Microsoft vil dele arbeidet med Office 2016

Budskapet i Office 2016 er todelt. Med en fot plantet i deling av dokumenter, bedre arbeidsflyt og et enklere samarbeid, samt en fot i forenkling av prosesser allerede tilstede i dagens utgave.

Samarbeid i realtime

Office 2016 har blitt bedre på såkalt realtid samarbeid, der flere brukere kan jobbe i det samme dokumentet og få fortløpende oppdateringer på hva som skrives eller gjøres. Gjennom Microsofts tidligere Lync-plattform, nå Skype for business, kan man for eksempel dele et dokument og sammen jobbe med dette i et møte.

- Vi vil få folk til å jobbe smartere sammen, og bli mer effektive i samarbeidet. Om alle får lov til å jobbe mer effektivt og fleksibelt kan man spare mer tid per dag. Det er det nye Office handler om; å spare tid på effektivitet, sier Anna Olsson, direktør for den norske Office-divisjonen.

Det er også enklere å fortsette arbeidet på en annen enhet i Office 2016. Om du åpner et dokument under arbeid på din bærbare pc på veien hjem vil du bli møtt av et grensesnitt som kan minne mer om strømmetjenesten Netflix, der du får mulighet til å fortsette der du slapp.

Brukeren kan enkelt definere hvem som kan åpne og redigere et dokument, samt sette tidsfrister. Det er også bygget inn bedre sikkerhet i dette, og systemet kan sette opp spesifikke sikkerhets-egenskaper i dokumenter som kan automatisk forhindre for eksempel deling av fødselsnummer eller kredittkort-informasjon. Brukeren kan også sette opp sikkerhet slik at dokumentet ikke kan lastes ned lokalt, hindre skjermbilder i presentasjoner og kopiering av tekst.

Bing og Cortana

Tjenesten Smart Lookup vil også være ny for mange, og bringer søkemotoren til Microsoft direkte inn i Office. Tjenesten fungerer som et content-aware søk, som vil si at om du markere for eksempel et navn i teksten får du opp et vindu i dokumentet. I en presentasjon så vi eksempelet brukt i en oppgave om Charles Lindbergh, der forfatteren kunne finne informasjon bare ved å markere navnet. I dette tilfellet kom den litt mer avanserte søkealgoritmen til sin rett, da den korrekt klarte å skille mellom far og sønn Lindbergh i samme dokument, til tross for at de deler samme for- og etternavn.

- Vi får mange feature request fra våre brukere som allerede eksisterer i dagens Office. Disse er ofte gjemt bort under menyer og undermenyer, og nå vil vi gjøre det enklere å få disse frem i lyset, sier Olsson.

For å løse dette problemet har Microsoft implementert en ny søkefunksjon i Office kalt Tell Me. Denne er videreutviklet blant annet med elementer fra det tidligere norske selskapet Fast. Søkefunksjonen er bedre på fritekst og bedre på å komme med forslag til hva du skal gjøre. Det er også tilgang til flere funksjoner direkte i søkemotoren, slik at man ikke trenger å forlate arbeidsområdet.

Excel og Outlook i skyen

Excel drar også nytte av den nye søkemotoren, og forenkler veien fra å finne et element til å implementere det i regnearket. Kartdata kan for eksempel plottes inn i regnearket og vises i et powermap, en grafisk representasjon av data basert på lokasjon. I samarbeid med Bing Maps får man da nye muligheter.

Outlook vil også bruke den nye teknologien til å kutte drastisk ned på søketid, også på server. I tillegg kan innboksen bli litt lettere når man sender vedlegg hvor mottakeren er registrert til å redigere dokumentet. Disse vil kun bli sendt som en link til Onedrive, og lastes ned lokalt av mottakeren.

Flittig oppdatert

Office 2016 vil bli hyppig oppdatert, i tråd med Microsofts nye policy rundt oppdateringer i Windows 10. Det vil bli månedlige sikkerhetsoppdateringer og funksjonalitetsoppgraderinger hver tredje måned. For en it-avdeling kan dette bety ekstra jobb, men Microsoft sier man kan akkumulere disse oppdateringene til tre ganger i året. Dette gir mer tid til å teste og tilpasse, og nytt i versjonen er også at man får kontinuerlig 12 måneders support selv om man ikke er oppdatert til siste versjon.

Mange bruker plugins mor fagapplikasjoner i Office, og disse er ofte versjonsbundet. Her love Microsoft at det som fungerer på Office 2013 også skal fungere i den nye versjonen. Dette gjør det enklere for it-avdelingen å rulle ut versjonene, enten vi Intune eller andre utrullingsverktøy.  

Office 2016 er tilgjengelig fra denne uken og prisen er uforandret.