Sliter fortsatt med Skoleplattform Oslo

-- Jeg kvier meg for å bruke pc i undervisningen. Det skaper hodepine, sier Haavard Pettersen, som er lærer ved en ungdomsskole i Oslo.

Han, og flere lærere med ham, forteller at de fortsatt møter frustrasjon når de tar ibruk Skoleplattform Oslo. 

I august skrev Computerworld om den nye plattformen som var ment å gjøre skolehverdagen enklere for elever, foresatte og lærere i Osloskolene, men som ikke var klar da 80.000 elever tidligere i år troppet opp til en ny skolehøst.

En uke etter skolestart kunne flere skoler melde om at deler av løsningen ikke var blitt ferdig i tide, og at ukeplaner og informasjon ville komme i papirutgaver som ranselpost.

Provoserte lærere

Da vi kontaktet Bjørn Marthinsen, Ikt-direktør ved Utdanningsetaten i Oslo kommune, og spurte hva han syntes om at flere skoler måtte benytte seg av ranselpost for å få gitt beskjeder til foresatte, svarte han: «Det er ikke riktig. På torsdag åpner vi den nye informasjonsportalen for foresatte...».

Computerworld mottok i ettertid flere henvendelser fra lærere som lot seg provosere av Marthinsens utsagn; for den påfølgende torsdagen i august var det fortsatt ingen tegn til at informasjonsportalen for foresatte kunne benyttes.

Først da kalenderen viste 5.oktober 2015 kunne samtlige Osloskoler meddele at det nå var foreldrenes tur. 

Ville kvalitetssikre

-- Sist vi pratet med deg sa du at den nye informasjonsportalen for foresatte ville åpnes påfølgende uke. Det var i august. Men etter det vi forstår, ble ikke denne åpnet før i begynnelsen av oktober. Hva skjedde?

-- Skolestart var ekstra hektisk i høst med mange nye verktøy både for lærere og elever. Vi valgte derfor å utsette lanseringen av portaltilgangen for de foresatte. Den tekniske løsningen var på plass i september, men vi satte frist til alle skoler om å sørge for korrekt kontaktinformasjon til alle foresatte innen 2. oktober. Dette gjorde vi også fordi vi ønsket at alt innhold skulle være relevant for alle foresatte med informasjon fra kontaktlærere med læringsmål, ukeplaner og annen informasjon, sier Marthinsen.

Han forteller videre at de ville gjøre det mulig for foresatte å logge seg på, og at de ville kvalitetssikre teknologien før de informerte de foresatte.

Han kan fortelle at Skoleplattform Oslo nå er i fullt operativt bruk.

-- Totalt har mer enn 37.000 foresatte besøkt informasjonsportalen og tilbakemeldingene er gode. Det har også kommet mange gode tilbakemeldinger på at de nye verktøyene er bedre enn de gamle, men det tar tid å lære seg å bruke alle de nye samhandlingsmulighetene som ligger i Office 365 og i portalen. Overgangen fra Fronter til Itslearning har vært krevende for mange. Det har vært mye nytt og kort tid å lære seg å bruke løsningen fra den nye versjonen var klar fra leverandøren i sommerferien og til skolen startet, sier han.

Frustrerte lærere

Ifølge lærere Computerworld har vært i dialog med er det ikke bare informasjonen til foreldrene som ikke var på plass til skolestart. Blant annet skal det ha vært problemer med notatsprogrammet OneNote Classroom og ordningen for eksamenslogging og internettstenging. 

Alle disse problemene har også læreren ved Ris ungdomsskole opplevd. Pettersen beskrive en arbeidshverdag der lærerne kommer sent i gang med undervisningen, hvor skolearbeid går tapt, og hvor snevre systemer skaper mye frustrasjon. 

-- Det er masse småting, men jeg synes det verste er måten det nye systemet ble introdusert på. Det var i fjor det ble kjent at det skulle komme et nytt system, men da det skulle tas i bruk var det en hel haug med ting som ikke fungerte. Det har vært null opplæring av lærere. Vi måtte selv bli enige om hvordan vi skulle legge opp ukeplaner, og har måttet kaste bort flere møter for å lære oss å bruke systemet, sier Pettersen, og fortsetter:

-- De har valgt en løsning hvor all opplæring skjer på skolene i fellestid og planleggingsdager, kun to til tre nøkkelpersoner per skole får kursing og skal bistå resten av personalet i opplæring. I tillegg er det laget en haug med videoer og pdf-veiledninger som lærere og elever kan studere selv. For den som kjenner skoleverket ser man at det dermed er minimalt med tid til læring av nye systemer, med mindre skolens ledelse klarer å prioritere dette i fellestiden, forteller Pettersen.

Dette er lektor og ikt-ansvarlig, Kim Koffeld, ved Kongshavn videregående skole enig i. 

-- Vi fikk beskjed om at vi skulle lære opp folk, og satte dermed av to av de fire planleggingsdagene til å jobbe med dette. Men problemet var at mye sentral funksjonalitet ikke var klar, i tillegg opplevde vi innloggingsproblemer første to dagene.

-- Det burde vært testet før sommeren, og vært lagt ut en ordentlig pilot, og fått avverget alt dette vi rundt på skolene gradvis har avdekket av feil og mangler i arbeidsåret til elevene og lærerne. Alt går tilbake til dårlig planlegging. Jeg synes det er drøyt å forvente at lærere skal lære seg dette på to planleggingsdager, og jeg synes det er veldig drøyt når ting heller ikke er klart. Og vi kan ikke bare snu nå, vi har ikke flere planleggingsdager i løpet av året, nå må det tas innimellom, sier Koffeld.

Læreren ved Kongshavn mener at det nye systemet har gått ut over ikt-bruken i skolehverdagen.

-- Jeg vil påstå at ikt-bruken har gått litt ned i løpet av høsten. Spesielt prøver og evalueringer har vi funnet mer hensiktsmessig å i større grad avvikle på papir. Dette skyldes teknisk løsning fra CGI med manglende funksjonalitet for eksamensbrukere (med nettsperring) og generell nettsperring. Manglende stavekontroll for fremmedspråk i Office er fremdeles ikke på plass, selv om feilen ble funnet og meldt medio august, sier Koffeld.

Itslearning

Arbeidet med den nye løsningen ble påbegynt for litt over ett år siden, og Skoleplattform Oslo har nå overtatt funksjonaliteten som tidligere lå i InnsIKT og Fronter. Nå er det Office 365 og Itslearning som gjelder. 

Heller ikke Itslearning har så langt innfridd forventningene hos lærerene.

-- Når det kommer til Itslearning har vi fått en forkrøplet utgave. Verktøyet mangler prøvemodus og mange andre muligheter. Det er en Itslearning som mangler funkjsonalitet, forklarer Pettersen.

-- Itslearning er ribba for en del funksjonalitet fordi Oslo kommune har bestemt at mye informasjon skal ligge i portalen eller på mail. Mange lærere og elever finner denne firedelingen av informasjon av portal, itslearning, mail og Sharepoint, som uoversiktlig og lite intuitiv, sier Koffeld.

Bjørn Marthinsen i Utdanningsetaten kan fortelle at de har sett på hva de forskjellige løsningene brukes til, og at det derfor er lagt opp til å legge flere verktøy utenfor Itslearning.

-- Tidligere benyttet vi Fronter til å lage skolenettsider, og som epostsystem. Det var ikke skolene fornøyde med. I tillegg var det vanskelig for de foresatte å finne fram til relevant informasjon i Fronter. Itslearning skal brukes til kjerneoppgavene, mens Office 365, Outlook og informasjonsportalen nå overtar for å gi enklere kommunikasjon og bedre samhandling, forklarer han.

Marthinsen forteller videre at Fronter for eksempel ikke egner seg som publiseringsverktøy, og at de derfor har kjøpt en ny løsning som egner seg bedre til dette og som gir mer fleksibilitet. Det er også derfor Utdanningsetaten ikke har valgt å ha alle funksjoner i Itlearning. 

-- Det er fortsatt noen som synes Fronter var bedre, og noen ønsker å bruke flere funksjoner i Itslearning enn det vi har tatt i bruk i Oslo. Dette er et valg vi har tatt. Vi har vurdert hva Itslearning er best på, og hva Office 365 er best på, og så har vi satt sammen en kombinasjon av disse som støtter skolene på best mulig måte, forteller han. 

Skuffet over valget

Det er Oslo-skolen som håndterer driften av den nye plattformen, mens CGI leverer alle tjenestene, med unntak av Itslearning. CGI har samarbeidet med Utdanningsetaten om forvaltning og drift av ikt-løsningen i Oslo-skolene siden 2003. Den nye avtalen gjelder for seks år med mulighet til forlengelse i ytterligere to år, og avtalen har en kostnadsramme på cirka 400 millioner kroner.

Pettersen setter spørsmåltegn ved at CGI vant anbudet nok en gang. Han har tidligere vært ikt-ansvarlig ved skolen han jobber på. I fem år slet de tungt med CGI, og var frustrerte over at det nærmest virket umulig å miste kontrakten. Nå kan han fortelle om en en driftssikkerhet som oppleves som dårligere enn i tidligere.

-- Jeg har hatt masse med de å gjøre, og det har vært mye feil og tull. Etter flere år med et upålitelig og utdatert ikt-system, ble vi forespeilet et helt nytt system som skulle løse alle problemene vi har slitt med. På tross av at det er CGI, samme firma som vi har slitt med i flere år, lot vi oss overbevise om dette.

Han forteller at skolen fortsatt registrerer at mange av feilene er de samme gamle som de har slitt med tidligere. De mistenker at en del av driftsforstyrrelsene ikke er feil, men resultat av at CGI med vilje ikke investerer i kraftige nok linjer og servere.

-- Jeg er veldig skuffet over at de vant anbudet på nytt, sier Pettersen.

Han mener at det ikke er prisen, men hva de kan tilby som burde vært tatt med i betraktning da valget om ny leverandør ble valgt.

Ifølge Marthinsen var leverandørvalget enkelt:

--Vi er avhengige av at det er konkurranse, og velger det beste tilbudet. Denne gang var det CGI som stod igjen på målstreken, forteller han. 

-- Vi mener løsningen er levert og oppe og kjører, men jobber kontinuerlig med å forberede løsningen, sier Jørgen Fjærvoll, kommunikasjonsansvarlig i CGI.

Flere ting

Lærerne Computerworld har snakket med, er altså så langt ikke imponert. I tillegg til ovennevnte problemer, pekes det på at alle funksjonene i Skoleplattform Oslo er like for alle trinn - fra 1. til 13. klasse.

-- Er det fornuftig å bruke samme løsning til barne-, ungdom- og videregående-elever?

-- Vi har tro på at verktøyene i Skoleplattformen skal kunne dekke behovene fra de minste til de eldste elevene. Løsningen er fleksibel og de ulike verktøyene i skoleplattformen vil bli benyttet i forskjellig grad og på ulike måter på barneskoler og videregående skoler.

Spørsmålet rundt eksamensløsningen besvarer han på denne måten:

-- Alle skoler i Norge benytter samme nasjonale løsning til å gjennomføre eksamen. I Oslo har vi i tillegg laget en løsning som skal gjøre det vanskeligere å jukse under eksamen. Det er dette vi kaller eksamensløsningen. Mange kommuner gjennomfører eksamen uten slike løsninger, det er også mulig i Oslo. Det har vært utforende for CGI å tilpasse sin eksamensløsning til Office 365. Målet er å ha alt på plass til 17. november, da eksamensperioden begynner, men eksamen vil uansett bli gjennomført som planlagt.

Langt skritt frem

 -- Skoleplattformen har vært i drift fra skolestart og mye fungerer bra. Oslo-skolen har tatt et langt skritt framover når det gjelder digitalisering av undervisningen. Det er som i alle store ikt-løsninger noe som er feil, noe som mangler og noe som kan forbedres. Fremover vil vi ha fokus på å utvikle "beste praksis", det vil si å lære hvordan vi kan bruke løsningen bedre, sier Marthinsen.

Han forteller om mange systemer som nå skal gjøre det bedre både for lærere, elever og foresatte, og trekker frem den nye to-veis SMS-løsningen.

-- Denne gjør skolenes kommunikasjon med foresatte og elever rask og enkel. Løsningen er toveis slik at man også kan svare på SMS, og sende SMS til skolen. Vi er opptatt av at skolen skal kunne bruke sms ved en hastesituasjon. På grunn av denne funksjonen ser vi også en bedring i oppmøte på foreldremøter. Dette har steget fra 30 til 90 prosent på enkelte skoler, sier Marthinsen.

Han skjønner at det kan være en utfordring for lærere å lære seg å ta i bruk det nye verktøyet, og at dette kan ta tid å venne seg til.

-- Det har vært krevende, og vi visste at det kom til å bli tøft. Dette er det største ikt-løftet vi har gjort noensinne, og jeg skulle gjerne ønsket meg mer tid.