Klart budskap!

Som rådgiver møter jeg mange mennesker i ulike roller og i ulike situasjoner. En av mine erfaringer er mangelen på klare budskap, spesielt fra ledere. Alle ledere ønsker jo at medarbeiderne skal gjøre jobben som lederen ønsker, men da er forutsetningen at budskapet er klart, blir forstått og ikke minst akseptert.

Denne lille "trappen" hopper mange for raskt og lett over. Vi sjekker ikke nøye nok ut om budskapet har fulgt "trinnene", og dermed blir etterlevelsen (ofte opplevd som medarbeidernes adferd) ikke slik lederen ønsker.

Forutsetninger for riktig adferd begynner altså med et klart budskap, og da må vi også formulere oss tydelig. Ord som "hvis", "på en måte", "prøve å", "så snart som mulig", og til og med "jeg skal prøve å gjøre dette så snart som mulig", gjør at budskapet blir vagt, for å si det forsiktig.

Når blir mottakerne usikre, kommer egne tolkninger inn. Altfor ofte spør vi også "lukkede" spørsmål: "Er dette greit nå?" Og når svaret er "ja", gir vi oss med det uten å sjekke ut nærmere hva "ja" betyr.

Lederen må ta hovedansvaret.

Et annet element i denne sammenheng er definisjoner. Jeg hører mange ulike måter vi bruker begreper på. Noen ganger betyr ett begrep flere ting, og andre ganger blir flere begreper brukt om det samme, uten at alle er godt nok klar over dette. Vi må derfor ha en definisjonsliste med klare definisjoner av alle begrep og betegnelser, og som følges konsekvent. I tillegg må denne listen være godt kjent, lett tilgjengelig og hyppig brukt.

Alle parter i en kommunikasjon har ansvaret for avgivelse og mottakelse av budskapet, men det må være avgivende part, og da ofte lederen, som må ta hovedansvaret og sjekke ut. Dette er jo egentlig enkle forhold som de fleste er godt klar over, men som vi i en hektisk hverdag lett glemmer. Vi får derfor hver for oss minne oss om dette ansvaret hele tiden, både når vi er avgivende og mottakende part.

"De første menneskene klarte seg bra. Så fant de opp språket!"

Ragnar Løken er daglig leder og rådgiver i RL Bedriftsrådgivning.