for at markedet tilbyr slike løsninger, og vi har også laget veiledning for oppdragsgivere om anskaffelse av standardverktøy for konkurransegjennomføring. Jeg har store forventninger til effekten når vi nå setter fart på digitalisering av anskaffelsesprosessen. Anskaffelser er en nøkkel til å lykkes med den nødvendige omstillingen av offentlig sektor.

Steffen Sutorius er direktør i Difi.